【就活生の電話マナー】シチュエーション別にポイントを解説！
2024/4/27更新
はじめに
就活していると、必須になってくるのが電話のマナー。
就活では自分から電話をかけたり、企業からの電話を受けたり、なにかと電話する機会がありますよね。
電話に慣れていないせいで、企業の担当者との電話で失礼なことを言ってしまっては、せっかくのチャンスを逃してしまう可能性があります。
電話ではお互いの顔が見えない分、言葉遣いやマナーに気を配る必要があります。
そこで今回は、基本的な電話マナーのポイントや、電話をかけるとき、受けるときに分けて、それぞれ知っておくとよいマナーやポイントについて解説します。
「電話は苦手だな」という人や、「電話のかけ方・受け方が分からない」、「電話のマナーが知りたい」という人はぜひ最後まで読んでみてくださいね。
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電話マナーのポイント
電話マナーのポイントを、電話対応全般、電話を受けるとき、電話をかけるときに分けて解説していきます。
電話対応全般
電話の受け答え全般で大事なマナーポイントを押さえておきましょう。
- 明るくハキハキとした口調で丁寧に話す。
- 「笑声」を意識する。
- メモとペンを手元に用意しておき、大事な情報（場所・日時・電話番号など）を復唱することで確認をとる。
- 相手の声が聞こえづらいときは、あいまいな返事をするのではなく、「恐れ入りますが、お電話が遠いようです」と遠回しに伝えましょう。
- 相手の言葉をさえぎらず、最後まで聞きましょう。
電話を受けるとき
電話を受けるときに必要なマナーのポイントは下記のものになります。
- 電話が鳴ったら、3コール以内に出ることを意識する。
3コール以上待たせてしまった場合は、「お待たせいたしました」と一言付け加える。
- 相手からの反応を待つのではなく、まずは自分から名乗り出る。
- 騒がしい場所にいる場合は、事情を話して、自分から掛け直す旨を伝える。
- 相手が電話を切るまで待って、自分から電話を切らない。
こちらから電話をかけるとき
電話するときに必要なマナーのポイントは下記のものになります。
- 電話をかける前に、要件をまとめておく
- 企業の始業直後、就業直前、昼休みなど、忙しかったり迷惑になる時間帯を避ける
- なるべく静かな場所、電波の届きやすい場所で電話をかける
- 相手が電話に出たら、自分から名乗って、繋げてもらいたい相手の部署名と名前を伝える。
- 話が長くなりそうなら、相手の都合を伺う
【実践編】シチュエーション別の例文と対処法
企業からの電話を受ける場合
企業からかかってきた電話に出る場合の例文をご紹介し、対処法について解説します。
| 自分：はい、〇〇〇〇です。 企業：株式会社××××の△△と申します。 今、お時間よろしいでしょうか？ ＜電話に出られる場合＞ 自分：はい、大丈夫です。※① 企業：この度は弊社の説明会（一次面接）にご応募頂き、有難うございました。 書類選考の結果、次の面接選考に進んで頂きたく、ご連絡いたしました。 つきましては、×月×日の××時に弊社の本社ビルにお越し頂きたいのですが、ご都合はいかがでしょうか？※② 自分：有難うございます。 ×月×日の××時ですね。 どなた様宛にお伺いすればよろしいでしょうか。 企業：人事部の〇〇宛にお願いいたします。 自分：かしこまりました。 御社の本社ビルに、×月×日の××時、人事部の〇〇様宛にお伺いいたします。※③ 企業：お願いいたします。 自分：当日は宜しくお願いいたします。 企業：それでは失礼いたします。 自分：失礼いたします。※④ ＜電話を受けられない場合＞ 自分：ただ今外出中でして、落ち着いてお話しさせて頂くことが難しいので、〇分後にかけ直させて頂いてもよろしいでしょうか。※⑤ 企業：分かりました。 では、090-××××-××××、〇〇宛にご連絡をお願いいたします。 自分：有難うございます。 復唱いたします。 090-××××-××××、〇〇様で、よろしいでしょうか？※③ 企業：はい、問題ございません。 自分：承知いたしました。 それでは、〇分後にご連絡いたします。 人事：宜しくお願いいたします。。 失礼いたします。 自分：失礼いたします。※④ |
注意すべきポイント
※①
電話はなるべく3コール以内に出るようにしましょう。
3コール以上経ってから出た場合は、「お待たせいたしました。」と一言伝えましょう。
電話に出たら「もしもし」と言わず、「はい、〇〇です。」と名乗るのがビジネスマナーです。
※②
都合が悪い場合は、理由についてもきちんと伝えましょう。
「他の日時はありますでしょうか？」と他の日時でも可能かどうかを確認しましょう。
※③
場所・日時・人の名前など、重要な情報はメモを取って相手に確認しましょう。
※④
相手からかけてきた電話なので、相手が切るまで自分から切らないこと。
電話はかけた人が切るのがマナーです。
インターンシップや説明会・面接への参加を辞退する場合
インターンシップや説明会・面接への参加を辞退する場合の例文をご紹介し、対処法について解説します。
| 自分：お忙しいところ恐れ入ります。 わたくし、御社の説明会へ参加予定の××大学の〇〇〇〇と申します。 人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？※① 企業の取次者：〇〇ですね、少々お待ちください。※② 人事：お電話変わりました。〇〇です。 自分：お忙しいところ恐れ入ります。 わたくし、御社の説明会への参加を予定しております××大学の〇〇〇〇と申します。今、少しだけお時間よろしいでしょうか？※③ 人事：はい、どのようなご用件でしょうか？※④ 自分：先日は説明会参加内定の通知を頂きまして、誠に有難うございました。 実は、身に余るお話ですが、御社の説明会への参加を辞退させて頂きたいと思いまして、ご連絡いたしました。 人事：残念です。 差し支えなければ、理由を聞かせてもらえませんか？ 自分：実は御社の他にもエントリーしていた企業がありまして、そちらからも参加可能とのご連絡を頂きました。 両方とも参加することも検討したのですが、日程の調整が難しい部分がありまして、今回は現時点でより関心のあるもう1社に参加したいと考えました。 本当に申し訳ありませんでした。※⑤ 人事：そうなのですね。 残念ですが、仕方ないですね。 引き続き就活の方頑張ってください。 自分：有難うございます。 失礼いたします。 人事：失礼いたします。 |
注意すべきポイント
※①
担当者名が不明な場合は、「説明会のご担当者様に代わって頂きたいのですが、いらっしゃいますでしょうか？」と伝えるとよい。
※②
担当者が不在の場合は、何回もかけ直すと会社側に負担がかかってしまうので、「何時頃お戻りの予定ですか？」と必ず戻り時間を確認して、「〇時ですね。ではまたその頃に、こちらから改めてお電話させて頂きます。」と伝えてこちらからかけ直しましょう。原則として、説明会という貴重な機会を頂いたお礼と、辞退のお詫びは自分で伝えましょう。
※③
取り次いでもらったら、改めて自己紹介を行いましょう。
また、先方が忙しい可能性があるので、本題に入る前にきちんと相手の都合を確認しておきましょう。
※④
相手が忙しい場合、相手からかけ直してくれる場合もありますが、そうでないときは、「何時頃でしたらご都合よろしいでしょうか？」などと手が空く時間を確認して、自分からかけ直しましょう。
※⑤
このほかに大学のゼミ合宿や集中講義の日程と重なったなどの理由が挙げられますが、どういった理由であっても、相手に失礼のないよう、真摯な態度で説明し、お詫びの気持ちを伝えましょう。
電話を折り返す場合
電話を折り返す場合の例文をご紹介し、対処法について解説します。
| ＜会社の番号に折り返す場合＞ 自分：△△大学×年生の〇〇〇〇です。 本日、×時××分ごろに、お電話を頂きましたので折り返しお電話させていただきました。 人事部の〇〇様をお願いいたします。※① ＜携帯電話へ折り返す場合＞ 自分：△△大学の〇〇と申しますが、〇〇様の携帯番号でお間違いないでしょうか」
企業の担当者：はい、〇〇です。 自分：先ほどは、お電話を頂き有難うございました。 電話に出られず失礼いたしました。※② |
注意すべきポイント
※①
相手が出たら、まず自分の所属する大学・学部、学年、名前を伝えましょう。
※②
電話を頂いたお礼と、出そびれてしまったお詫びを伝えましょう。
このときに、電話に出られなかった理由を伝える必要はありません。
その後は、事前にまとめておいた質問事項を正しい敬語で話すよう意識しましょう。
電話を切るときも、先ほどと同じようにお礼を伝え、丁寧な電話対応を心がけて、最後まで気を抜かないよう気を付けてください。
内定電話を承諾する場合
内定通知の電話を受け、入社を承諾する場合の受け答えの例文を紹介します。
| 自分：内定のご連絡を頂き、有難うございます。※① ぜひ、御社に入社したいと考えております。 どうぞよろしくお願いいたします。 今後の流れや、やっておくべきことがありましたら教えて頂けますでしょうか？※② 人事：～～（内容を伝える） 自分：今後の流れと入社前にやっておくこと、承知いたしました。 改めて、内定のご連絡有難うございました。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。※③ |
注意すべきポイント
※①内定をもらったことに対してのお礼と承諾の意思を伝えましょう。
※②今後の予定について確認しましょう。
※③電話を切る前に、再度感謝を伝えましょう。
内定電話を辞退する場合
内定通知の連絡をもらったものの、辞退したい場合の受け答えについてご紹介します。
すでに他社から内定をもらっていて入社を決めているのであれば、内定辞退の連絡は自分からすべきです。
もしも連絡し忘れてしまっていた場合は、連絡が遅くなってしまったことに対するお詫びの言葉も伝えましょう。
| 自分：内定のご連絡、有難うございます。※① 評価して頂き大変嬉しく思っておりますが、入社を辞退させて頂きたいと考えております。※② 自分の適性を深く考えた結果、もう一方の企業へのご縁を感じたためです。※③ 貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。※④ 本来ならば、私の方から内定辞退のご連絡をすべきところでした。 ご連絡が遅くなってしまい、申し訳ございませんでした。※⑤ |
注意すべきポイント
※①内定の連絡を頂いたことについて、お礼を伝えましょう。
※②辞退の意思を伝えましょう。
※③理由は簡潔に伝えましょう。
※④お詫びの言葉も必ず伝えましょう。
※⑤入社を期待させてしまったことについて、重ねてお詫びしましょう。
内定を保留する場合
一度内定を辞退したら取り消すことはできません。
一旦保留にしておいて、考えをまとめた後、日を改めて返事をするのも1つの手です。
内定を保留する場合の例文を紹介します。
| 内定のご連絡、有難うございます。※① 評価して頂き、大変嬉しく思っておりますが、まだ結果待ちの選考がありまして、その結果が出てから判断したいと考えております。※② 勝手なお願いとなり誠に申し訳ございませんが、◯月◯日まで返事を待っていただくことは可能でしょうか。※③ 私から◯◯◯様にお電話させて頂きます。 |
注意すべきポイント
あいまいな返事で相手に迷惑をかけないよう、具体的にいつまでに決めるという期日を設定してから、きちんと伝えるのがポイントです。
※①内定の連絡をもらったことについて、お礼を伝えましょう。
※②保留の意思と保留する理由を簡潔に伝えましょう。
※③いつまでに変事をするのか、具体的な日にちを伝えましょう。
内定電話に出そびれてしまい、折り返す場合
移動中や授業中などで、電話に出られないこともあるでしょう。
自分から折り返し電話をかけるときの注意事項と例文を紹介します。
| 自分：お忙しいところ恐れ入ります。 ◯◯大学××学部□□学科の◯◯と申します。※① 先ほど、採用担当の◯◯様からお電話を頂いており、折り返しの連絡をいたしました。 〇〇様に代わって頂けますでしょうか。※② 先ほどお電話頂きました、◯◯大学××学部□□学科の◯◯です。※③ 電話を頂いたにもかかわらず、出られず申し訳ございませんでした。※④ お電話のご用件をお伺いできますでしょうか。 |
注意すべきポイント
着信に気づいた時点ですぐに折り返し電話するのがマナーですが、終業時間を過ぎていた場合は翌日にかけ直します。
ただし、午前中は忙しくしている時間帯のため避けましょう。
昼休みの時間も迷惑になるため避けましょう。
土日が休みの企業からの着信で、金曜日の夜に電話があったことに気づいてしまった場合は、休みを避けて、月曜日にかけ直しましょう。
なお、留守番電話のメッセージも要チェックです。
「◯時頃に改めてご連絡します」などとメッセージが入っているかもしれません。
電話を折り返すときは、名前と大学名・学部・学科を伝え、採用担当者に電話を代わってもらいます。
担当者が電話に出たら再度名乗り、電話に出られなかったことについて、お詫びしましょう。
※①まずは自分から名乗りましょう。
その際、名前だけでなく、大学名・学部・学科もあわせて伝えましょう。
※②取次者に採用担当者の名前を伝えて、取り次いでもらう。
※③取り次いでもらった後も、もう一度自己紹介を忘れずにしましょう。
※④電話に出られなかったことについて、お詫びの言葉を伝えましょう。
参照ページ
就活生が電話で間違えやすい言葉
普段使い慣れない言葉で、うっかりマナー違反にならないように、電話の際に間違いやすい言葉について確認しておきましょう。
- 貴社：「貴社」は書き言葉なので、話し言葉である「御社」が正しいです。
- 了解しました：部下や同僚などに使う言葉なので、目上の人に対して使うときは「承知しました」や「かしこまりました」が正しいです。
- 社長様：社長に「様」は付けず、正しくは「社長」です。
そのほかにも、間違えやすい言葉について表にまとめました。
| 間違い | 正しい |
| これ・それ・あれ・どれ | こちら・そちら・あちら・どちら |
| 後で、少ししてから | 後ほど |
| さっき、ちょっと前 | 先ほど |
| 誰ですか？ | どちら様でしょうか？ |
| どうでしょうか？ | いかがでしょうか？ |
| すみません | 申し訳ありません・申し訳ございません |
| すみませんが | 恐れ入りますが・申し訳ございませんが |
| さようなら・失礼します | 失礼いたします |
| どんな用でしょうか？ | どのようなご用件でしょうか？ |
| 電話の声が小さいのですが | 電話が遠いようでございますが |
| ちょっと待ってください | 少々お待ちください |
| 今日 | 本日 |
| あした | みょうにち |
| きのう | さくじつ |
| とても失礼ですが | 誠に失礼ではございますが |
| その件について | その件につきましては |
| 担当者さん | ご担当者様 |
参照ページ
電話マナーと会話例文「かけ方・受け方・折り返し」就活生が知っておくべきビジネスマナー | White Career byホワイト財団
笑声（えごえ）で印象力アップ！
笑声とは、声を聴くだけで、相手が笑顔であると想像できる声のことです。
ラジオやコールセンター、ニュースキャスターやアナウンサーなど、声を伝える仕事でも使われています。
電話はお互いの表情や仕草などが見えず、相手に関する情報が声だけになるため、ボソッと小さな声だと、暗い印象を与えかねません。
そうなると就活で不利になってしまう可能性があります。
明るく親しみやすい人柄を前面にアピールするために、笑顔で話す「笑声」をマスターしましょう。
電話であっても、目の前に相手がいると思って笑顔で話すことを意識すれば、マスターできるはずです。
笑声のポイントは、背筋をピンと伸ばし肩の力を抜いて、声は普段よりワントーン高くして話しましょう。
明るくハキハキと話すことを意識して、印象力アップのためにぜひ身に着けてくださいね！
まとめ
企業との電話応対は、ないがしろにしてしまうと就活そのものに響いてしまう可能性があります。
電話ではお互いの顔が見えない分、目の前に相手がいると思って「笑声」で明るく丁寧な対応を心がけましょう。
また、電話する際はメモを準備しておくと、大事な内容を残しておくことができますので、大事な情報は、復唱して相手に確認してミスを防ぎましょう。
間違えやすい言葉についてもチェックして、企業に対して失礼な対応にならないよう、正しい敬語が使えているか確認することが大切です。
電話での印象力アップに効果的なのが「笑声」です。
ぜひ笑声を身に着けて好印象をゲットしてくださいね。
