【就活生必見】大学職員になるには?業務内容や求められるスキルなど就活対策を徹底解説

【就活生必見】大学職員になるには?業務内容や求められるスキルなど就活対策を徹底解説

2024/6/25更新

はじめに

就活をはじめるにあたって、どんな業界や企業に向いているのかと悩んでいる学生は多いでしょう。

この記事で紹介するのは、人気職種の1つである「大学職員」です。

大学職員を目指す学生は多く、大学によっては採用倍率数百倍に上るケースもあるくらいです。

この記事では、大学職員を志望する就活生へ向けて業務内容や求められるスキルについて説明します。

さらに、向いている人・向いていない人の特徴の紹介や注意点、定を獲得するためのコツについても解説しています。

対象
  • 大学職員は実際何をするの?
  • 大学職員になるには?
  • 大学職員の就職対策を知りたい

このような悩みを抱える就活生は、本記事を読めば不安が解消されるでしょう。

また、職種選びに悩んでいる方は、選択肢が増える可能性があります。

ぜひみなさんの就活を成功へと繋げるために、この記事をご活用ください。

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大学職員とは

大学職員とは

まず大学職員について簡単にご説明します。

この記事を読んでいる多くの方が、大学へ通っていることでしょう。

大学職員は、皆さんのような学生や教授が、快適な大学生活・研究生活を送れるようにサポートする仕事です。

事務室で窓口業務を行っているイメージを思い浮かべる方が多いですが、仕事内容はそれだけでなく、多岐に渡っています。

それは、大学とは学生にとっての教育機関であると同時に研究機関でもあるからです。

大学職員の仕事内容

大学職員の仕事内容

大学職員は、業務内容から「事務系職員」と「技術系職員」に大きく分けることができます。

それでは、それぞれの職種について詳細を見ていきましょう。

事務系職員

事務系の大学職員は、学生の入学から卒業までを学業・生活の両面からサポートします。

学生支援

学生支援においての具体的な業務は以下の通りです。

業務
  • カリキュラムの編成
  • 成績の管理
  • 退学・休学の手続き
  • 奨学金の申請受付
  • 就職サポート
  • 学生からの相談対応

このように、学生が快適に大学生活を送れるよう、事務の面からさまざまな支援をしています。

研究支援・社会連携

大学職員は学生だけでなく、教授の研究活動や産官学連携の推進も支援しています。

具体的な業務は以下の通りです。

業務
  • 研究に関わる外部資金調達の支援
  • 特許取得の手続き
  • 民間企業などとの共同研究や受託研究の契約手続き
  • 一般向け公開講座の企画・運営

入試・広報

入試や広報に関する業務も、大学職員の重要な仕事の一つです。

具体的な業務は以下の通りです。

業務
  • 大学入試センター試験や個別学力試験の実施
  • 高校や予備校に向けてのPR活動
  • オープンキャンパスの企画・運営等、学生募集に関する広報
  • 大学のWebサイトやSNSの管理・運営
  • 広報誌の編集・発行
  • メディアへの取材対応

国際交流

国際交流に関する業務では、海外の大学・研究機関との学術交流協定の締結・管理、海外拠点の運営や留学生交流の推進を支援します。

その他の業務は以下の通りです。

業務
  • 外国人留学生・研究者の受け入れや生活サポート
  • 日本人学生の海外留学派遣など留学に関する事務手続き
  • 海外の大学等と国際交流協定などの締結
  • 外国人留学生のための日本語講座やイベントの企画・運営
  • 留学生寮の管理・運営
  • 日本人学生のための語学力向上に関わる講座の企画・運営

総務・企画・人事

大学職員は大学の組織全体をスムーズに運営し、勤務している教職員を支えるための業務も担当しています。

具体的な業務は以下の通りです。

業務
  • 学式・卒業式などの式典運営
  • 教授会など学内会議の運営
  • 学内規則の制定や改廃
  • 将来構想等の企画立案
  • 教職員の採用、昇任、異動などに関する手続き
  • 教職員の給料や諸手当の決定
  • 福利厚生の手続き

財務・会計

大学職員は、組織を運営するために必要な財務上の管理を行っています。

具体的な業務は以下の通りです。

業務
  • 研究に必要な物品の購入・管理
  • 授業料の出納
  • 教職員の給与支払い
  • 資産の管理・運用

医療支援

「医学部」のある大学では、大学職員の募集であっても病院勤務になる可能性があります。

高度先進医療を手掛ける大学附属病院で働き、そこで管理運営業務を担当しているのです。

具体的な業務は以下の通りです。

業務
  • 外来患者の受付や入退院手続き
  • 診療費の計算・徴収などの医療事務業
  • 地域連携医療計画の作成や病院経営

図書館業務

大学職員の中には、大学に附属する図書館の管理・運営業務に従事する方も含まれています

具体的な業務は以下の通りです。

業務
  • 図書館で扱う資料の選定・発注
  • 図書館システムの管理
  • 資料の貸し出し
  • 問い合わせ応対

技術系職員

大学職員の中には、事務職員だけでなく、約1割ほど専門的な技術をもった職員(技術職員)がいます。

技術職の業務は大学の施設維持のための「施設系」と、実験・授業をサポートする「研究支援系」に分けられます。

施設系業務

技術系大学職員の代表的な業務には、キャンパス内のさまざまな施設の企画、整備や維持管理があります。

部門の分類は下記の通りです。

部門の分類
  • 「企画部門」・・・キャンパス全体の整備計画、予算要求
  • 「整備部門」・・・新築工事や改修工事の発注や監督、新築・耐震改修等の計画・調査・設計・積算や検査
  • 「管理部門」・・・整備後の建物をメンテナンスなど維持管理

研究支援系業務

大学とは研究機関でもあるため、技術系の大学職員は、専門知識を生かして技術面から教育・研究のサポートも仕事の一部です。

具体的な業務には以下のようなものがあります。

業務
  • 実験装置の開発からデータ解析
  • 学生の実験・実習における指導やアドバイス
  • 研究・実験用機器や装置の開発・設計・管理・運用
  • 各種資料の作成・管理
  • 機器操作方法等の技術指導

 

大学職員になるための方法

大学職員になるための方法

大学職員と一言でまとめても、大学には「国立大学」「公立大学」「私立大学」があり、志望している大学によって就活方法が異なります。

また、各大学へ就職するときには、さまざまな雇用形態や職種があるでしょう。

就職先によって、就職活動の進め方が変わってくるので注意しなければなりません。

ここでは、大学職員になるための3つの方法を紹介します。

職員採用試験に合格する

大学職員になるためには、「職員採用試験」を受けなければなりません。

これは主に公立大学の職員になるための試験であり、4年制大学あるいは大学院を卒業した後に、正職員(専任職員)として採用されるために受験します。

各市町村が実施しており、それぞれ試験内容や日程が異なるため、公式サイトで確認しておきましょう。

国立大学法人等職員採用試験に合格する

志望する大学が国立大学の場合は、地域別に実施されている「国立大学法人等職員採用試験」に合格することが必要です。

この試験は毎年1回実施されており、試験内容が統一されている1次試験と、大学それぞれで行っている2次試験に分かれています。

一次試験は7つの地域に分かれて実施され、区分は下記の通りです。

試験の実施日は全地域が同日程となっているため、1つの地域に絞らなければなりません。

1次試験の地域
  • 北海道
  • 東北
  • 関東甲信越
  • 東海・北陸
  • 近畿
  • 中国・四国
  • 九州

2次試験は国立大学法人ごとに個別日程で実施されますので、1次試験とは異なり、複数の大学を併願できます。

各大学法人が実施する採用試験に合格する

私立大学を志望している学生は、各学校法人が実施している採用試験を受けましょう。

私立大学の場合は、一般企業と同様、就職情報サイトに採用情報が掲載されており、応募手順や選考の流れは一般企業と同じことが多いです。

まずはWebからエントリーをして、履歴書やエントリーシートを提出しましょう。

その後書類選考を通過した学生は筆記試験や複数回の面接を受け、合格したら内定獲得という流れです。

 

大学職員の応募条件

大学職員の応募条件

大学職員は専門性の高い教育機関で働いていることから、スキル、資格など高いレベルを要求されるだろうと考える学生は多いです。

しかし、採用されるために必須の資格はありません。

誤解をしているとせっかくのチャンスを逃してしまう可能性があるため、ここでは大学職員になるための応募条件を紹介します。

大卒以上の学歴

大学職員になるには、大卒以上の学歴が必要になります。

ほとんどの大学の募集要項には、必須条件として大卒であることが記載されています。

高卒や高専卒を対象とした求人が出ることはないという点に注意してください。

また、大卒以上であれば学歴条件をクリアしているため、院卒である必要はありません。

院卒は有利と思われがちですが、実際に評価されるポイントはあなたの人柄、ポテンシャルや志望度の高さです。

ライバルに自分以上の学歴の学生がいたとしても、自分の魅力をしっかりとアピールできれば、選考を突破できるでしょう。

資格や経験は不問

大学職員の就活はハードルが高いと考える方が多いですが、実は必須の経験や資格などはありません。

ほとんどの大学は無資格未経験で応募可能であり、大卒であればどなたでも採用される可能性があります。

新卒採用の場合、重要視されていることは資格や経験ではなく、志望度の高さや就職後の成長意欲です。

エントリーシートや面接では、仕事への熱意を示し、向上心や行動力を具体的なエピソードを通じてアピールすることで、高いポテンシャルを評価されるでしょう。

母校以外でも就職可能

大学職員を志望するにあたって、出身校でなければ応募できないと考えている学生もいますが、そうとは限りません。

母校以外でも就職することは可能であり、母校だからといって必ず採用されるわけではありません。

内定獲得のためには志望度のアピールが重要であり、いかに大学に対する愛着があるか、学校の方針や価値観に共感しているかを伝えることが大切です。

そのため、母校であれば愛着があることは伝わりやすく、他大学出身と比べ選考をスムーズに進めやすいことは事実です。

しかしその際には、企業は母校出身という経歴ではなく、アピール内容を評価しています。

母校以外の大学への愛着をアピールするのは難しいですが、その大学との接点を見つけたり、教育理念や価値観に共感を示したりすることで、内定を勝ち取ることができるでしょう。

大学職員になる上で知っておくべき注意点

ここまでの内容で、志望度が高まった学生もいるでしょう。

大学職員の就活をする際に、知っておくべき注意点がいくつかあります。

把握しておくことで入社後のミスマッチを防げるでしょう。

国立大学と私立大学の働き方の相違点

大学は大きく国公立と私立に分けられ、同じ大学職員でもどちらの区分で就職するかによって、環境や待遇が大幅に異なってきます。

基本的に仕事内容は同じですが、大学運営や学生支援に対する考え方に違いがあることを理解しておきましょう。

その他、異動の有無も挙げられます。

国公立は基本的に異動さありませんが、私立では異動の可能性があることを把握しておきましょう。

私立の場合は姉妹校を持っていることもあるため、姉妹校に異動になる可能性があります。

異動を避けたいのであれば、国公立あるいは姉妹校のない私立の大学への就職を目指しましょう。

大学統廃合の可能性の高さ

近年の大学で問題視されていることが、少子高齢化による定員割れです。

実際に4割以上の私立大学が、定員割れをしています。

大学が定員割れになってしまうと経営不振となり、学校法人が解体されてしまうことがあるのです。

解体されなかった場合でも、他の大学と統合することがあり、人事制度などが大きく変わる可能性があります。

大学職員を志望する学生は、大学の経営状況によって将来性が影響を受けることを押さえておいてください。

選考倍率が高い

大学職員は人気の就職先であるため、例年高倍率です。

倍率の高さはエントリー数が多いだけではなく、採用人数が少ないことも影響しています。

そもそも大学職員の求人は少なく、どの大学でも毎年募集しているとは限りません。

狭き門を争うことになるため、事前準備を徹底的にしておく必要があります。

いかに入念な対策ができたかが、合否を分ける重要なカギとなるでしょう。

高い英語力が求められる場合がある

近年、多くの大学でグローバル化を推進しており、留学生の受け入れにも積極的です。

そのため、大学職員にも高い英語力が求められています。

応募するための必須条件ではないものの、TOEICやTOEFLなど英語力を示せる資格を持っていると、高評価につながるでしょう。

自分が志望する大学がグローバル化に力を入れているかどうか調べ、英語学習の必要性を判断してください。

必ず学生と関わる部署に配属されるとは限らない

多くの学生が、大学職員は学生支援系の部署で働くと想像しているでしょう。

もちろん、教務課や学生課をメインの業務とする部署もあります。

しかしそこで働く職員の割合は、全体の30~40%です。

多くの大学では部署間でジョブローテーションが行われるため、いずれ学生と関わる部署に配属される可能性が高いです。

学生支援だけを希望する方は、その点を理解しておく必要があります。

大学職員に向いている・向いていない人の特徴

大学職員に向いている・向いていない人の特徴

ここでは、大学職員に向いている人・向いていない人の特徴を紹介します。

大学職員に向いている人の特徴

大学職員に向いている人の特徴は以下のとおりです。

大学職員に向いている人の特徴
  • 教育に興味がある人
  • サポートすることにやりがいを感じる人
  • マニュアル通りに作業を進められる人
  • コミュニケーションスキルのある人
  • 語学力がある人
  • パソコンスキル
  • 安定志向の人
  • ルーティンワークが得意な人
  • 細かい作業が得意な人

大学職員に向いていない人の特徴

大学職員に向いていない人の特徴は以下の通りです。

大学職員に向いていない人の特徴
  • 仕事に変化を求める人
  • 淡々と仕事をこなしていくことが苦手な人
  • 仕事を通してスキルを身につけたい人
  • リモートワークや在宅勤務をしたい人
  • 人との関わりが苦手な人
  • 目に見えた成果が欲しい人
  • プライドの高い人

大学職員とは学生や教授をサポートする、言わば「縁の下の力持ち」です。

そのため、裏方として支えることにやりがいを感じる方にぴったりな職業と言えます。

入社後のミスマッチを防ぐためにも、ご自身の性格がどちらに当てはまるか確かめてみてください。

大学職員の内定獲得のコツ

大学職員の内定獲得のコツ

大学職員という高倍率な選考を突破するためには、いくつかのコツがあります。

ポイントを押さえて自分がやるべき対策が分かれば、有意義に就活準備を進められるでしょう。

大学についての徹底的なリサーチ

大学職員になるためには、まず志望する大学について理解しておくことが重要です。

大学について熟知している=大学のリサーチにそれだけ時間を費やしたということになり、志望度の高さを示すことができます。

他大学との違いを明確にし、 その大学でなければならないという熱意を伝えると、高評価につながるでしょう。

ですので、大学の歴史や教育方針、将来の展望など細かく把握してくといいです。

就職後のビジョンを明確化しておく

これは大学職員だけでなく、全ての就活において共通していることですが、将来的にはどのような活躍をしたいのかアピールすることが大切です。

そのため、就職後のキャリアパスについてきちんと把握しておきましょう。

大学職員も一般企業と同様にキャリアアップしていきます。

しかし、それぞれのポジションで求められるスキルを確認し、キャリアビジョンを明確に伝えることで、高い志望度をアピールできるでしょう。

他大学との違いを見つけ出す

大学職員として内定を獲得するためには、「なぜ他大学ではなく、その大学を志望しているのか」を明確に説明できなければなりません。

そのため徹底的に対策を行い、他の大学にはない魅力を見つける必要があります。

特に以下のような準備をしておきましょう。

準備すること
  • 大学の公式Webサイトや関連記事を読む
  • 教育理念を必ずチェックする
  • 文科省や他大学の動向を調べる
  • 大学が携わっているプロジェクトやイベントについて調べる
  •  説明会に参加する

応募した大学だからこそ実現できる志望動機があると、採用担当者へ志望度の高さが伝わります。

志望する大学の魅力を見つけるためにも、複数の大学と比較しながら分析しましょう。

まとめ

この記事では、就活生からの人気も高い”大学職員”の就活事情について徹底的に解説しました。

大学職員になるためには、今回ご紹介したような内容をきちんと理解して対策を万全にしておく必要があります。

中には母校でなければいけない、高いスキルが必要という固定概念で選択肢を狭めていた方もいるでしょう。

大学職員は、基本的に大卒であれば誰でも応募できます。

狭き門で高倍率になることが予想されますが、入念に対策をしておけば全員に内定獲得のチャンスがあります。

ぜひこの記事を活用して、今後の就活に励んでください!

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