【徹底解説】内定承諾書提出後に内定辞退する際のポイント
2021年2月15日更新
はじめに
企業から内定をもらい内定承諾書を提出することは、就活における1つのゴールであるといえます。
内定承諾書を提出したけど、辞退したい
という就活生は言っていい数存在しています。
そのような時、「辞退できるのかな？」「法的に問題はないのか？」など様々な不安が頭をよぎることでしょう。
しっかりとした手順を踏まなければ、企業側からの印象が悪くなってしまいます。
逆に、しっかりと手順に沿って礼節を尽くしていれば辞退することは可能です。
今回の記事では、内定承諾書提出後の辞退について解説していきます。
1．そもそも内定承諾書とは？
そもそも「内定承諾書」とはどのようなものなのでしょうか？
「内定承諾書」とは、書面で内定を承諾することを確認するものです。
企業からすると、内定を出しても学生がそれを承諾してくれる確約はありません。
そこで学生の意思を確認するためにも、書面で誓約書を交わし捺印してもらったうえで内定を出すという手順を踏んでいるのです。
ですので、内容としては
・「この企業に就職します」という宣誓
・「正当な理由を除き、この承諾書に反しません」という宣誓
などが書かれています。
これ以外にも書かれていることがありますので、必ず内容を確認しましょう。
2．内定承諾書提出後でも辞退できる？
ここから本題に入ります。
早速結論ですが、内定承諾書を提出した後でも内定を辞退することはできます。
内定承諾書に法的拘束力はありません。
ですので、内定承諾書を提出した後であっても内定を辞退することは可能です。
その点に関しては、必要以上に心配する必要はありません。
しかしながら、内定承諾書を提出した後に辞退する際に気をつけるべきポイントがいくつか存在しています。
複数の内定をもらうことができても、最終的に入社できる企業は１社です。辞退するときはしっかりとマナーを守るようにしましょう。
3．理解しておくべきポイント
では、内定承諾書を提出した後に辞退するとどうなるのでしょうか？
提出後に辞退する際に理解しておくべきポイントについて解説します。
3-1．企業に迷惑をかける
まず1つ目が、企業に迷惑をかけるということです。
学生から内定承諾書が提出されると、企業側は学生を受け入れるために準備を進めます。
例えば、配属をどこにするか、デスクをどこにするか、教育係を誰にするかなどです。
あなたが入社することを前提に、組織が構築されていくのです。
そのような中で辞退するとなると、それらの準備が無駄になってしまいます。
様々な理由によって、内定承諾後に辞退する可能性は十分にありますし、悪いこととは言いません。
しかし、企業に迷惑をかけてしまうということは理解しておくべきです。
3-2．基本的に印象は良くない
2つ目が、基本的に印象は良くないということです。
先ほども書いたように、内定承諾書が提出されるとあなたが入社する前提で準備が進められます。
それを覆されると、良い印象は持たれません。
ですので、事態を伝える際にはしっかりとマナーを守る必要があるのです。
ここで「もう会うことはないから、マナーを守らなくても良いのでは？」と考えた方もいるのではないでしょうか？
しかし、人との縁はどこで繋がっているかわかりません。
辞退した企業が、最終的に入社した企業の取引先であるかもしれません。
そのような場合に、マナーを守っていなければ信頼関係が揺らいでしまう可能性もあります。
そのような事態を避けるためにも、内定承諾書を提出後に辞退するときは特にマナーに気をつけるようにしましょう。
4．内定辞退伝えるときのマナー
ここからは、内定承諾書を提出した後に辞退する際のマナーについて解説していきます。
大きく分けて4つのポイントについて解説します。
4-1．決めたら早く連絡をする
まず、内定の承諾を辞退しようと決めたら速やかに連絡するようにしましょう。
繰り返し説明しているように、内定承諾書が提出されると企業はあなたを受け入れる準備を進めます。
あなたが辞退するとなると、計画を大幅に変更したり、追加で採用したりするなどの対応が必要になるかもしれません。
連絡が遅くなってしまうと、その影響が大きくなってしまうため、決断したらなるべく早く採用担当者に連絡するようにしましょう。
4-2．遅くても２週間前までに
次に、遅くても２週間前までに連絡するようにしましょう。
早く連絡しなければと思っていても、最後まで悩んでなかなか決心がつかないこともあるでしょう。
そのような場合のデッドラインは入社の２週間前です。
この期限を過ぎると、あなたにも不都合が生じる可能性があるので注意しましょう。
法律上、契約が解除されるのは申請の２週間後です。
A社に内定辞退の連絡をしたのがB社に入社する２週間前を切っていた場合、B社での業務開始からA社の契約解除までは２社と契約することになります。
しかし、週40時間を超える労働契約は法律により禁じられているため、B社での業務が開始できないという状態に陥ってしまいます。
そのようなことを避けるためにも、入社の２週間前がデッドラインになるのです。
そうはいっても「２週間前までなら大丈夫」ということではありません。
内定の辞退を決めたらなるべく早く連絡するのが賢明であるといえます。
4-3．嘘をつかない
次に、嘘をつかずに誠実に対応するということです。
内定を辞退することを後ろめたく思い、それらしい理由を取り繕って話してしまうことは絶対にやめるようにしましょう。
企業の採用担当者は、多くの就活生と話しをしているため嘘をついているとわかります。
伝えにくいという気持ちもわかりますが、辞退に至った理由は必ず正直に話すようにしましょう。
4-4．よく考える
最後に、辞退をするかどうかはじっくりと考えるようにしましょう。
一旦、内定承諾書を提出した後に辞退してしまうと、
「やっぱり撤回して、入社したい」という要望が通ることはありません。
これは常識として当然のことですね。
一度内定を承諾したということは、その企業に魅力を感じる部分があったということです。
ですから、簡単に結論を出してしまうと後々後悔してしまう可能性もあります。
そうならないためにも、しっかりと考えたうえで決めるようにしましょう。
5．辞退を伝える方法
では、内定承諾書を提出した後に辞退する場合、どのような方法で伝えるべきなのでしょうか？
直接企業に来社することは、学生にとっても心理的負担が非常に大きくなります。
しかし、重要なことですので直接伝えるというのが原則です。
一般的には「電話＋詫び状」という方法で連絡することになります。
早めに連絡することが重要ですので、まずは電話で連絡するようにしましょう。
その後、メールもしくは手紙により詫び状を送るという流れになります。
それぞれについて解説していきます。
5-1．電話で伝える
電話をする際は、時間帯に気をつけることが大切です。
9時から18時が勤務時間の場合、
・9時〜10時の勤務開始直後
・12時〜13時の昼休みの時間
・17時〜18時の退勤直前
の3つの時間帯については忙しいことが多いので避けるようにしましょう。
また、内定承諾書を提出しているにも関わらず、辞退を申し出ることは学生にとっては後ろめたいことかもしれません。
しかし、ダラダラと時間をとってしまうのも良くありません。
結論から述べて簡潔に話しをするようにしましょう。
例文は次のような通りです。
＜例文＞
お忙しいところ恐れ入ります。
先日内定承諾をさせていただきました、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
大変恐縮ながら、やはり入社を辞退させていただきたいと思い連絡させていただきました。
ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？
…
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。
大変心苦しいのですが、「―――理由―――」のため内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
一度内定をいただきながら辞退を申し上げるなど、多大なご迷惑をおかけして申し訳ありません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
5-2．メールで伝える
メールを送る場合は、2つのことに注意しましょう。
「わかりやすい件名をつける」「宛名を間違えない」ということです。
構成としては、内定をもらったことへの感謝を書いた後で内定辞退をすることを伝えます。
その後、その理由と謝罪の文を書きます。最後に企業への挨拶で締めます。
＜例文＞
件名：内定辞退のご連絡／〇〇大学〇〇学部の〇〇
△△△△株式会社
人事部人事課採用担当 △△様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
内定をいただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、「―――理由―――」のため貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を取って頂いたにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。
採用に関わってくださった皆様には大変お世話になりましたことを心より感謝しております。末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
ジョーカツ 太郎（ジョーカツ・たろう）
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話：080-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール：jokatsutaro@☓☓☓☓☓☓.co.jp
―――――――――――――――
5-3．手紙で伝える
＜例文＞
拝啓
〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は貴社の採用内定をいただき、誠にありがとうございました。
電話でもお話させていただきましたが、「―――理由―――」大変非常識ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後まで悩みましたが、誠に勝手ながら他の企業への入社を決意いたしました。
貴社の皆様には、お時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、期待にお応えすることができず誠に申し訳ございません。
末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具
令和◯年◯月◯日
ジョーカツ 太郎
△△△△株式会社 人事部
△△ △△ 様
まとめ
いかがだったでしょうか？
内定承諾書提出後の内定辞退について解説してきました。
法律的にも問題ないため、辞退することは可能ですが企業に大きな迷惑をかけることとなってしまいます。
内定承諾書提出後に辞退するという辞退を避けるためにも、しっかりと考え抜いたうえで内定を承諾するようにしましょう。
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