【業界研究】新卒向け事務職は難しい？特徴や向き不向きは？選考に役立つ情報を徹底解説！
2024/4/18更新
はじめに
就活を成功させるためには業界研究が不可欠です。
特に、事務職は多岐にわたる業界で求められるポジションであり、その業務内容や業界の特性を理解しておかなければ入社後にギャップを感じ、継続が困難になるでしょう。
長期的にキャリアを築いていくためには、業界の将来性も把握しておく必要があります。
この記事では、新卒者がターゲットとするべき事務職における業界研究のポイントに焦点を当てて、基本的な概要から具体的な業務内容、就活に役立つ情報まで幅広く解説します。
以下のような疑問や懸念を抱える就活生に向けた内容となっています。
- 事務職とは具体的にどのような仕事をするのか？
- 事務職を目指す上での就活の難易度は？
- 事務職の選考対策はどのようにおこなうべきか？
事務職に関心のある新卒の方は、この情報からキャリア形成のヒントを得て、就職活動を有利に進めてください。
また、さまざまな業界については、以下の記事で概観しているので、ぜひご覧ください。
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この記事の結論
事務職の就職は特に、新卒では難易度が高いと言えます。
理由として、多様な業務に対応できる広範な知識とスキルが求められることが挙げられます。
組織の要として円滑な業務遂行を期待されるため、応用力や対応力が重要です。
優秀な人材を求める企業が多いため、高学歴を要求されるケースも少なくありません。
状況に適応し、競争から遅れを取らないためには、適切な選考対策が必要です。
選考対策には、まず事務職特有の業務理解を深めましょう。
また、エントリーシート作成時には自己分析を詳細に行い、面接では頻出の質問への回答を事前に練習しておいてください。
後ほど詳しく選考対策の方法を紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
事務職とは？
事務職は企業の日常業務を支える重要な役割を担っており、業務範囲は広く多岐にわたります。
事務職には、一般事務、営業事務、経理事務、総務事務、人事労務事務、法務事務、貿易事務、学校事務、医療事務などさまざまな種類が存在します。
一般事務の業務内容は、電話応対、郵便物の仕分け・発送、伝票処理、雑務（清掃やコピー作業）、備品管理・発注、来客対応、会議場のセッティングや案内などです。
主な仕事は、社内での文書の作成や処理、ファイリング、データ入力といった事務作業を通じて、営業やマーケティング、企画などの主要業務を支えることにあります。
事務職として効率的に働くためには、Word、Excel、PowerPointなどの事務系ソフトウェアの基本操作の習得が必要です。
また、職場によっては総務や経理、人事などの専門ソフトウェアの知識や会社が独自に開発したソフトウェアの操作が求められる場合もあります。
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事務職の新卒採用の現状は？
トピック1:事務職の求人状況と新卒入社の難易度
厚生労働省の「一般職業紹介状況」によると、2022年の一般事務職の平均有効求人倍率は0.34倍であり、事務職の新卒入社が難しいことを示しています。
事務職の求人倍率が低い主な理由は、経験者の優遇、コストカットによる募集枠の削減、契約社員や派遣社員を利用する傾向の増加であるためです。
さまざまな要因が複合して、新卒者が事務職に入る機会が限られている現状があります。
トピック2:新卒と中途採用の比率と事務職の正社員割合
2012年度から2021年度にかけての新卒と中途採用の比率はおおよそ3対7で、特に2018年度は新卒採用の割合が28.6%と、過去10年間で最も低い水準を記録しました。
しかし、2020年度には32.9%まで上昇しています。
また、事務職における正社員の割合は、管理的な仕事で91.1%、事務的な仕事では77.2%です。
管理職や専門性の高い事務職では正社員の割合が高い傾向にあることがわかります。
事務職を希望する新卒の未来は？
トピック1:事務職におけるキャリアアップの道
事務職でキャリアアップを目指すには、仕事の幅を広げ、より多くの裁量を持つことが一つの方法です。
職務範囲を広げて経験を積んでいくと、役職が得られる可能性が高まります。
昇進によって給与や年収アップが可能になります。
トピック2:管理職や経営への進出、転職や起業
事務職からさらにキャリアを発展させるには、マネジメントや経営に関わる役割を目指すのも一つの選択肢です。
また、経験とスキルを活かして転職や独立、起業することもキャリアアップの道として考えられます。
事務職を起点にして、多様なキャリアパスが考えられるでしょう。
事務職の職種
職種内容①：一般事務・OA事務
一般事務・OA事務は、企業の日常業務を支える中核的な役割を果たします。
書類のファイリングや管理、営業関連の書類作成、データ入力といった業務をパソコンを使用して行います。
電話や来客応対、郵便物の発送と仕分けも重要な業務です。
一般事務・OA事務は、専門的な事務職（営業事務、経理事務、総務事務、人事事務、労務事務など）に属さない場合や、部署に関わらずさまざまな業務を担当する必要があるときに用いられる職種です。
したがって、事務職の一般的な仕事内容を幅広くカバーする仕事と言えます。
職種内容②：営業事務
営業事務は、営業チームのサポートを主な任務とする職種で、商品やサービスの売上に直接関連するさまざまな書類の作成と発送が含まれます。
見積書、発注書、請求書など、営業プロセスを円滑に進めるための重要なドキュメントを扱います。
商品の在庫管理や発送業務も営業事務の重要な役割の一つであり、営業活動がスムーズに進行するために欠かせない業務です。
営業職の人たちが外出している間に、社内で連絡を取り合い、情報のやり取りを効率的におこなうことも求められます。
プレゼンテーション資料の作成支援など、営業活動に直結する補助業務も行います。
営業事務の職務は、売れた商品やサービスが問題なく顧客に届き、その対価がスムーズに支払われるようサポートする点です。
営業事務は営業チームと密接に連携し、会社の売上向上に貢献するバックオフィスの重要な機能を担っています。
職種内容③：経理事務
経理事務は、会社の財務健全性を支える重要な役割を担う職種です。
日々の現金出納（支払い・受け取り）、伝票の仕分けや処理、帳簿の作成、経費の精算などが含まれます。
経理事務は、会社の金銭的な取引が正確に記録され、管理されることを保証します。
経理事務の業務は、単に数字を扱うだけでなく、財務状況を正確に反映し、経営陣が適切な意思決定をおこなえるようにサポートする役割も重要です。
定期的な月次補助、四半期・年次決算支援など、経営に直接関連する業務も担当します。
経理事務では簿記や会計原則の理解だけでなく、商法、法人税法など会計・法律に関する専門知識が必要とされる場面が多いのも特徴です。
経理事務は、数字の精度と法的要件の両方に対する厳格な管理を求められるため、細かい注意と高い専門性を必要とする職種と言えるでしょう。
職種内容④：人事事務・労務事務
人事事務・労務事務は、社員のライフサイクル（採用、異動、退職など）に関わる手続きや、給与支払いを含む労働条件の管理が主な業務です。
新入社員の社会保険手続き、社員名簿の整備・管理、勤務時間の追跡や給与計算が含まれます。
職場での事故に対応する労災保険の手続きや、社員の人生イベント（例えば、結婚）に対する祝い金の支給も担当します。
人事事務・労務事務は、組織内の社員に関連する行政的・運営的な業務を幅広くカバーし、会社の人的資源の管理と社員の福利厚生の維持に貢献する重要な役割です。
職種内容⑤：総務事務
総務事務は、企業の日常運営を支える核となる業務を担当します。
具体的には、文房具やコピー用紙、オフィス家具、パソコンなどの備品や設備の管理が含まれます。
また、オフィスやビルの安全性を高めるための防犯・防災対策も総務事務の重要な業務です。
総務事務は、社内外で開催されるイベントの企画と運営も手掛け、社員や取引先が直面する冠婚葬祭の対応も行います。
特に小規模な会社では、人事事務と労務事務の業務を兼任することもあり、会社全体のスムーズな運営を保証するために幅広く活動します。
事務職の市場規模・推移
出典元：厚生労働省
2024年卒の学生の内定率は、2023年6月時点で80.0%と報告されており、前年比3.5ポイントの上昇を示しています。
市場がコロナ以前の2019年卒採用時の就職内定率76.0%を上回り、売り手市場が急速に進展していることがわかります。
事務職を含む就職市場全体が回復傾向にあるといえるでしょう。
2023年度における新卒採用市場では、事務職を含む職種で企業が採用予定数の充足に苦戦していることが明らかです。
採用予定数を満たすことができた企業はわずか40.4%で、主な理由として内定辞退の増加が挙げられています。
この状況から、事務職を含む新卒採用市場が複雑な動きを見せていることが伺えます。
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事務職の人気企業ランキング
2023年における「事務・アシスタント系」職種の人気企業ランキングでは、トヨタ自動車が首位を占めました。
2021年に3位、2022年には2位と順調にランキングを上げ、2023年にはトップに輝いています。
事務職の企業別平均年収に関するランキングでは、武田薬品工業が最高位に位置し、日産自動車が続き、トヨタ自動車は4位にランクインしました。
これらのランキングは、事務職を目指す人々にとって魅力的な企業として、特に自動車業界が高い評価を得ていることを示しています。
事務職の人気企業紹介
人気ランキング上位5つの会社をご紹介します。
- トヨタ自動車
- 楽天
- パナソニック
- ソニー
企業①トヨタ自動車
出典：トヨタ自動車 公式HP
トヨタ自動車の事務職は、事業計画の立案、商品企画、販売計画、マーケティング戦略の実行など、幅広い業務を担当します。
財務諸表の作成、会計・税務処理、賢い資金管理や投資審議を行い、企業財務の基盤を強化するのも仕事の一つです。
収益計画立案やコスト管理にも関与し、組織の経済的健全性を維持します。
総務では、地域行政との連携や社内環境整備を、法務では法的課題の解決や契約業務を担い、トヨタのグローバルなビジネス展開を支えています。
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企業②Google
出典元：Google 公式HP
Googleの事務職では、中国語と日本語の双方を活用した多様な業務が求められています。
具体的には、中国語と日本語の資料作成、WEB広告プロジェクトの進行サポート、広告出稿に関連した中国語の構成案の作成などです。
また、日本語と中国語の翻訳業務、中国SNSを通じた情報収集、WEB広告やSNS広告の運用補助といった事務業務も重要な役割を担っています。
Googleの事務職は言語スキルを生かし、広告関連の業務を中心に幅広いサポートを提供しています。
企業③楽天
出典元：楽天 公式HP
楽天の事務職は、グローバルな事業展開に伴い、人材と組織の成長を支える多様な役割を担っています。
人事・総務・広報、コーポレートコミュニケーションをはじめ、法務・知的財産・内部監査、企業法務、知的財産権の管理、コーポレートガバナンス、渉外活動などです。
また、財務・経理職では、予算編成、事業分析、投資戦略といった業務を通じて、経済的課題への多面的な対応が期待されます。
事務職は、楽天グループの広範な事業と進化を内外から支える重要な役割を果たしています。
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企業④パナソニック
出典元：パナソニック 公式HP
パナソニックの事務職は、一般事務やデータ入力などの基本的なオフィスワークです。
パナソニックグループは、家電から映像・通信技術、住宅関連事業まで、生活のあらゆる領域に事業を展開しているのが特徴です。
事務職員はこれら多岐にわたる事業の支援を担います。
各事業会社での選考を経て、入社時に初期配属が確約される制度を取っており、社員一人ひとりのキャリアパスを重視しています。
また、「人づくり」を企業理念とし、従業員が挑戦し成長できるよう、さまざまな制度やサポート体制を整えて、その成長を全力で支援しています。
参照ページ
企業⑤ソニー
出典元：ソニー 公式HP
ソニーの事務職は、経営企画、広報、人事、一般事務など多岐にわたる領域を担っています。
職種により業務内容は異なりますが、グローバルな視点での事業運営を支援し、効率的な労働時間管理に向けた取り組みも進められています。
ソニーは、モバイル・コミュニケーション、ゲーム＆ネットワークサービス、イメージングプロダクツ＆ソリューション、ホームエンタテインメント＆サウンド、半導体、コンポーネント、映画、音楽、金融など、幅広い事業を展開しているのが特徴の企業です。
事務職の役割は、これらの事業部門を横断的に支援し、ソニーの持続可能な成長と革新を後押しすることにあります。
事務職で働くメリット
事務職で働くと、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは代表的な2つのメリットについて確認してみましょう。
メリット①ワークライフバランスと自己成長
事務職は自由度が高く、定時での退社が可能であることからワークライフバランスを保ちやすいのがメリットです。
ルーティンワークが中心であり、残業が少なく、休日出勤が少ないため、個人の時間を大切にできるでしょう。
特別なスキルを必要とせずにスタートでき、実務を通じてパソコンスキルや実践的なビジネススキルが身につくため、キャリア形成にも有利です。
メリット②オフィスワークの安定と人間関係
未経験からでもチャレンジしやすく、電話応対、来客対応、データ入力、書類作成などの多様な業務を通じてオフィスワークの経験を積むことができます。
営業職など他の職種に比べて急な呼び出しやスケジュール変更が少なく、身近な人々からの感謝を直接的に得られる機会も多いため、人間関係の構築や職場での充実感につながります。
事務職で働くデメリット
事務職には多くのメリットがありますが、それだけで判断するのは早計です。
事務職がすべての人にとって適しているわけではなく、場合によっては耐えがたいほど苦痛を感じることがあります。
メリットを考慮するだけでなく、自分の適性を見極めることが重要です。
デメリットも理解し、自分に合った職業選択をしていきましょう。
デメリット①業務の単調さと達成感の欠如
事務職はルーティンワークが多く、業務内容が長年にわたって変わらない場合があります。
同じ流れにより、職場での達成感を得にくく、成果が目に見えにくい状況になることも考えられます。
サポート的な役割が中心であるため、企業への貢献度が分かりにくく、努力や実績が評価されにくい可能性があります。
デメリット②経済的および身体的な側面
事務職では給与が固定され、年収の上昇が限定的なこともデメリットとして挙げられます。
デスクワークが続くと集中力の低下や確認不足が生じる場合があり、ケアレスミスの原因にもなります。
さらに、多様な業務を担うためには柔軟な対応力が必要であり、マルチタスクが苦手な人にとってはストレスになるでしょう。
パソコン作業が多いため、目の疲れなどの身体的な疲労につながる場合があります。
事務職への就活を成功させるためには
就活では、業界に関わらず基本的な対策の実施が重要です。
エントリーシートを詳細に書き直し、面接の準備もしっかり行いましょう。
また、事務職を目指す際には、その業界に特化した志望動機の明確化が求められます。
志望動機を考える際には、4つの重要なポイントがあります。
それぞれの特性と事務職で頻出の志望動機を理解しておくことが、成功への鍵です。
なぜ事務職なのか
- なぜ数ある中から事務職なのか
- それは他の仕事ではできないのか
なぜその企業なのか
- 数ある中でなぜその会社を選んだのか
- それは競合他社では達成できないことなのか
なぜその職種なのか
- 5つのジョブがある中でなぜそのジョブを応募したのか
- 果たして他のジョブや全く関係ない業務でそれは達成できないか
以上の3つが自分のやりたいことや方向性とどうマッチするのか
- まず以上の3つ内容に相違はないか、論理的に破綻していないか
- そのうえで、自分が将来目指したいことや達成したいことにマッチするか
エントリーシート・面接頻出質問をご紹介
- なぜこの業界を志望しているのですか？
「事務職を志望する理由は、過去のインターン経験から事務業務に深い興味を持ち、この分野でのキャリアを積みたいと思ったからです。
私はインターンを通じて、書類管理、データ入力、スケジュール調整などの事務作業に関する実務経験を積みました。
今後は、これまでに培った経験を活かし、効率的な事務管理や、チームプロジェクトのサポート役として貢献し、更にはプロジェクトマネージャーとしての経験を積んで、貴社の事務部門強化に貢献したいと考えています。」
- なぜ弊社にご応募いただいたのですか？
「貴社を志望する理由は、貴社が誰でもリーダーシップを取れるチャンスを提供していると知ったからです。
私は学生時代、事務系のインターンシップに参加し、実際のオフィス管理やプロジェクトサポートに関わる経験を積みました。
この経験を通じて、効率的な文書管理、コミュニケーションスキル、チーム内での協働に必要な実務知識を身につけました。
私の目標はキャリアアップを通じてリーダーのポジションを経験することであり、そのために貴社が最適だと感じています。
入社後は、これまでの経験と知識を活かして、貴社の事務チームで即戦力として活躍し、プロジェクトをリードすることで貢献したいと考えています。」
この質問返答を4つのフレームワークに当てはめて回答すると、以下のようになります。
なぜ事務職なのか
「事務職を選ぶ理由は、オフィスの運営を円滑にし、組織全体をサポートする役割に魅力を感じるからです。
事務職では、組織のコア活動を支えることで、ビジネスの成功に直接貢献できます。
また、事務職は、コミュニケーションスキル、問題解決能力、計画立案といった重要なビジネススキルを磨く絶好の機会を提供します。
効率的な作業プロセスの構築やチームワークの強化にも寄与でき、個人としても職業的な成長を実感できるため、事務職を希望しています。」
なぜその企業なのか
「貴社を志望する理由は、貴社の企業文化、価値観、そして業界内での優れた実績に惹かれたからです。
貴社が提供する製品やサービスの質の高さ、革新性、そして市場での信頼性は、私が仕事を通じて目指す価値と一致しています。
また、貴社が従業員のキャリア成長と個人の能力開発を重視している点も、私が職場に求める重要な要素です。
働く環境としての貴社のサポート体制、チームワークを重んじる風土、そして成長とイノベーションに対する貴社の取り組みは、私が長期的に貢献し、共に成長できる場所であると確信しています。」
なぜそのジョブなのか
「このジョブを選んだ理由は、私のスキル、経験、そしてキャリアの目標と深く関連しているからです。
私は組織の日常的な運営を支え、効率を高めることに興味があり、このジョブがまさにそれを実現できる機会だと感じました。
また、私がこれまでに積んだ経験は、この職種の要求する業務と密接に関連しており、自分のスキルをさらに発展させることができると考えています。
具体的なタスク、チーム内での役割、そして組織内でのポジションが、私の専門知識と能力を活かし、同時に新たな挑戦を通じて成長できる環境を提供してくれると信じています。」
以上の3つが自分のやりたいことや方向性とどうマッチするのか
「事務職を選ぶ理由、貴社を選ぶ動機、そして特定のジョブを志望する理由は、私のキャリアの目標や個人的な価値観と深く一致しています。
私は組織の効率化を支え、内部から企業の成功に貢献することに情熱を持っています。
貴社が持つ革新性、成長の可能性、そして個々の従業員の成長を重視する文化は、私が仕事に求める環境と合致しています。
選んだ特定のジョブは、私のスキルセットを活用し、さらにそれを拡大できる場であり、プロフェッショナルとしての成長に直結しているため、私のキャリア目標と完全にマッチしています。
これら全てが、私のやりたいことやキャリアの方向性と整合性を持ち、長期的な職業的満足を達成するための選択だと感じています。」
自分の目指すキャリアや目標と現状との間にあるギャップを理解し、それをどのように埋めるかを考えることは大切です。
そのギャップを解消するために貴社を選んでいるというロジックは、就職活動の際に重要な要素となるでしょう。
また、具体的な面接対策を紹介している記事などが他にありますので、是非合わせて読んでみてください。
まとめ
この記事では事務職について説明しました。
事務職は組織内での情報の流れを管理し、業務の効率化を図る重要な役割を担っています。
専門的なスキルや知識が求められるため、やりがいを感じやすく、キャリアアップにもつながります。
事務職に興味がある方は、企業の説明会に参加して、実際の業務内容や職場環境を知ることが大切です。
