内定式は欠席できる？印象が悪くならない理由とデメリットを解説
2024/9/28更新
はじめに
「内定式は欠席できるの？」
「体調不良で内定式を欠席したいけど印象が悪くならないか心配」
上記のような悩みを抱えている就活生は多いでしょう。
しかし結論から申し上げますと、内定式を欠席しても印象は悪くなりません。
本記事では以下の就活生を対象に、欠席しても印象が悪くならない理由と、欠席する際の連絡方法を解説しています。
- 内定式を欠席するデメリットが知りたい
- 内定式を欠席する際の連絡方法が知りたい
- 欠席連絡する際の例文があれば参考にしたい
内定式は、就活生に対して正式に内定が通知される式典です。
内定式を欠席する場合は適切な連絡方法で企業に説明しましょう。
本記事を読むことで問題なく連絡できるようになります。
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印象が悪くならない内定式の欠席理由
本章では、印象が悪くならない内定式の欠席理由を解説します。
企業とは良い関係性を構築したいですよね。
印象が悪くならない欠席理由は、以下の4つです。
- 冠婚葬祭
- 卒業発表
- 体調不良
- 交通機関の乱れ
内定式は就職するにあたって最初の式典参加になります。
できるだけ参加するのが好ましいですが、上記の理由であれば企業も了承してくれるでしょう。
また、内定取り消しになることもないため安心してください。
冠婚葬祭
印象が悪くならない欠席理由の1つ目は、冠婚葬祭です。
企業でも、慶弔休暇として認められている歴とした理由になります。
慶長休暇とは、結婚や出産の慶事(お祝い)とお葬式やお通夜の弔事(お悔やみ)が合わさった言葉です。
内定式も大切ですが、より重要である結婚式やお葬式を優先しても問題はありません。
とくに身内の不幸はいつ起こるかわかりません。
直前になって内定式を欠席することに罪悪感を覚える就活生もいるでしょう。
しかし、気にしすぎる必要はありません。
適切な連絡方法を意識して事情を説明すれば、企業側は理解してくれます。
以下の章で例文を紹介しているので、気になる方は参考にしてください。
卒業発表
印象が悪くならない欠席理由の2つ目は、卒業発表です。
卒業発表を無事に終えないと大学を卒業できないため、欠席理由としても問題ありません。
企業も内定を出した就活生が来年4月から勤務できないとなると困るでしょう。
卒業発表の日程は事前に決まるため、内定式と重なることが判明次第すぐに企業へ連絡してください。
直前になって連絡すると印象が悪くなる可能性があります。
内定式の日程が確定しているが卒業発表の日程が未定であれば、あらかじめ企業にその旨を伝えて相談しておきましょう。
企業側も前もって代案を考えたり、調整したりする余裕が生まれます。
企業の都合を思いやることで印象が悪くなるのを予防できるでしょう。
体調不良
印象が悪くならない欠席理由の3つ目は、体調不良です。
誰しも体調を崩すことはあるため問題ありません。
当日の朝に39度の熱が出たり、内定式に向かう途中で気分が悪くなったりすることはあるでしょう。
体調管理していても完璧に防ぐことはできないため、体調を優先して欠席してください。
無理に参加することで体調が悪化するおそれもあります。
さらに、ほかの就活生や従業員の方に風邪を移す可能性もあるため、感染を防ぐ意味でも休みましょう。
インフルエンザやコロナウイルスなどは一気に拡大するため十分に注意してください。
体調不良の場合は、復帰後の対応が重要です。
回復した時点で企業へ連絡し、内定式を欠席したことを謝罪しましょう。
ビジネスにおいて失敗しないことよりも、失敗した後の対応が重要視されます。
体調不良で欠席した際も同じ理屈で、丁寧に対応してください。
人事担当者も理解してくれるでしょう。
交通機関の乱れ
印象が悪くならない欠席理由の4つ目は、交通機関の乱れです。
内定式に到着できないため、欠席理由になります。
台風の接近により新幹線が計画運休を実施する場合や地震の影響で交通機関がマヒして動けないことも考えられるでしょう。
とくに近年は人命を優先した行動がなされるため、交通機関は安全を優先して運休します。
就活生の中には遠くに住んでいる方もいるため交通機関の乱れも企業は理解してくれるでしょう。
計画運休する場合は、事前に企業から連絡がくる可能性があります。
その場合は指示にしたがってください。
当日参加できない方は、オンラインで参加するなどが考えられます。
ほかには、当日本社に向かっている最中に人身事故で動けなくなった際はすぐに企業へ連絡してください。
企業側は参加するつもりで会場を準備しているためです。
とくに人事担当の方は、会場にいないことを心配する可能性があります。
余計な迷惑をかけないためにも、早めの連絡を心がけてください。
内定式を欠席するデメリット
前項では、欠席しても印象が悪くならない理由を解説しました。
しかし、安易な理由で欠席すると思わぬデメリットが生じます。
予想外のデメリットで後悔しないために、本章で解説するので参考にしてください。
内定式を欠席するデメリットは、以下の3点です。
- 同期と交流できない
- 懇親会に参加できない
- 内定式後の流れがわからない
漠然と内定式に行きたくないと考えている就活生は、上記のデメリットを確認してあらためて問題ないか検討してください。
内定式の参加は社会人としての自覚を持つ良い機会です。
できる限り参加するようにしましょう。
同期と交流できない
デメリットの1つ目は、同期と交流できないことです。
内定式に参加していないためコミュニケーションが取れません。
今の時代であればSNSを交換する人もいます。
そのため欠席することで機会を逃すでしょう。
また、内定式の席が隣だったことがきっかけで食事に行ったり、遊びに行ったりすることも可能です。
入社式前に同期内でコミュニティーを形成するきっかけになります。
4月1日から一緒に働くため、仕事をするうちに仲良くなることは可能です。
しかし、事前に顔見知りの同期がいるのは心強いでしょう。
入社式に着ていくスーツの相談や当日に待ち合わせして一緒に出社できます。
同期と交流したいと考える方は、内定式に参加するのがおすすめです。
懇親会に参加できない
デメリットの2つ目は、懇親会に参加できないことです。
懇親会は、従業員同士の交流を促進し親しくなる意味があります。
内定式は式典のため、緊張する方もいるでしょう。
しかし、懇親会は楽な姿勢で参加できます。
人事担当の方と面接当時の話や、同期と出身大学の話ができるでしょう。
さらに企業によっては社長と話せる機会です。
社長の口から企業理念が聞けたり、今後の方針が知れたりするでしょう。
新卒で入社したばかりの頃は一緒に仕事をすることはないため貴重な経験になります。
その結果「自分はこの企業に就職して良かった」と帰属意識が高まるきっかけになるでしょう。
内定式後の流れがわからない
デメリットの3つ目は、内定式後の流れがわからなくなることです。
入社日までに書類を提出する必要があったり、事前に研修が開催されたりします。
内定式を欠席してしまうと上記のアナウンスを逃す可能性があるでしょう。
もちろん人事部から直接連絡が来るはずですが、万が一漏れることもあります。
そのため、内定式を欠席した際は必ず内定式後の動きについて確認してください。
内定式不参加の遅れを取り戻すために自ら行動しましょう。
内定式は一般的に10月に行われ、入社式は4月です。
半年も時間あると思って油断しているとあっという間に入社日を迎えます。
無事に初出勤を迎えられるように対応しましょう。
欠席連絡する際のポイント
続いて、欠席連絡する際のポイントを解説します。
丁寧に連絡をすることで、やむをえない理由で内定式を欠席する際のデメリットを軽減できるでしょう。
欠席連絡する際のポイントは、以下の3点です。
- 早めに連絡する
- 電話で連絡する
- 欠席理由を明確に伝える
欠席連絡する際に抑えておくことで印象が悪くなるのを防ぐ効果があります。
入社前から問題視されないためにも適切に理解しておきましょう。
早めに連絡する
ポイントの1つ目は、早めに連絡することです。
企業は参加する前提で資料や懇親会の準備をしています。
不参加となれば座席を調整したり、料理の数を減らしたりする必要があるため欠席が確定した段階で連絡してください。
体調不良で急遽欠席する可能性もあります。
企業は欠席もある程度事前に想定して動いているため問題ありません。
企業が重要視しているのは連絡方法やタイミングです。
連絡しないで欠席するのは、一番印象が悪くなります。
また、タイミングが遅いことでも印象が悪くなる可能性があるでしょう。
とくに卒業発表や大学の授業と重なった場合です。
大学側の都合はあらかじめ判明しています。
当日に「大学の授業と重なるため、内定式を欠席します」と連絡するのは失礼にもなるため避けましょう。
内定式に参加できない時点で、企業に電話することを意識してください。
電話で連絡する
ポイントの2つ目は、電話で連絡することです。
電話が一番早く、かつ直接説明できる連絡方法になります。
メールでも連絡は可能ですが、担当者がすぐに確認するとは限りません。
そのため、電話が好ましいです。
もし相手が出られない場合は留守番電話に、内定式を欠席する旨を残しておきましょう。
その後折り返しの電話が来る可能性があるため、すぐに出られるように準備しておくのがおすすめです。
もし、対応が難しい場合は事前に留守番電話に、その旨を共有しておくとスムーズなやり取りになります。
ビジネスシーンでの緊急の連絡は電話が基本です。
メールを送ったからOKとはならないため注意してください。
1週間以上前に欠席することが判明した場合はメールでも問題ありませんが、前日や当日に連絡する場合は必ず電話にしましょう。
欠席理由を明確に伝える
ポイントの3つ目は、欠席理由を明確に伝えることです。
曖昧な理由を伝えると「嘘をついているのではないか」と疑われる可能性があります。
そのため、必ず欠席理由も合わせて連絡してください。
例えば「明日の内定式を欠席させてください」と連絡するよりも「身内に不幸があったため、明日の内定式を欠席させてください」と伝えた方が印象は良くなります。
企業に事情を理解してもらうためにも、内定式に参加できないわけを共有しましょう。
欠席連絡の例文
欠席連絡する際は、本章の例文を参考に文章を作成してください。
電話であってもあらかじめ言いたいことを整理しておくことで、スムーズに共有できるでしょう。
電話、メール、当日の3パターンに分けて解説するので、状況に応じて使い分けてみてください。
電話の場合
まずは、電話の場合です。
電話を利用する際は、かける時間に注意してください。
始業開始後すぐの9時やお昼休憩時間の12時、退勤している時間帯の18時以降は避けましょう。
人事側の都合も考慮するのが望ましいです。
以下は例文になります。
お世話になります。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の△△と申します。
恐れ入りますが、人事部の＊＊様はいらっしゃいますでしょうか？
〜相手が出るのを待つ〜
お世話になります。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の△△と申します。
明日の内定式ですが、体調不良のため欠席させていただきたいと考えております。
今朝から39度の発熱があり、出席するのが困難と判断しました。
大変申し訳ございません。
つきましては、後日必要な手続きがございましたらご連絡いただけますと幸いです。
お手数おかけしますが、よろしくお願いいたします。
ポイント
上記の例では一方的に話していますが、実際の電話では相手の相槌を確かめながら共有してください。
相手のペースを無視して自分勝手に話すと大事な情報が伝わらず、印象も悪くなるでしょう。
また、電話越しでは声が聞こえにくい可能性があるため、できるだけハキハキと話すとスムーズに伝わります。
メールの場合
次にメールの場合です。
誰から送られているメールなのかわかるようにしましょう。
冒頭で自分の名前を記載するのはもちろんのこと、最後に署名を設けておくと親切です。
署名とは、自分が作成したことを証明する意味やサインの意味があります。
署名がなくても内容は伝わりますが、ビジネスマナーの1つとして覚えておきましょう。
以下は、例文です。
件名：内定式欠席のご連絡
本文：
〇〇株式会社 人事部
△△様
お世話になります。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の＊＊と申します。
先日ご連絡いただきました内定式ですが、卒業発表の日程と重なったため出席が難しくなりました。
事前にご連絡いただいたにもかかわらず申し訳ございません。
せっかく準備いただいている内定式に出席できず大変心苦しく思っております。
当日配布される資料がありましたら、受け取り方法について相談させていただけますと幸いです。
お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 ＊＊
電話番号：000ー0000ー0000
メール：####＠###.com
ポイント
件名は内容がわかるように明確にしてください。
本文を読まなくても本題が理解できるものが望ましいです。
また、メールも電話と同様に送信時間に注意してください。
深夜や早朝は避けましょう。
ビジネスマナーがない印象を与えます。
さらに、土日など担当者が休みの日も送らない方が無難です。
相手に気を遣わせないようにしてください。
当日に連絡する場合
最後は、当日に連絡する場合です。
当日は緊急性の高い連絡になるため電話で欠席を伝えましょう。
電話がつながらない場合は留守電にメッセージを残したり、ほかの人事担当者に電話したりしてください。
必ず誰かに事情を説明しましょう。
連絡先がわからない場合は、企業のホームページを調べて記載のある番号でも問題ありません。
その場合は人事担当者以外の方が電話に出る可能性があるため、人事部に引き継ぐように依頼してください。
以下は、例文になります。
お世話になります。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の△△と申します。
恐れ入りますが、人事部の＊＊様はいらっしゃいますでしょうか？
〜相手が不在の場合〜
お手数をおかけしますが、人事部の＊＊様に伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？
〜相手の準備が整うのを待つ〜
本日の朝方に母方の祖父が亡くなりました。
葬儀に参加するため内定式を欠席したいと考えております。
当日の連絡となり大変申し訳ございません。
つきましては、必要な手続きがございましたら明後日以降に000ー0000ー0000までご連絡いただけますと幸いです。
お手数おかけしますが、よろしくお願いいたします。
私は〇〇大学〇〇学部〇〇学科の△△と申します。
人事部の＊＊様にご伝言何卒よろしくお願いいたします。
ポイント
担当者が不在の場合は、伝言を依頼しましょう。
その際は相手がメモの用意をするので、準備ができるまで待ってください。
焦る気持ちもわかりますが、正確に伝言されない可能性があります。
また、連絡が取れない時間帯や連絡してほしい電話番号があれば事前に共有しましょう。
人事部の方であれば履歴書から連絡先をたどることができますが、念のために伝えておくと安心です。
最後に、出身大学と名前を伝えてください。
相手が聞き間違えている場合や、最初に名乗った名前を忘れている可能性があります。
最後の一手間で伝言漏れを防げるでしょう。
よくある質問
内定式の欠席に関してよくある質問をまとめました。
初めての内定式でわからないことも多いと思うため、参考にしてください。
内定式の目的はなんですか？
内定式の目的は、以下の3点です。
- 正式に内定を通知すること
- 内定者の帰属意識を高めること
- 既存社員と交流する場を設けること
内定式は、自分が社会人として歩み始めていることを自覚する最初の式典です。
特別な理由がない限り出席することをおすすめします。
内定式を無断で欠席するとどうなりますか？
企業からの印象が悪くなります。
欠席する際は、必ず連絡してからにしましょう。
もし、無断欠席した場合はすぐに謝罪の電話をしてください。
内定式を欠席すると内定取り消しになりますか？
内定式を欠席しただけでは、内定は取り消しになりません。
だからといって安易に欠席するのは避けてください。
同期との交流や懇親会に参加する機会を逃し、自分だけ取り残される可能性があります。
入社日の時点から周りの同期が仲の良い状況で研修が始まると肩身が狭い思いをするでしょう。
さいごに
本記事では、内定式を欠席した際の影響や適切な連絡方法について解説してきました。
冠婚葬祭や卒業発表、体調不良であれば内定式を欠席するに値する理由になるでしょう。
企業側も内定式を欠席する可能性があると想定しながら準備を進めています。
そのため、事前連絡を必ずするようにしてください。
無断欠席は、企業からの印象が悪くなります。
さらに、当日の連絡方法は電話にしてください。
メールはいつ確認するかわからないため、欠席連絡が届かない可能性があります。
確実に事情を説明するためには電話がおすすめです。
企業と良い関係性を築いたまま入社日を迎えるためにも、内定式の欠席はきちんと連絡してください。
