OB訪問メールの返信が来ない！対処法と考えられる原因について解説

はじめに

具体的な情報を入手でき、選考時にはかなり有利になるためぜひとも行っておきたいOB訪問ですが、一度メールの返信がこなくなってしまうと、身動きが取れなくなってしまい、手詰まりになってしまうことも。

当日に会う以外は基本的にメールで対応することになるため、メールの内容やマナーには気を付けたいところですよね。

そこで今回は、メールの内容やマナーについて解説するほか、返信が返ってこないよくある3つのパターンや、返信率をアップさせるための方法についてご紹介していきます。

「再度メールを送るのは失礼かな」と考えて、何も行動に移せないという就活生も多いかもしれません。
そこで今回ご紹介する事例や対処法が、一歩踏み出す勇気になれば幸いです。

先輩に失礼のないようやり取りを再開したいという方は、ぜひ参考にしてくださいね。

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OB訪問に必要なメールとは

結論から言うと、OB訪問に必要なメールは6つあります。

そして、それぞれのメールの種類は下記の通りです。

下記で詳しく解説していきます。

①依頼メール

就活のOB訪問では、一般的に社会人の方とメールでアポを取ることが多いです。

そのため一番初めにOBへ送る依頼メールによって、あなたの印象が左右され、OBを引き受けるかどうかに影響します。

ここでのポイントは、「連絡先を知った経緯」を記載するということです。

例えば自分のスマホに知らない番号から電話が掛かって来た場合、出るか出ないかは別として、一旦警戒しますよね。

メールの場合も同様に、知らないアドレスは不審がられるので、連絡先を知った経緯をきちんと記載しましょう。

②返信メール

依頼メールに対してOBの方が返信を下さった場合は、そのメールに対して必ず返信しましょう。

OB訪問を受けてくれたから返信するのではなく、依頼に対して時間を割いて下さっているので、そこは平等に返信するのがマナーです。

また、返信する際に件名を消してしまうと、どんなやり取りをしていたかが分かりづらくなってしまうため、件名を消さずにそのまま使用するのがポイントです。

これはビジネスマナーの基本でもあるので、今後のためにも覚えておきましょう。

どのメールでもできるだけ早く、当日中に返信することが大切です。

③質問メール

可能であれば、事前にOBに聞きたい内容をまとめて送っておくのがベターです。

そうすることで、OBが回答を考えておいてくれたり、人によっては資料を持参してくれる場合もあります。

注意点として、インターネットなどで自分で調べて分かるような内容は質問しないようにしてください。

例えば、企業のホームページなどを見れば分かるような質問は、OBの方に対して失礼になってしまうので質問するのは避けましょう。

④リマインドメール

リマインドメールとは、OB訪問の前日もしくは数日前に、「○月○日は宜しくお願い致します」という風に念押しをするメールという意味です。

注意点として、「リマインド」という言葉を件名に入れないようにしてください。

件名に「リマインドメール」と記載してあることで、「あの約束覚えてますか？」というある種の圧力を感じさせ不快に思う人もいるからです。

そのため、この場合リマインドメールの件名は「リマインドメール」ではなく、「明日のOB訪問につきまして」などにしておくのが良いでしょう。

⑤お礼メール

お礼メールとは、無事にOB訪問が終わった後、OBに対して感謝の気持ちを伝えるメールのことです。

お礼メールを送るときのポイントは、「OB訪問で何を学んだか・感じたか」という内容を記載することです。

そうすることで、オリジナリティ溢れる心のこもったお礼メールが自然と完成します。

お礼メールに関しても、できるだけ早く送りましょう。

遅くなるほど、儀礼的なものに取られやすくなるからです。

⑥報告メール

報告メールとは、自分の就活が終わって無事にどこかの企業の内定をもらった際に送るメールのことです。

内定先がどこであったとしても、自分の就活に協力してもらったOBに対して、自分の進路について報告しましょう。

また、ここでも感謝の気持ちは忘れずに伝えましょうね。

OBからの返信に対するメールの書き方は？

では次に、OBからの返信に対するメールの書き方について解説していきます。

せっかく返信して下さったOBに失礼のないよう、これから社会人として働くためにも、正しい返信メールの書き方を身に付けましょう。

ポイント①【件名】

メールの件名は、どのようなビジネスメールにおいても共通認識として、受け取った人がそれを見ただけで即座に用件が分かるような内容にすることが基本です。

今回のOB訪問のメールの返信の場合には、返信の用件がどのようなものなのかによって、内容が少し変わります。

ここで心構えとして、社会人として働いている忙しいOBの時間や手間をできるだけ割かないように気を付けるという意識を持っておきましょう。

例えば「OB訪問」や「OB訪問について」というような漠然とした件名にしてしまうと、具体的なメールの要件が伝わらず、メールを開けるのを後回しにされてしまうかもしれません。

そのためより具体的に、「OB訪問のお願い」だったり、「OB訪問のお礼」などにする必要があります。

また、件名の後には必ず「大学名・氏名」をカッコ付きで、「OB訪問のお願い（××大学〇〇〇〇）」といった具合に記入しましょう。

ポイント②【宛名】

宛名を記載するときのポイントは、企業名・部署名・担当者名の順番で記載し、全て正式名称で記載するということです。

完成形は、「××株式会社△△部▼▼（役職名）　○○○○様」などとなります。

本文の誤字脱字よりも、これらを間違えてしまうことの方が失礼にあたるため、十分注意してください。

ポイント③【本文】

本文では挨拶文、自己紹介、返事へのお礼を忘れずに入力することがポイントです。

要件から書き出したくなる気持ちも分かりますが、ビジネスマナーとしても身に着けておくべき内容になります。

またOB訪問を申し込む際の依頼メールでは、初めてのメールになるため、この挨拶文と自己紹介を丁寧に書く必要がありますが、返信の場合は簡単な内容で構いません。

完成形の例は「お世話になります。××大学△△部の○○○○です。この度はお忙しい中、OB訪問についてのご連絡を頂き、誠に有難うございます」などです。

ポイント④【署名】

ビジネスにおいては、どのようなメールでも必ず最後に署名を記載します。

具体的な署名の記載内容としては、「名前」「大学名・学部名・学科名」「メールアドレス」「携帯電話の番号」です。

それらを漏れのないように記載しましょう。

OB訪問を何度もする予定のある就活生は、メールの署名設定にテンプレートとして記録したりコピペできるようにしておくと、毎回打ち込む手間が省けて便利になります。

OB訪問メールの返信が来ない！あるあるパターン3つ

具体的な情報を入手でき、選考時にはかなり有利になるためぜひとも行っておきたいOB訪問ですが、一度メールの返信がこなくなってしまうと、身動きが取れず焦ってしまいますよね。

そこで今回は、下記のようなありがちな3つのシチュエーションに分けてご紹介します。

メールが返ってこなくて焦ってしまう前に、事前に対処法も知っておくと気持ちも楽になりますよ。

初めてのやり取りで返信がこない場合

最初にメールを送った後、返信がない場合には、主な理由として以下の要因が考えられます。

後回しにされている以外だと、返事を待ったところで望みは薄いでしょう。

まずは、アドレスに入力間違いがないかを再度確認してください。

3日程度経っても返信がなければ、対処法としてメールを再度送ることをおすすめします。

その際のメールでは、メールが届いていないかどうかを再度確認した後、以下のような内容を記載しましょう。

最初に送ったメールに、上記のような内容を付け加えてメールを送信してください。

この内容なら例え行き違いがあったとしても、波風は立たないでしょう。
ただし、正しいメールアドレスで再送したのに何の返信もないという場合は、残念ながら相手に返信する気がないと考えられます。

その場合にはすっぱり諦めて、別のOBに当たる方が効率的です。

やり取りしていたのに突然返信が途絶えた場合

これまで連絡のやり取りが何回か続いていたのに、突然返信が来なくなる場合もあります。
相手の返信のペースにもよりますが、これまでよりも極端に長い期間返信がない場合は、下記の要因が考えられます。

以上の可能性が高いでしょう。
忙しい社会人であれば、仕事内容によっては一日に何十通というメールをチェックすることも少なくありません。

そうなれば、OB訪問のメールは後回しになって埋もれてしまう場合もあり、優先的に返信してくれる確率は低いと考える方が良いです。

対処法としては、ある程度期間が空いたら、確認の意味も込めてメールを再送すると良いです。
そこで注意点となるのが、自分の送ったメールの内容が返信を促すものだったかどうかということです。

場合によっては、OBは返信する必要がないと判断してあなたに返していない可能性もあります。
メールを再送する場合は、前回のメールの内容に以下のような内容を加えましょう。

ただし、あまり短期間で返信を急かすのは相手に失礼になるため、ある程度期間が空いてから送るようにしてください。

忘れていたり後回しになっていた場合は、少し時間が経ってから返信してくれる可能性もあるので、少し様子を見るようにしましょう。
相手は社会人なので、忙しい状態である可能性を考慮してくださいね。

お礼メールを送ったが返信がこない場合

お礼メールに関しては、返信が必要なメールではないので返信自体しない人も多いです。

そのため、返信がないからといって、基本的にアクションを起こす必要はありません。
むしろお礼メールに対して、返信を促すためにメールを再送するのは、失礼に当たります。

ただし、お礼以外に何か質問をしていて、それに対して返信がないのであれば、OB訪問の際に失礼があった可能性が考えられます。

あなたが訪問した際に、以下のような点はなかったかを振り返ってみてください。

上記の内容に心当たりのある方は、あなたの言動がきっかけで返信をしない可能性が高いです。

その場合は、これ以上あなたからアクションは起こさない方が無難といえます。

今回気付けた点は、反省点として今後に活かしていきましょう。

OB訪問の通過率をアップさせるためのポイント3つ

具体的に返信率を高めるために就活生ができる工夫について解説していきます。

プロフィール欄に入れたほうがいい項目や、記載すると良い内容を説明します。

プロフィール欄を充実させる

就活生からOB申請があったときに、社会人が一番初めに目を通すのはプロフィール欄です。

プロフィール欄に空欄が目立てば、やる気のない学生という印象を与えてしまい、返信率も低下してしまいます。

そこで、プロフィール欄を充実させるために、記載しておきたい項目はどんなものがあるのかを下記でご紹介します。

上記の項目を記載することで、あなたがどんな人物で、今どんな状況なのか、なぜ社会人を頼りたいのかが明確になり、結果として返信率を高めることができます。

今の就活状況と困っていることを伝える

申請をされた社会人としては、就活生が今どこまで就活を進めていて、今どんなことに対して困っているのかが分からなければ、助けたくてもどう助けたらいいか分からなくなってしまいます。

例えば、後輩から「困ってるんです！」とだけ伝えられても、後輩が今どんな状況で何に困っているのか分からなければアドバイスできないですよね。

それと同じで、相談をするときには具体的な今の就活状況と困っていることを必ず伝えるようにしましょう。

その際、特に記載しておくべき内容は以下の通りです。

また、今困っていることについて記載する際には、具体的に「○○の××に困っている」という風に伝えましょう。

例えば、「自己分析の書き方に困っている」だったり、「○○業界で活かせる能力が分からなくて困っている」などです。

なぜあなたに申請したのか伝える（具体的な質問と理由）

自分が困っていることを解決するために、OBにどんなことを質問したいと考えているのか伝えましょう。

相談内容を考えておくことで、OBに就活に対する真剣な姿勢が伝わります。

また質問をする際には、あわせて理由も記載しておくと丁寧です。

例えば自分が金融業界を志望していて、金融業界に勤務している方にOB訪問の申請をする場合、下記のような具体的な質問内容と理由を記載してください。

具体的な質問と理由の例

このように、具体的に質問と理由を伝えることで、OBはこの就活生に対応できそうか判断できるだけではなく、他にもどのようなことを教えてあげると良いのかを考えてくれるでしょう。

具体的な質問を提示することは、あなたのOB訪問の時間をより良くするためにも必要だといえます。

また、どうしてあなたに申請したかを同時に伝えられると、通過率は更にアップするでしょう。

まとめ

OB訪問の返信が来ないと、身動きが取れなくなってしまい、手詰まりになってしまうこともありますよね。

そこで今回は、返信が来ないときの対処法を、ありがちな3つのシチュエーションに分けてご紹介し、考えられる原因について解説しました。

後回しにされていると感じる場合、社会人は忙しいため3日程度は様子を見てから、メールを再送してみましょう。

また、OB訪問の通過率をアップさせるポイントは、下記の通りです。

ぜひ、試してみてください。

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