新卒は秘書検定を取得して就活を有利に進めよう

はじめに

就活していると一度は耳にする「秘書検定」。

しかし、秘書検定について詳しく知らず、取得することで実際に就活で有利になるのか分からない人に向けて、取得することで得られるメリットについて解説していきます。

何級から取るのがおすすめなのかや、独学でも合格できる勉強法、検定合格後に自己PRで使える例文もあわせてご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

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秘書検定取得は就職で有利になる理由

ここからは、秘書検定を取得することが就職で有利になる理由を紹介していきます。

これから資格取得を目指す方は、ぜひ参考にしてください。

就活で自信が持てる

秘書検定では、敬語の使い方や、電話マナー、メール文章の書き方などのビジネススキルが身につけられます。

社会人になったら必要になるスキルを一足早く習得できるので、面接時の受け答えなど就活時にも自信をもって挑むことができるでしょう。

社会人に必要とされるスキルが習得できる

たとえ「秘書」として働くつもりがなくても、秘書検定を取得することで、学生生活では決して身につけられない社会人に必要とされるスキルが身につけられます。

秘書検定では敬語をはじめ、身だしなみやビジネスの場で必要な知識や、社会人なら知っておくべき一般常識などが習得可能です。

そのため就職後にも、同期よりも一歩先のステージで働くことができるでしょう。

面接の受け答えに不安がある就活生や、社会人としてやっていくのが不安な就活生は、不安を払拭するためにも秘書検定をぜひ受験してみてください。

秘書検定の資格取得そのものが好印象になる

秘書検定の資格を持っていること自体が、企業に好印象を与えられます。

どういうことかというと、先ほど解説したように、敬語や電話マナー、ビジネスの場での必要な知識が身についているので、社内外問わず社会人としての信用が得られるからです。

しっかりとビジネスマナーが身についていて、かつ周りへの気配りができる人は、一緒に働く仲間としても信頼できるでしょう。

さらに、企業の一員として取るべき言動についても学べるので協調性の高い人間性をアピールすることが可能です。

つまり秘書検定を取得していることで、一般常識からビジネスに必要なマナーを身につけていて、社内外でも良好な関係が築ける人材だと企業に認識させることができるでしょう。

秘書検定の概要

秘書検定を受けるにあたって知っておくべき概要について解説していきます。

秘書検定を取った方が良いのは分かったけど、詳しくは知らないという人は要チェック。

試験概要

秘書検定は、公益財団法人実務技能検定協会が運営し、文部科学省が後援する資格です。

受検資格はなく、基本的に誰でも受検することができるでしょう。

また、試験会場は全国各地にあるので、誰でも受けやすい資格です。

秘書検定の試験形式は筆記のみで、9割がマークシート形式で残りの1割が筆記試験となります。

検定の内容は、身だしなみや人柄などの秘書としての資質をはかる問題や、ビジネスに関する知識、財務や経営などの一般知識、敬語などのマナーや接遇、事務管理業務や会議の準備などの技能の5つの項目から出題されます。

また、秘書検定では全ての級位の試験が「理論」と「実技」の2つに分かれており、それぞれの試験で6割以上の点数を獲得することが合格基準です。

「理論」の試験では、主に秘書としての能力を問われ、応対力や秘書に関する知識も求められます。

「実技」の試験では、ビジネスマナーや言葉遣いをはじめ、事務用品に関する問題も出題されます。

普段の生活ではあまり馴染みのない常識も出題されるため、十分な対策が必要です。

級位

級位は、「3級」「2級」「準1級」「1級」の4つがあり、それぞれ受験料や試験時間、受験場所は異なります。

それぞれの級位の受験料・実施時期・試験時間については下表をご覧ください。

受験料に関しては、準1・2級を併願する場合は5,300円、2・3級を併願する場合は6,900円です。

2つの級位を一度に受けることで、受験費用を押さえることができるでしょう。

試験形式は、3級・2級・準1級はマークシート形式および記述形式となり、1級は全ての問題が記述形式です。

また、準1級と1級は筆記試験合格後に実技試験があります。

この二次試験では、面接試験が実施され、言葉遣いや、しぐさや振舞いなど、ビジネスマナーに関するロールプレイングを通して、審査されます。

「丁寧であるか」「明るくハキハキしているか」「きちんとしているか」などが評価され、合否が決まるのです。

もちろん、筆記試験が高得点であっても、二次試験でも評価されなければ合格は難しくなります。

筆記試験・面接試験のどちらもバランスよく勉強しましょう。

合格率

級位ごとの合格率は下記のものです。

当然のことながら、級位が上がるごとに合格率は低くなっていきます。

2級と準1級では合格率にかなり差があることが分かります。

はじめて受験するなら3級か2級が良いでしょう。

はじめは秘書検定2級の取得がおすすめ

3級でも履歴書に記載が可能ですが、まずは2級の取得を目指すのがおすすめです。

合格率を見ても、6割の人が合格しているので、はじめにトライするのに難しすぎない難易度といえます。

2級も3級も実際の業務を想定して問題が作成されており、2級の問題は3級よりも少し複雑になっているため、就活で活かすにしても2級が良いです。

試験は2月・6月・11月の年3回受験できますが、受けられる機会に限りがあったり、不安のある方は3級との併願受験が良いでしょう。

秘書検定は独学でも取得可能！

2級までは特に、独学で合格が可能です。

先ほども記載したように、2級の合格率は60%で、筆記試験のみなので独学で十分合格を目指せます。

実際の勉強時間や勉強法を解説していきます。

独学の場合の勉強時間はどのくらい？

秘書検定を独学する場合の勉強時間の目安は、30～50時間です。

サークルやアルバイトなどで忙しい中でも一日1時間の勉強時間を捻出できれば、1ヶ月の勉強期間で合格できるでしょう。

まずは直近の受験日を確認し、そこから逆算して勉強時間を確保するスケジューリングから行いましょう。

独学でも合格できる参考書選びのポイント

独学でも合格を目指せる参考書選びのポイントは、下記のものです。

一番に見てもらいたいポイントは、解説の分かりやすさと、基本的な内容も記載されているかどうかです。

また、実際に問題を解くことで理解が深まるので、問題集がセットになった参考書をおすすめします。

ネットショップで購入する場合は、著者や出版社、口コミ評価を確認して選ぶと失敗しづらくなります。

また、時代の流れに沿って、ビジネスの世界における常識も変化しているので、秘書検定の参考書はなるべく最終改訂のものを選ぶようにしましょう。

問題集や過去問を解く

参考書を決めたら、まずは1冊を完璧に理解しましょう。

その後付属の問題集や過去問を解いて、学習した内容を頭に定着させます。

1回解いて終わりにするのではなく、間違った問題は何度も解き直すなど、同じ問題集を2周か3周解くのがおすすめです。

サイトやアプリを使う

大学に通ったり、アルバイトをしたり、サークルや就活など色々なものと両立しながら学習していくためには、隙間時間を有効活用することが大切になります。

そこで、隙間時間を有効活用できるサイトやアプリを使っての学習がおすすめです。

サイトやアプリはスマホ1つあれば、いつでもどこでも学習できるので、隙間時間にもってこいです。

移動時間や寝る前など、自分の好きなタイミングで学習できるでしょう。

おすすめのアプリ

秘書検定取得に使えるおすすめのアプリを3つご紹介します。

1. 秘書検定2級試験対策【2022】　App Store
2. 秘書検定 2級3級 試験対策 アプリ-オンスク.JP　Google Play
3. パブロフ秘書検定2級　App Store / Google Play

秘書検定取得で自己PRにもなる

秘書検定を取得すれば、履歴書に自己PR文を書けたり、ガクチカとしてエントリーシートに記載可能です。

秘書検定取得を履歴書やエントリーシートでアピールするポイント

ただ秘書検定を独学で取得しただけでは、アピールポイントとして薄いです。

なぜなら企業は、あなたの実績やエピソードだけが知りたいのではなく、あなたの人となりも知りたいからです。

そのため、秘書検定の取得で、どのように成長し、入社後にどう活躍できるかをアピールする必要があります。

秘書検定取得のために、自分がどのような努力や工夫をして、何を学び、入社後にどう活用するのかをアピールしましょう。

取得した理由を明確にする

秘書検定の取得を自己PRとして利用したいなら、なぜ取得しようと思ったのか理由を説明することも必要です。

ただビジネススキルを身につけたいと思ったからだったり、皆が受験しているから、ただ資格が欲しかったからではなく、入社後にどう活用できるのかを企業は見ているので、もっと具体的な理由が求められます。

さらに就活先の企業や職種、実際に携わる業務について事前にイメージし、実際の業務に必要な知識が身につくから取得を目指しましたなど、入社後に活かせる理由を説明できるようにしましょう。

自分の入社後についてイメージトレーニングし、目標を明確にしたら、そこに向かって具体的な計画を立て、目標を達成するために秘書検定の取得にトライしたことをアピールできるかがポイントです。

ガクチカの例文

では、ガクチカではどのように秘書検定取得をアピールすればいいのか、具体的な例文をみていきましょう。

秘書検定取得をガクチカでアピールするには、下記のポイントを押さえましょう。

こういったポイントを押さえて、他の就活生と差別化できるガクチカを書いていきましょう。

ポイント：結論ファーストで記載できている点は評価ポイントに該当するでしょう。

文章も分かりやすく、エピソードを順序だてて説明できています。

自分が苦手とするポイントを把握できており、苦手克服に向けてどのように工夫して努力したかも書けています。

入社後のビジョンが明確で、継続的な努力ができることもアピールできています。

自己PRやガクチカ作成時の注意点

秘書検定を自己PRやガクチカのエピソードとして使う場合、アピールの仕方によっては、かえって評価を落としてしまう可能性があります。

そのような事態を避けるために、注意すべきポイントについて解説します。

これらのポイントは、自己PRやガクチカ以外の項目を記入する場合や、他の資格をアピールする場合にも注意する必要があります。

①資格の難易度を強調しない

秘書検定に限らず、どんな難関資格を取得したとしても、難易度をアピールするのはあまり得策ではありません。

企業がガクチカで重視する点は肩書きなどではなく、就活生の価値観や人間性です。

また、資格を取得しても、実践で役立つ技術が身についていなければ意味がありません。

ここで資格取得の難しさや自分の賢さをアピールしてしまうと「実務で必要な技術より肩書きを優先する人」「高慢な人」と判断されて、低評価となってしまいます。

ガクチカのテーマに秘書検定取得を選ぶのなら、資格取得のために努力した過程や、実際に身につけた技術についてアピールしましょう。

多くの企業が求めるのは「優秀だが人間性が良くない人」よりも「謙虚で継続的な努力ができる人」「入社後に役立つ技術を持っている人」です。

②自己PRや志望動機に活かす

秘書検定の取得を、自己PRや志望動機に活かすことによって、より一人の人間として筋が通って見えます。

もともとの自分の夢や、やりたいことに繋がっていれば、就活にも活かすことができるので志望動機として十分にアピール材料となります。

しかし自己PRや志望動機に関連性がなく、最終目的が資格取得となってしまっていると、就活でも入社することが最終目標なのではないかと思わせることとなり、入社後の期待値が下がってしまうことになりかねません。

だからこそ自分の夢と関連性を持つことで、入社後に活躍する姿まで想像させるような自己PRや志望動機にすることが理想といえます。

③秘書検定を活かして実務経験を積む

資格を取得するだけでなく、インターンやアルバイトなどで実務経験を積んで、入社後どのように貢献できるのかを具体的に説明できることで、他の就活生との差別化を図ることが可能です。

実務経験があれば入社後も円滑に業務にあたれることから、即戦力として働けることを示せます。

また実務経験がない就活生と比べると、資格で学んだ知識や技術がより定着し、秘書業務に必要なマネジメント能力やコミュニケーション能力を身に付けることができるでしょう。

実務経験があることで、業務に関する理解度が高いことや、入社後も早々に業務を覚えられることをアピールでき、即戦力として活躍できることを伝えましょう。

④業界研究をする

秘書検定の取得をアピールして、それぞれの企業に入社後にどのように貢献することができるのかを、業界研究を通して考えてみましょう。

志望する企業の業務内容や役割、どのような事柄で貢献できるのかを理解して、逆質問などでより具体的な質問をすることにより好印象を与えることも可能です。

しかし、企業や業界の分析をせずに、秘書検定がどのような場面で活かせるのかを理解できていないと、せっかく秘書検定を取得したにもかかわらず、アピールの内容が薄くなってしまいます。

そうなると深みがなくなってしまい、逆に悪印象となってしまう可能性があるので注意しましょう。

まとめ

新卒は、秘書検定の取得で就活を有利に進められます。

検定の概要や独学の方法についても解説したので、興味のある方は勉強してみてくださいね。

秘書検定は履歴書での自己PRやエントリーシートのガクチカなどでもアピールが可能です。

ただし、ただ単に検定を取得したことをアピールするのでは意味がありません。

自分が入社後にどのように企業に貢献できるのかをアピールする必要があります。

アルバイトやインターンで経験を積めば、他の就活生とさらに差別化を図ることができるでしょう。

この記事が少しでも皆さんの就活に役立てば幸いです。

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