エントリーシートと履歴書の違いって何？それぞれの書き方のコツを徹底解説！
2024/04/12更新
はじめに
書類選考では、エントリーシートと履歴書を一緒に提出するのが一般的です。
しかし、志望動機や自己PRなど共通した項目があると、なぜ両方提出しないといけないのか疑問をもつ方もいるでしょう。
この記事は、以下のような点を知りたい就活生を対象にしています。
- エントリーシートと履歴書の違いは？
- エントリーシートと履歴書の書き方は？
エントリーシートと履歴書の注意点や、書き方のコツを分かりやすく解説していますので、ぜひ最後までご覧ください。
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エントリーシートと履歴書の違い
エントリーシートと履歴書は共通している点が多くあり、厳密に違いがあります。
エントリーシートと履歴書の違いをしっかりおさえて就活に臨みましょう。
エントリーシートとは
エントリーシートは、就活の選考過程で非常に重要な役割を果たす書類です。
企業は、エントリーシートを通して、応募者の基本情報や志望動機、自己PRなど、選考に必要な情報の記載を求めます。
就活生全員の情報を同じ形式で比較検討できるよう、フォーマットや文字数が指定されていることが多いのが特徴です。
企業は、エントリーシートを通して、就活生の人柄をより深く知ることを重視しています。
応募者の個性や強み、価値観などを理解することで、自社の求める人物像に合致するかどうかを見極めています。
多くの企業ではエントリーシートの内容が選考の重要な判断材料となっており、書類選考だけでなく、面接でもエントリーシートに触れられることが少なくありません。
履歴書とは
履歴書は選考後も長い間保管される公的な書類です。
入社後は、名前・生年月日・学歴などの基本情報がデータとして残されます。
正確な情報を漏れなく書くことが求められ、もしうその記載があったら、私文書偽造として罰せられる可能性があることを覚えておきましょう。
入社後に発覚したら、解雇になりかねないので、履歴書の重要性をよく理解して、誠実に書くことが大切です。
フォーマットはメーカーによって少しずつ違いがあるものの、書く内容はほとんど同じです。
企業によっては、大学指定の履歴書の使用を求められる場合もあります。
エントリーシートと履歴書は、あなたの魅力を企業に伝える重要な書類なので、それぞれの特徴をよく理解して、準備に取り組んでいきましょう。
参照ページ
エントリーシートと履歴書を作成する際の注意点
ここでは、エントリーシートと履歴書を作成する際に注意すべき点について紹介します。
同じ内容を書いても問題はない
エントリーシートと履歴書は似ていますが、目的が異なります。
エントリーシートは選考のために使われる書類、履歴書は入社後も長期的に保管される個人データなので、同じような内容を書いても問題はありません。
選考の際、企業が主に見るのはエントリーシートのほうです。
エントリーシートと履歴書に同じ内容の項目があったとしても、選考ではエントリーシートの欄を重点的にチェックされます。
だからこそ、エントリーシートの「自己PR」や「志望動機」の欄は、しっかりと魅力的に書き、履歴書はエントリーシートの要点を書くイメージをもつとよいでしょう。
矛盾しないように書く
エントリーシートと履歴書を書く際、内容に一貫性をもたせることは大切なポイントです。
両方の書類で書いている内容が一致しないと、企業の人事担当者を困惑させてしまうからです。
矛盾があるとあなたの人となりや経験に対して、不信感を抱かれてしまう可能性があります。
あなたの魅力が伝わらない可能性が高くなるのです。
そのため、エントリーシートと履歴書を書く際は、情報の一貫性を保つように心がけましょう。
両方の書類で同じ経験やエピソードを書く場合は、内容が食い違わないように気をつけてください。
なるべく空白を作らない
エントリーシートと履歴書を書く際は、なるべく空白を作らないように心がけることが大切です。
それぞれの書類で指定された文字数の9割以上は埋めることを意識してください。
空白が多いと熱意が伝わらず、「この人は本当にうちの企業に興味があるのかな」と思われてしまうかもしれません。
ただし、指定文字数を上回らないように注意をしましょう。
指定文字数を上回る文章を書いてしまうと「ルールを守れない人なのかな」と思われるかもしれません。
文字数を意識しながらも、あなたの魅力や熱意が存分に伝わるような内容を心がけましょう。
面接で質問されることを想定しながら書く
エントリーシートと履歴書を書く際は、面接で質問されることを想定しながら書くのが重要です。
なぜなら、面接では主に、エントリーシートや履歴書に書かれた内容を参考にしながら質問が進められるからです。
そのため、エントリーシートや履歴書を書くときは、「面接ではどんなことを聞かれるだろうか」と考えながら記入するようにしましょう。
また、応募書類にインパクトを与えるために盛ったエピソードを書くのは避けたほうが無難です。
面接で突っ込んで質問されたら困ってしまうような内容は、書かないほうが賢明でしょう。
もちろん、アピールポイントはおさえつつ、面接官の興味を引くような内容も盛り込むことは重要です。
飾り過ぎず、あくまで真実を伝えることを心がけてくださいね。
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エントリーシートと履歴書の入手方法
エントリーシートは企業が独自に配布するものです。
そのため、エントリーシートは企業を通してのみ入手でき、内容や提出方法も企業によって異なります。
エントリーシートの主な入手方法は、以下の3つのパターンです。
- 企業のホームページからダウンロード
- エントリー後に企業から郵送されてくる
- 説明会で直接受け取る
それぞれの企業の採用情報をしっかりとチェックして、指定された方法で入手してください。
一方、履歴書は自分で用意するのが基本です。
ただし、企業によっては履歴書の形式や提出方法が指定されているケースがあります。
たとえば、「パソコンで作成してください」「A4サイズの履歴書を使用してください」といった指示があることも珍しくありません。
企業側の指示をしっかりと確認して、求められる形式の履歴書を用意しましょう。
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手書きとパソコン作成、自分の好きなほうでOK
エントリーシートと履歴書は、企業からの指定がない限り手書きかパソコンです。
作成しやすいほうを選びましょう。
手書きの良さは、あなたの人柄や誠実さが伝わりやすいことです。
丁寧な字で書くことで、「この人は几帳面で真面目そうだな」という印象を与えられるかもしれません。
一方、パソコンで作成する利点は、見た目の美しさと編集のしやすさです。
フォントや文字の大きさを調整することで、読みやすく洗練された印象を与えられるでしょう。
また、手書きで作成するときは、まず記載する内容をパソコンで作成して、それを見ながら清書するとミスを減らせますよ。
参照ページ
エントリーシートの書き方のコツ
エントリーシートを書く前に、ポイントをおさえておきましょう。
ここでは、エントリーシートの書き方のコツを紹介します。
ＰＲＥＰ法で書く
エントリーシートを書く際は、PREP法と呼ばれる書き方を活用すると、読みやすくなります。
PREP法とは、「Point（結論）→Reason（理由）→Example（具体例）→Point（結論）」の頭文字を取ったもので、この順序で文章を構成する方法です。
ビジネス文書でよく用いられる書き方です。
まず、書き出しで結論を述べます。
たとえば、「私は御社でマーケティングの仕事がしたいと考えています」といった書き方です。
次に、その結論に至った理由を説明します。
「なぜマーケティングがしたいのか」「なぜその企業を選んだのか」といったことを、具体的に書いていきましょう。
そして、理由を裏付ける具体例を挙げます。
たとえば、「御社の商品開発の姿勢に感銘を受けました」といったエピソードを盛り込むことで、あなたの主張に説得力が生まれるでしょう。
最後に、冒頭で述べた結論を再度まとめます。
PREP法で文章を書くことで、論理的で分かりやすい文章になりますよ。
人に見てもらう
エントリーシートと履歴書を書き上げたら、第三者の目で見てもらうことをおすすめします。
第三者の視点でチェックしてもらうことで、客観的なアドバイスが期待できるからです。
特に、キャリアセンターの職員やキャリアアドバイザーなどに見てもらうのがおすすめです。
就活のプロの目で見てもらうことで、的確な指摘が期待できますよ。
履歴書の書き方のコツ
履歴書もエントリーシート同様、書き方のポイントをおさえることが重要です。
ここでは、履歴書の書き方のコツを紹介します。
分かりやすく簡潔に書く
履歴書を書くうえで最も大切なのは、過去から現在に至るまでの経歴を分かりやすく伝えることです。
あなたがどのような人生を歩んできたのか、採用担当者にストレートに伝わるような書き方を心がけましょう。
採用担当者は、多くの就活生の履歴書に目を通す必要があるため、文章は簡潔に書くようにしてください。
ダラダラと長い文章では、読み飛ばしてしまうかもしれません。
特に、一文が長くなりすぎないように気をつけてください。
たとえば、「私は大学時代、サークル活動に熱心に取り組み、さまざまなイベントの企画・運営に携わり、リーダーシップを発揮して、メンバーをまとめ上げ、成功させてきました」などと、一文に多くの情報を詰め込むのは避けましょう。
「大学時代はサークル活動に熱心に取り組みました。イベントの企画・運営を担当し、リーダーシップを発揮してメンバーをまとめ、成功に導きました」というように、短い文章で区切って書くと見やすいでしょう。
また、同じ表現を繰り返し使わないように注意することも大切です。
履歴書は、あなたという人物を採用担当者に伝える重要な書類なので、過去から現在までの経歴を、分かりやすく簡潔に伝えることを心がけてください。
エントリーシートと違うエピソードを盛り込む
履歴書を書く際、エントリーシートと全く同じ内容にするのではなく、別のエピソードを盛り込んだり、工夫して内容を膨らませたりすることを意識しましょう。
たとえば、ガクチカを書く場合、エントリーシートではアルバイトの経験について書き、履歴書では部活動のエピソードを中心に書く、などシチュエーションを分けて書くのがおすすめです。
エントリーシートと履歴書で異なるエピソードを取り上げることで、あなたの人間性や能力の多様さが伝わります。
採用担当者が「この人なら活躍できそうだ」と感じるような内容を目指して、工夫を重ねてくださいね。
エントリーシートと履歴書の共通項目の書き方
ここではエントリーシートと履歴書に共通する項目についての書き方を詳しく紹介します。
志望動機の書き方
志望動機では、あなたの志望度の高さや企業との相性が見られるので、採用担当者に響く内容を書く必要があります。
大切なのは、なぜほかの企業ではなく、その企業を選んだのかを明確にすることです。
表面的な理由ではなく、その企業の理念や事業内容、社風などに共感した点を掘り下げて書きましょう。
また、志望度の高さと情熱をアピールするためには、その企業で具体的にどのような仕事をしたいのかを伝えることが有効です。
さらに、企業研究を徹底的に行い、その企業の求める人物像に自分がマッチしていることを伝えるのも大切です。
企業の経営理念やビジョン、求める人物像をしっかりと把握したうえで、自分の強みとリンクさせて書きましょう。
志望動機は、あなたと企業の相性を示す大切な項目です。
なぜその企業を選んだのかを深掘りし、具体的な仕事へのイメージを伝え、企業の求める人物像に自分がマッチしていることをアピールしましょう。
真摯（しんし）な思いが伝わる志望動機を書けば、きっと採用担当者の心に響くでしょう。
自己PRの書き方
自己PRは、あなたの魅力を存分にアピールできる重要な項目です。
ここでは、あなたの強みが企業の求める人物像と合致しているかが見られます。
また、入社後に活躍してくれそうな人材かどうかも、自己PRから判断されるでしょう。
限られた文字数の中で、いかに印象に残る自己PRを書くかが重要です。
まずは、自分の強みを明確にすることから始めましょう。
「粘り強さには自信があります」など、自分の長所を端的に示すことが大切です。
ただし、ただ強みを羅列するだけではなく、その強みをどんな経験で培ってきたのか、具体的なエピソードを交えて説明することが重要であることを覚えておきましょう。
また、その強みを企業でどのように活かせるかを示すことも大切です。
さらに、自己PRではあなたの人柄も伝わるようにしましょう。
自己PRを書く際は、「自分の強みは何か」「それをどんなエピソードで培ったか」「その強みを企業でどう活かせるか」「自分の人柄の魅力は何か」を意識してみてください。
ガクチカの書き方
ガクチカは、あなたの学生時代の努力や成長を企業にアピールできる項目です。
ここでは、学生時代の経験をいかにその企業での活躍に結びつけられるか、を採用担当者に分かりやすく伝えることが重要になります。
ガクチカを書く際、意外と見落としがちなのが、成果よりも努力の過程を重視することです。
もちろん、素晴らしい成果を残したことは大いにアピールすべきですが、それ以上にどのように努力し、困難を乗り越えてきたかを伝えることが重要です。
たとえば、「学園祭の実行委員長を務め、過去最高の来場者数を記録しました」という成果も素晴らしいですが、「学園祭の実行委員長として、メンバーの意見を丁寧に聞き、全員が納得できる企画を立案するために幾度も話し合いを重ねました。当日は悪天候に見舞われましたが、メンバー全員で知恵を出し合い、臨機応変に対応することで、無事に学園祭を成功させました」と、努力の過程を具体的に書くことで、あなたの粘り強さや問題解決能力が伝わります。
こうした努力の過程を示すことで、「この人なら入社後も粘り強く努力を重ねてくれそうだ」と採用担当者に思わせることができるでしょう。
また、ガクチカを通して、あなたの価値観や人間性も伝わるように書くことが大切です。
サークルやボランティア活動で大切にしてきた思いや、その経験を通して得た気づきなどを盛り込むことで、あなたという人物の魅力が採用担当者に伝わるでしょう。
ガクチカを通して、あなたの魅力を存分に伝えられるよう、ぜひ工夫を凝らしてみてください。
長所・短所の書き方
履歴書のスペースは限られているので、長所と短所は簡潔かつ端的に表現することが大切です。
長々と説明するのではなく、自分の特性を的確に表す言葉を選ぶことが求められます。
また、長所と短所には一貫性をもたせることを意識しましょう。
たとえば、長所として「決断力がある」と書いたなら、短所は「せっかちなところがある」というように、表裏一体の関係性を意識するとよいでしょう。
短所の伝え方には注意が必要です。
「責任感がない」「協調性に欠ける」など、社会人として致命的だと思われるような短所を書いてしまうと、採用担当者に「この人と一緒に仕事をするのは難しいかも」と思われる可能性があります。
短所は、あくまでも長所の延長線上にあるような、改善可能な範囲のものを選ぶことが賢明です。
そして、その短所について、自分なりに改善に取り組んでいることを付け加えると良いでしょう。
参照ページ
まとめ
この記事ではエントリーシートと履歴書の違いや、それぞれの書き方のポイントについて解説しました。
エントリーシートと履歴書は同じ内容を書いても問題はありません。
しかし、エピソードはそれぞれ異なるものを書いて違いを出すことで、より印象が良くなります。
エントリーシートも履歴書も選考では重要な書類なので、第三者に見てもらいながら納得のいくものを作成し、就活に臨みましょう。
