【徹底解説】就活メールの返信のポイント
2021年2月6日更新
はじめに
就活中は、企業とメールでやりとりをする事が多くなります。
そのような中で、「どこまで返信すれば良いのだろう？」と悩んだ経験を持つ就活生も多いのではないでしょうか？
メールのやりとりが直接的に合否に影響する可能性は低いですが、印象が悪くなることは避けたいものです。
しっかりとメールのやりとりを終えるタイミングを理解していれば安心です。
そこで今回の記事では、就活におけるメールはどこまで返信すれば良いのか、また簡単なマナーについても解説していきます。
ぜひ、最後までご覧ください。
1．どこまで返信すれば良いのか
早速ですが、就活メールはどこまで返信すれば良いのかということについて解説していきます。
原則として３つのポイントについて押さえておけば問題ありません。
1．基本的には自分から終わらせない
2．キリが良いところで終わったら返信しない
3．返信不要のメールには返信しない
それぞれについて簡単に解説していきます。
1-1．基本的には自分から終わらせない
まず1つめのポイントは、基本的には自分から終わらせないということです。
場合にもよりますが、基本的には全てのメールに対して返信するようにしましょう。
例えば、面接の候補日を連絡する際、
①自分から候補日を複数提示する
②企業から面接日確定のメールが来る
③自分から調整のお礼と指定日に行く旨を連絡する 終了
という流れになります。
必ずしも全てのメールに返信しなければならないというわけではありませんが、全てのメールに返信するつもりでいるようにしましょう。
1-2．キリが良いところで終わっていたら返信しない
2つ目のポイントは、キリが良いところで終わっていたら返信しないということです。
キリが良いとこで終わっているメールに対しての返信は不要です。
気を遣って返信すると、かえってくどくなってしまうこともあるので注意しましょう。
「キリが良いところ」というと判断が難しいようにも感じますが、判断するポイントは企業からのメールの最後の文です。
例えば、「また何か不明な点がございましたら、ご連絡ください」というような文で締め括られている場合、こちらから返信する必要はないでしょう。
メールの内容や文を見て、内容が完結していると思ったら返信する必要はありません。
1-3．返信不要のメールには返信しない
3つ目のポイントは、返信不要と書かれているメールには返信しないということです。
2つ目のポイントと似ていますが、企業からのメールの文末に「このメールに対する返信は不要です」などと付け加えられているケースがあります。
このような場合は、返信する必要はありません。
わかりやすい場合とわかりにくい場合がありますが、企業とのやりとりをダラダラと長く続ける必要はありません。
用件が済んでいるのであれば、そこで終わらせて問題ありません。
2．就活メールの基本的なマナー
さて、ここからは企業とメールのやりとりをする際の基本的なマナーについて解説していきます。
メールに関するマナーについて理解していない就活生は少なくありません。
ですので、マナーが守れていると好印象を与えることもできるので、ポイントをしっかりと押さえるようにしましょう。
2-1．返信はその日のうちにする
まず1つ目のポイントは、返信はその日のうちにするということです。
就活でのメールは、選考に関するものが多くなります。
面接日の設定や、面接官の割り振りなど社内で調整が必要となる場合が多いため、連絡が遅くなると調整も遅れてしまいます。
メールを確認したら、できるだけその日のうちに返信するようにしましょう。
しかし、確認したのが夜であった場合はその日のうちに返信するのは避けるべきです。
そのような場合は、翌日の午前中に送るようにしましょう。
2-2．正しい言葉遣いを心がける
2つ目のポイントは、正しい言葉遣いを心がけるということです。
社会人にとって、正しい言葉遣いを心がけることは最も基本的なことです。
当然、就活のメールに関してもそれを実践しなければなりません。
例えば、「了解しました」や「すみません」は就活のメールで使用しないようにしましょう。
了解しました であれば、承知しました
すみません であれば、申し訳ありません
と言い換えるようにしましょう。
メールだからといって乱れた言葉遣いだと、採用担当者の印象が悪くなってしまうので注意するようにしましょう。
2-3．本文は簡潔にまとめる
3つ目のポイントは、本文は簡潔にまとめるということです。
丁寧に説明しようとするあまり、言い方がまわりくどくなってしまうケースがあります。
相手にわかりやすく伝えようとすることは非常に重要ですが、あまりにもしすぎるとかえってわかりにくくなってしまいます。
読み手のことを考えて、わかりやすく簡潔な文章を心がけるようにしましょう。
2-4．就活にふさわしいメールアドレスを用いる
3つ目のポイントは、就活にふさわしいメールアドレスを用いるということです。
就活で使用するメールアドレスは、大学のものを使うと良いでしょう。
大学名や氏名が入っていて使いやすく、メールが届く頻度が少ないため企業からのメールを見落としにくくなります。
もし就活用のメールアドレスを新たに作成するのであれば、自分の趣味やペットの名前といったようなプライベート要素の強い単語は避けるようにしましょう。
3．就活メールのやりとりのポイント
就活でメールをやり取りする際、注意すべきポイントがいくつかあります。
ここでは2つのポイントについて解説していきます。
3-1．件名を変更しない
まず1つ目は、件名を変更しないということです。
企業側からメールが来て、それに返信するときに件名を変更しないようにしましょう。
中には、大学名と氏名をつけたほうが誰からのメールかわかりやすくなると考えた人もいるのではないでしょうか？
しかし、見る立場からすると件名がコロコロと変わってしまうのはかえってわかりづらくなってしまいます。
誰とどのようなやりとりをするかはメールの送信者もある程度把握していますので、件名はそのままで送るようにしましょう。
3-2．「Re:」をつけたまま返信する
2つ目のポイントは、「Re:」をつけたまま返信するということです。
企業からのメールに返信すると、件名に「Re:」がつきます。
これをそのままにしていても失礼にはあたりませんので、「Re:」はつけたままで返信するようにしましょう。
そうすることで、どのような内容のメールを何回やり取りしているかがわかりやすくなります。
何度もメールをやりとりして、「Re:」の数があまりにも多くなってきた時は最初のひとつを残してあとは消しても問題ありません。
基本的にはそのままで送るようにしましょう。
4．就活メールの基本的な構成
最後に、就活メールの送る際の構成について簡単に解説します。
これは就活だけに限ったことではありませんが、メールは基本的に「件名」「宛名」「本文」「署名」の要素で構成されます。
件名
採用担当者が何に関するメールなのかをひと目で判断できるように、メールの内容を端的に表した件名をつけるようにしましょう。
ただし、先ほど解説したように企業と複数回やりとりをしていて「Re:」がついている場合は、自分で変える必要はありません。
宛名
メールの最初に必ず宛名を書くようにしましょう。
その際に「株式会社」を(株)と略さないことや、送る相手の名前の漢字を間違えないように注意しましょう。
宛名の敬称については、会社や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」と記載しましょう。
本文
本文の始まりは「お世話になっております。」というような挨拶から書き始めるようにしましょう。
その次に「〇〇大学の△△です。」というふうに名乗ってから本題に入るようにしましょう。
本文の最後には、「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします。」のように締めの挨拶を添えましょう。
署名
メールの最後には、必ず署名をつけるようにしましょう。
署名には、氏名・所属(大学名と学部学科)・メールアドレス・電話番号を記載します。
「-」や「＝」で線を引くと本文と区別がついてわかりやすくなります。
まとめ
いかがだったでしょうか？
就活におけるメールの返信について解説してきました。
判断が難しいと思うこともあるかもしれませんが、基本的にはキリが良いところで追えれば問題ありません。
また、細かなマナーについても印象を左右する重要な要素ですので、意識してメールを作成するようにしましょう。
