就職活動におけるマイナビの返信機能の活用法と書き方を徹底解説
2024/5/24更新
はじめに
現在、就職活動を行っている学生の多くは就活サイトであるマイナビを利用しています。
2024年卒向けのマイナビ登録者数が80万人に到達していることからも、多くの就活生がマイナビを活用した就職活動をしていることは明らかです。
そのマイナビにはメッセージに関する機能があり、企業や人事とメールでやり取りを行うことがあります。
このメールの返信も企業からしてみれば、学生を知る一つの手段であり、就職活動の選考の参考にする場合があります。
ここでは、そんなメールを返信する際に気を付けるべきことや返信メールの書き方を詳しく解説するので、マイナビを使って企業とやり取りする就活生の方はぜひ参考にしてください。
また、マイナビに関わらず企業とのやり取りをする際は役立ちますので、就職活動をする学生の方は最後まで目を通していただくことをおすすめします。
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マイナビのメッセージ機能を活用する
就職サイトとしてサービスを提供するマイナビには様々な機能が備わっており、就活生のサポートを補佐しています。
そのうちの一つがメッセージ機能であり、これは学生と企業を繋ぐ連絡ツールとして主に活用されています。
メッセージ機能といっても、学生側から企業にメールを送ることはできず、企業側から届いたメッセージにのみ返信が可能です。
そのため、返信に対する正しい知識が必要になります。
メッセージ機能を上手く活用すれば、企業とのやり取りが円滑に進む他、自分の印象を上げることも可能です。
誰でも活用できる機能ですので、使いこなして就職活動を有利に進めていきましょう。
マイナビの返信機能一覧
マイナビの返信機能を使ったサービスは3つあります。
メッセージ内にそれぞれの機能がありますので、機能を把握して使用することで就職活動に役立てることが可能です。
ここではマイナビの返信機能を使ったサービスを3つ紹介します。
お返事機能
お返事機能はマイナビ内でエントリーした企業からメッセージが届く機能です。
内容はエントリーいただいたお礼であったり、選考フローの案内であったり様々な概要がメールで届きます。
お返事機能ですが、メッセージに対して返信できるものとできないものがあります。
返信できる場合は、メッセージ本文の下に「このメッセージに返信」という表示がされているため返信が可能です。
返信コマンドがない場合は返信できないメールとなります。
時々、返信がしたくて企業の掲載サイトに記載されているメールアドレス宛てに返信する学生がいますが、返信は避けた方が良いでしょう。
わざわざ企業側が返信コマンドを入れなかったということは、返信の対応に追われるのを避けたかった可能性が高いです。
企業側の事情や都合も汲み取って対応していきましょう。
マイナビ内で返信する機会といえば、このお返事機能が最も多いため機能の理解を深めておきましょう。
お知らせ機能
お知らせ機能は学生の登録情報に基づき、企業からダイレクトメッセージにて情報が送られてくる機能のことです。
志望職種や希望する勤務地、学生の能力など様々な情報を吟味したうえで学生に合った企業からメッセージが届きます。
自分から探さなくても、条件に合った企業を知ることができるため、企業選びに役立ちます。
登録情報を変更すれば、変更した情報に合わせた企業からメッセージが届くようになるため、途中で情報を変更しても安心です。
企業の数は膨大にあるため、自分から探し回るのは困難です。
お知らせ機能を使って自分にマッチする企業を効率良く見つけていきましょう。
ちなみにお知らせ機能は、企業側から一方通行で送られてくるメッセージのため返信は不可能です。
企業の情報を知って選考を受けたいと思ったら、企業の掲載サイトから申し込みましょう。
スカウト機能
スカウト機能はマイナビに自己PRを登録し、その自己PRを見た企業が個別に学生にメッセージを送ってアプローチする機能です。
自己PRまとめて掲載されますが、匿名のため個人情報が晒されることはありません。
企業から学生にメッセージを送る点はお知らせ機能に似ていますが、スカウト機能は学生の中身を知った上で興味を持ってきてくれています。
自己PRを見た結果、学生が自社にマッチする可能性があると感じてくれているため、学生にとっても働きたくなる企業であったり、選考が通過しやすかったりするでしょう。
選考に至らずとも、多くの企業を知れる機会には繋がります。
自己PRさえ登録すればすぐ始められる機能ですので、早めに自己PRを完成させて就職活動に役立ててください。
こちらのスカウト企業も返信はできず、メッセージの内容に沿って選考などを進めていくことになります。
企業からのメッセージに返信は必須か？
企業から届いたメッセージに返信するべきか悩む学生は多いです。
返信した方が良さそうな内容もあれば、返信が不要なケースもあるため判断がつきにくいとされています。
原則、書類選考や面接を通過した場合は返信は欠かさず行ってください。
選考を通過したお礼を伝える他、次の選考過程のための日程返信をする必要があるためです。
企業にメールを返信する多くの内容は、日程調整だと言われています。
また、企業に次回以降に選考を受ける意思を伝える目的も兼ねているのです。
その他、企業から質問をされた場合や合格通知の場合も返信をした方が良いでしょう。
一方、返信する必要のないメールも存在します。
お祈りメールは代表例であり、企業との縁は残念ながら切れているようなもののため、返信しても意味がほとんどありません。
企業側としても学生からの返信を想定しないのと、返信の反応に困ることからお祈りメールに対しては返信はしなくて良いでしょう。
他に返信が不要なケースは一斉送信、返信不要の記載がある場合などがあります。
個別宛に選考に関するメールが来た場合は、返信すると思って問題ないでしょう。
返信にはマイナビを介さず新規で自分で返信するべきか？
希にマイナビに届いたメッセージに対しマイナビ内で返さず、企業のHPなどを見て掲載されているメールアドレスに返信する学生がいます。
前述したようにマイナビ内では企業から許可がない限り、学生からメールは送れません。
そのような場合は無理して返信する必要はないとみて良いでしょう。
企業の問い合わせ先からマイナビ上のやり取りに関するメールを送っても、すぐに内容を把握することが難しい可能性もあります。
業務の妨げになる可能性もあるため、企業HPのメールアドレスは極力使わない方が良いです。
ただし、企業から返信して欲しい旨が本文に書いてあるのに、返信希望に設定されていないことがあります。
この場合はイレギュラーとなりますので、企業HPの問い合わせ先に載っているメールアドレス、もしくは電話番号宛てに問い合わせてみましょう。
返信の際に意識すること一覧
メールの返信は非常に重要であり、メールの返し方で企業からの印象が左右されます。
メールの返信で企業からの印象を下げるのは勿体ないため、返信に関するポイントを確認しておきましょう。
返信は24時間以内
企業へのメールの返信は早い方が印象が良くなります。
メールでの返信は日程を調整するものが多いため、時間が空き過ぎてしまうと他の就活生の選考にまで影響を及ぼしかねません。
そうなれば身勝手な学生だと思われたり、時間にルーズな学生だと思われたりしてしまうでしょう。
報連相は社会人の基本であるため、これから社会に出る就活生であれば、素早い返信は必須レベルと考えてください。
返信の許容範囲は原則24時間以内が多いので、一日のどこかで必ずマイナビに目を通すようにしましょう。
返信は早ければ早いほど良いでしょう。
なぜなら、時間を意識して回転の早い学生だと企業に思われるためです。
社会人になれば時間の使い方は特に重要視される他、納期に間に合わせるために早い回答が欲しい場合もあるので、素早い返信ができる学生の方が好まれます。
また、学生にとっても早めに返信することで都合の良い時間帯での選考を受けることが可能です。
返信する際は時間帯に注意する
返信は早い方が良いに越したことはないですが、いつ返事をしても良いわけではありません。
マイナビに限らず企業への返信をする場合は、早朝と夜中の返信は避けた方が良いでしょう。
マイナビ内の返信のため問題ないと思われがちですが、企業によっては返信の時間帯を意識して確認しているところもあります。
夜中の時間帯などは非常識だと思われてしまう可能性もあるため、日中から夕方頃までを目安に返信しましょう。
署名とお礼の記載をする
マイナビで登録されているので忘れがちになりますが、誰からの返信か分からない場合が生じます。
そのような状態にならないように、返信の際は必ず自分の署名を添えてください。
署名が載っていれば企業も学生のことを迅速に認識可能です。
署名は社会人になれば日頃から使用する機会が増えていきます。
就職活動時から署名の癖を付けておくのがおすすめです。
署名と同じくお礼の記載も行いましょう。
特に選考を通過した場合は、通過させてもらっている立場なことも考慮してお礼を添えた方が良いです。
企業側も礼儀正しい人材を好む傾向が強いため、一言添えるだけで印象が変わります。
曖昧な回答は避ける
返信する際は中途半端な回答は避けましょう。
例えば、選考の日程が決まらないのでいつでも良い、といった返信をするのは止めた方が良いです。
企業側を困らせる回答は悪い印象を与えてしまいます。
「この学生は適切な判断ができない」「優柔不断に思える」など企業に悪いイメージを持たせてしまうため、はっきり回答することが大事です。
日程調整であれば、「〇月〇日の午前」というように正確に記載しましょう。
言葉遣いや文法に注意する
文章を書く際は言葉遣いや文法に誤りがないように気を付けましょう。
誤字脱字や敬語が使えていないなど社会人としてのマナーが欠如していると思われると、選考に不利となる可能性があります。
メールの返信はそこまで長い文章になることはないため、確認に時間がかかることは少ないです。
大変な作業ではないため、返信をする前に一旦メールの文におかしな箇所がないか確認しましょう。
就職活動で普段からエントリーシートや履歴書を記載しているのであれば、確認に慣れている学生も多いため、対策自体はしやすいでしょう。
また、マイナビの返信機能ではコピー＆ペーストが利用できないという報告があがっています。
予め文章で骨組みを作っておくのは問題ないですが、打ち込みは自分でしなければならないのでコピー＆ペーストで誤字脱字を防ぐといった対策は難しいです。
その点からも自分で確認する意識を徹底しましょう。
返信する際は送られてきた文も残す
メールを返す時は、送られてきた本文も残すようにしましょう。
送られてきた文を残すことで、どのようなやり取りをしていたか企業側も把握しやすくなります。
マイナビの返信機能では自動で本文は残らないため、自分でメールの本文を残す必要があります。
しかし、元の文が長すぎると判断した場合は、簡略化した方が良いです。
「次の選考に関する件ですが〜」のように短く簡潔にまとめましょう。
無駄なやり取りを増やさないように伝わりやすい文章を心掛けてみてください。
装飾や太字は不要
返信の際は文字の装飾や太字は必要ありません。
文字を見やすくしようと太字にしたり、!マークや?マークを使用したりすることがありますが、マイナビの返信もビジネスメールの一種だと考えてください。
ビジネスメールに装飾や太字を使用することはないため、通常のテキストのみ使いましょう。
返信時の実際の書き方
返信時に意識する点やポイントを確認したところで、書き方についても見ていきましょう。
おおよその書き方が分かっていれば、あとは企業に応じて返信していけば問題ないことが多いです。
こちらから先に送るのではなく、返信するという点を意識して確認してみてください。
件名
最初に記載する箇所が件名になります。
仮にマイナビの返信機能に件名入力欄がなくても、企業側に何に対する返信内容なのかを迅速に伝えるために件名は必要となるでしょう。
企業側から既に件名が入力されている場合は、そのままその件名についての返信という旨を記載します。
件名が何もない場合は、メールの内容を簡単にまとめて記載しましょう。
例えば、「選考に関する質問について」のように何の件かが分かれば問題ないです。
宛名
宛名は返信する相手先の企業名、部署名、役職名、個人名（担当者名）を記載します。
企業名の箇所は株式会社を忘れないようにしましょう。
企業によっては有限会社など変わる場合もあるので注意してください。
また、株式会社が前後変わる企業もあるので前もって確認しておきましょう。
個人名を書く際は最後に様を付けるようにします。
個人名が分からない場合は、ご担当者様と書くようにしてください。
お礼と挨拶
本文に入る前に一言お礼と挨拶を述べましょう。
いきなり本文に移っても相手も驚きますし、不自然です。
誰からの返信か分からないため、ここで自分の名前を忘れずに記載します。
この箇所自体は長くする必要はないため、「お世話になっております」「先日はありがとうございました」など一言記載しましょう。
本題
いよいよメールを書く際の重要な部分に移ります。
返信するべき内容をこちらに記載します。
相手の質問に対する回答を簡潔に分かりやすく書いてください。
無駄に長くすると読みづらくなって逆効果ですので、必要な文だけ書くようにしましょう。
相手に伝えるべきことが適切に伝わる意識をして書けば、問題なく作成可能です。
締め
本題を記載したら次は締めの文章を書いてください。
要件を伝えた後の一言で相手に好印象を残しましょう。
要件を伝えて急に文章が終わってしまうと、どうして良いのか企業側も戸惑ってしまいます。
それまで良い文章を書いていても、最後の締めで台無しにしてしまうのは勿体ないです。
凝った文である必要はなく、一文を添えるだけで良いので忘れずに記載しましょう。
署名
締めまで書いたら最後は署名の記載をします。
署名がなければ誰からの返信か分からず、無駄な対応をさせてしまいます。
署名の際は自分の名前、出身大学名、専攻学科、連絡先電話番号、連絡先メールアドレスを記載してください。
マイナビの返信機能なので連絡先メールアドレスは本来不要ですが、マイナビがシステムメンテナンスやサイトの接続不良で連絡が取れなくなるケースもあります。
不測の事態に備えて合わせて送るようにしましょう。
返信の記載事例
書き方を確認したところで、実際に返信する文章の記載事例を紹介します。
どのように返信するのかを把握し、問題なく返信ができるようにしていきましょう。
〈記載例〉
（件名）次回選考の日程調整の件について
（宛名）株式会社〇〇
人事部
〇〇様
（挨拶）お世話になっております。
就活大学の就活太郎と申します。
（お礼）次回面接のご連絡をしていただき、誠にありがとうございます。
（本題）今回おうかがいしました日程の中から、下記の日程を希望させていただきます。
〇月〇日（月）15時開始
（締め）お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
（署名）就活太郎
123-4567
〇〇大学〇〇部〇〇科
連絡先：000-0000-0000
E-mail：AAAA@AAAA.jp
文章自体は短めで済む場合が多いでしょう。
返信内容に応じて本題は変化しますが、それ以外の箇所はそこまで変わりません。
書き方の構成を頭に入れておきましょう。
企業に応じて一部省略する部分も出てくる可能性があるため、臨機応変に組み替えて返信を心掛けてください。
マイナビに限らず企業への返信は徹底する
企業から届いたメールにはマイナビに限らず、返信するのが基本です。
社会人となればメールでのやり取りも頻繁に行うため、メールの返信ができないと仕事ができない人間だと思われてしまいます。
マイナビの返信機能だけでなく、それ以外でも企業への返信は徹底してください。
通知機能などは常に設定しておいた方が見逃す心配もないでしょう。
まとめ
就活サイトとして役立つマイナビですが、返信機能を利用することでさらに就職活動を有利に実施可能です。
そのためにも企業からのメッセージに問題なく返信できるように、返信のやり方を徹底して覚えておきましょう。
記載例のような書き方を骨組みに返信文を作成するのと、素早く返信することを特に意識してみてください。
面接やエントリーシートも重要ですが、メールのやり取りの段階から選考は始まっています。
メールの返信でも気を抜かず、企業からの内定を勝ち取りましょう。
