内定率を上げる！履歴書を書くときに守るべきマナー紹介！
2024/3/31更新
はじめに
内定率を上げるために重要なポイントになるのが、履歴書です。
たいていの企業では、面接に臨む前に履歴書やエントリーシートによる書類選考を行います。
この書類選考に通過しないことには、そもそも面接に進めないため、まずは書類選考の通過率を上げるために履歴書のマナーを守りましょう。
- 履歴書で守るべきマナー
- 書類選考の通過率を上げる履歴書の書き方
- 履歴書を書くときの注意点
書類選考の通過率を上げたい方はもちろん、履歴書のマナーがわからず困っている方も、ぜひ本記事をチェックしてみてください。
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履歴書はなぜ書く必要があるのか
そもそもなぜ履歴書を書く必要があるのか、履歴書の必要性から学んでいきましょう。
身元証明になる重要書類だから
履歴書には名前や生年月日、住所や連絡先など様々な個人情報を記載します。
履歴書はほとんどの場合、顔写真も掲載するため、取扱いには細心の注意が必要です。
履歴書には顔写真も含めて個人情報が記載されているため、身元証明にもなる重要書類と言えます。
履歴書には法的な効力がありませんが、ほとんどの企業は、正直な情報が記載されていることを前提としています。
実は必須ではない
履歴書は必須だと考える就活生は多いでしょうが、実は履歴書不要な企業も増えています。
近年では、履歴書は必ず書かなければいけないものとは限りません。
例えば、日雇いの社員を雇う場合は、労働者名簿として履歴書は法律で提出が義務づけられています。
しかし、就職活動や転職活動においては、履歴書は法的に提出が義務づけられている書類ではなく、エントリーシートのみでいい企業も増えています。
企業によっては、履歴書とエントリーシートの両方を提出を求めるところもあれば、履歴書のみの提出を求めるところもあります。
したがって、応募する企業によって履歴書が必要かどうかを確認することが重要です。
履歴書を確認してから面接をする流れが一般的
企業の就活をする際、ほとんどの企業では履歴書やエントリーシートを確認してから面接を行うのが一般的です。
多くの企業は、履歴書で候補者の概要を把握し、その後面接で詳細に掘り下げて選考を進める傾向にあります。
書類選考時に履歴書を提出しない企業でも、エントリーシートなどの情報を確認してから面接に進むことが一般的です。
したがって、書類に記載した内容と面接での話が一致しているかを確認することも重要です。
履歴書を書くときに守るべきマナー
履歴書は書けば何でもいいわけではなく、履歴書を書く時は守らなければいけないマナーがいくつかあります。
ここからは、実際に履歴書を書くときに守るべきマナーについて解説します。
履歴書は手書きで書くのが基本？
履歴書は一昔前までは、手書きで書くのが基本でした。
しかし最近では、作成の手間を省くためにデータでの提出を求める企業も増えているため、必ずしも手書きで書く必要はありません。
企業の指示に従ってスタイルを選ぶ必要はありますが、特に指定がないなら手書きが適切です。
手書きの場合は黒色のペンやボールペンを使用し、鉛筆やシャープペンシルなどの消去可能な筆記具は使わないようにしましょう。
誤字脱字をよく確認する
手書きでもパソコンで記入する場合でも、誤字や脱字は御法度です。
誤字のある履歴書はそれだけでマイナスな印象になってしまうため、一度完成した履歴書は時間を空けて再度確認し直し、書き間違えがないかよく確認しましょう。
自分だけの確認だけでは不安なら、ご家族や友人、先生など信頼できる人に確認してもらうのもおすすめです。
一人だけで確認するよりも、複数人で確認したほうがミスを減らせるはずです。
一人で確認しなければならない場合は、同じタイミングで確認するのではなく、少なくとも数時間後、可能であれば一日後など時間をたっぷり空けてから見直しをするといいでしょう。
書くことがない欄は「特になし」と記載する
受賞歴や資格の欄などに書くことがない時もあるでしょう。
このように、履歴書を書いている時、いくつかの欄が空欄になってしまうことがあります。
その場合は必ず、「特になし」と記載しましょう。
何も書かず空欄のまま提出してしまうと、記載し忘れたと判断されてしまう恐れがあります。
書き損じてたと見なされてしまうと、印象が損なわれてしまうため気を付けてください。
明らかに記載することがない欄だとしても、空欄ではなく「特になし」と明記しておき、空欄がないように最終チェックを行いましょう。
病歴などの重要な確認事項に関しても、空欄で提出してしまうと企業は判断できず、書類選考で不合格になってしまう可能性があります。
厚生労働省が提示する近年の履歴書では、性別欄に関しては未記入でも構わないように配慮されています。
ですから、性別を書きたくない場合は未記入でも問題ありません。
しかし、特に理由がない場合は性別欄も空白ではなく「未記入」と書いておくのがより望ましいです。
どうしても性別を記載したくない場合は、性別欄のない履歴書を利用することも考慮してください。
住所や名称は略して書かない
住所や名称を書く際に、略称で書くのはNGです。
例えば番地を書く際などに、123-4と書いてしまうのではなく、123-4番地と正式名称で書くのが基本です。
面倒かもしれませんが、略さずに記載しましょう。
会社名や建物名、所属している大学名や学部名を書く際も同じです。
一部の学生は、慣れ親しんだ略称で履歴書を作成することがありますが、これは誤りです。履歴書には正式名称を確認した上で、「○○学院大学○○学部4年生」などの正式名称を記載しましょう。
嘘を書くのはNG
良い印象を与えようとして、実際に経験していないことを書いたり、持っていない資格を持っていると偽ったりする学生がいますが、これはいけません。
経歴詐称として大きな問題になる場合があるので、どんなに良い印象を与えたくても嘘は書かないようにしましょう。
嘘はすぐにばれてしまいますし、嘘をついたと発覚したなら面接官からの印象は悪くなってしまいます。
嘘一つでチャンスをふいにしてしまうので、十分に注意しましょう。
履歴書を作成時の注意点
ここからは、履歴書作成時に注意したいポイントをご紹介します。
写真は必ず証明写真を利用する
履歴書作成時に、映りが良いからと言ってプリクラや自撮りしたスマホの写真を利用する就活生がいますが、これはNGです。
良い印象を与えるために見栄えの良い写真を選びたい気持ちはわかりますが、証明写真以外の写真は加工が施されていることがあります。
ですから、企業にとっては本当に本人かどうかがわからない写真になってしまい、身分証明や履歴書として使用しにくいことがあるのです。
企業の多くが身分証明として履歴書を活用しているため、写真は必ず証明写真を使用し、本人が明確に識別できる鮮明なものを選びましょう。
服装も重要です。
スーツやオフィスカジュアルなど、ビジネスライクな服装を心がけてください。
迷ったときにはリクルートスーツにしておくと無難です。
私服での写真撮影は就活では不適切なので、社会人として通用する身だしなみに整えて写真を撮りましょう。
企業によってもマナーが異なる
上記で履歴書作成時のマナーについていくつか解説しましたが、企業によっても多少マナーが異なることがあるので、事前に企業のホームページなどに記載されている応募概要を確認しておきましょう。
例えば、履歴書は基本的に手書きを推奨している企業が多いものの、例えばIT系の企業ではデジタル系のスキルがどの程度あるか確認するため、パソコンによる履歴書作成を求めることがあります。
応募する企業の職種に合わせて、手書きとデジタルのどちらが推奨されているか確認してから作成しましょう。
内容の使い回しをしない
企業によって一から書き直すのを面倒に感じ、自己PRや志望動機などの内容を複数の企業で使い回す方がいますが、これは避けましょう。
使い回しができるということは、どの企業にも当てはまる内容しか書いていないということです。
企業側は多くの履歴書をチェックしており、使い回しの履歴書と熱心に活動している履歴書を見分ける目を持っています。
履歴書は貴重なチャンスですから、一度目を通されたならば十中八九、それが判断材料となります。
ですから、企業によって異なる要素を盛り込み、自分の熱意を伝えるような履歴書を作成することが重要です。
連絡先の書き間違えに要注意
履歴書には必ず電話番号やメールアドレスなど、自身の連絡先を記入しましょう。
この連絡先を書き間違えてしまう学生は一定数いるため、必ず書き終えたら再度確認することを忘れないでください。
特にメールアドレスの書き間違えが多い他、数字なのかアルファベットなのか不明瞭で連絡をできないケースもあります。
メールアドレスに数字の0とアルファベットのO、小文字のl（エル）と大文字のI（アイ）など、似た形の文字が含まれる場合は、それぞれの違いを明確にして書きましょう。
例えば、数字の0には斜線を引いたり、読み仮名としてカタカナを併記したりする方法も有効です。
もちろん、混同しにくいアドレスを作成するのが一番ですが、それが難しい場合は工夫して記載してください。
コピーした履歴書の提出は避ける
手書きで履歴書を作成する場合、一から複数枚作成するのが面倒でコピーして使う方もいますが、コピーだと印象がよくありません。
手書きの履歴書を求める企業の場合は特に、一つひとつ丁寧に書かれた履歴書を好む傾向にあるため、コピーだと印象が下がってしまうでしょう。
履歴書をコピーしたいなら最初からパソコンで作成し、印刷したものを提出しましょう。
履歴書を送付する際のマナー
履歴書作成の時はこのようにいくつか気を付けることがありますが、書き終わったからといって安心できません。
送付する際に守りたいマナーもいくつかあるので、事前にチェックしておきましょう。
郵送する際のマナー
履歴書や郵送で送るか、手渡しで渡すかによってもマナーは異なります。
送付する際の封筒は白色を選択し、履歴書を二つ折りにした状態で入る角形A4号（角A4）か、角形2号（角2）のサイズを選びましょう。
封筒に宛名を書くときは横書き縦書きどちらでも構いません。
封筒の表側左下には、赤色のペンで「履歴書在中」と記載し、履歴書在中の文字を四角で囲みます。
また、履歴書単体で送るのではなく送付状を必ず同封してください。
メールなどデータで送る際のマナー
メールで履歴書を送付する際には、件名や本文を必ず入力します。
履歴書のみをファイルで添付しても確認してもらえないことがあります。
件名にはご自身の名前と用件を簡潔に記すことです。
パッと見てわかるような書き方をしましょう。
また、メール本文には下記のように、宛先、挨拶文、用件、挨拶締め、署名を入れてメールを作成してください。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿
△△株式会社
人事担当○○様
お世話になっております。
△△大学△△課の○○（自分の名前）と申します。
この度、貴社のホームページに記載されておりました
20××年度の新卒採用募集を拝見し、ぜひご検討いただきたくご連絡差し上げました。
応募概要に記載の履歴書を送付致しますので、
ご確認いただけますと幸いです。
＝＝＝＝＝＝
○○（名前）
△△大学△△課4年生
自宅住所
電話番号
メールアドレス
＿＿＿＿＿＿＿＿＿
これはビジネス文書の基本のため、本文を空白のまま提出しないように気を付けましょう。
出来るだけ早く送付する
人事担当から直接履歴書の送付を依頼された際には、できるだけ速やかに送付してください。
数日後に送ると、「後回しにする人」とみなされ、採用の選考対象から外されてしまう可能性があります。
ビジネスでは迅速な対応が求められますので、早めの送付をおすすめします。
遅くとも当日、可能であれば1～2時間以内には履歴書を送付するのが理想ですが、もしも忙しくて送れない事情があるなら、送るのがいつ頃になりそうか事前に伝えておくと丁寧です。
連絡を無視することだけは絶対にしてはいけません。
履歴書で内定率をあげるコツ
履歴書を作成する際に、内定率を上げるコツがあります。
内定率を上げるためには、以下のようなポイントを押さえて作成することをおすすめします。
手書きの際は丁寧に書く
手書きで履歴書を書く必要があるなら、文字が乱雑にならないように丁寧に書きましょう。
にじんだインクに注意するのはもちろん、文字の止め・はねなどにも気を使い、読みやすい文字を書くのが理想です。
もともと字が上手い方は印象が良いですが、字が上手いかよりも、丁寧に書かれているかどうかを重視する企業が多いため、下手だからといって落ち込む必要はありません。
文字が下手だと考えている方こそ、時間をかけて丁寧に文字を書くように努めましょう。
企業の求める人材に即した自己PRを書く
履歴書に記載する自己PRは使い回しをせず、必ずその企業が求める人材に即した自己PRにしましょう。
企業が求める人材は、企業のホームページや応募事項に必ず記載されています。
志望する企業の求める人材に当てはまる内容で自己PRを書けば、内定率はアップするでしょう。
例えば、企業が求める人材が「コツコツ努力できる人材」「一つひとつステップアップできる人材」にも関わらず、自己PRの欄で「効率良くどんな仕事もスピード重視で行う」と書いてしまったら、印象はよくないでしょう。
履歴書を書く前には必ず、企業が求める人材をチェックした上で文章を考えてください。
具体的な内容を記載する
履歴書に限ったことではありませんが、企業に応募する書類はできるだけ具体的に書くことが大切です。
企業は日々、何十人、何百人もの履歴書を目にします。
そのため、倍率が高い企業ほど印象に残らない履歴書はすぐに書類選考で落とされてしまいます。
面接官の記憶に残るように、履歴書を作成する際にはできるだけ魅力的な内容を記述すると共に、具体的な事例を挙げることが重要です。
例えば、所属していたサークルやゼミでの活動内容や達成した成果、過去のアルバイトで得た経験や学びなど、具体的な経歴を詳細に記載することが大切です。
面接官が就活生の姿をイメージしやすいように、具体的な事例を盛り込んだ履歴書を作成しましょう。
面接でも答えられる内容を書く
履歴書による書類選考後は、面接による選考に移ります。
面接では、履歴書に記載されている内容をもとにして面接官から質問されるため、履歴書に記載されている内容とかけ離れた回答をしないように気を付けてください。
複数の企業に応募している方は特に、別の企業の履歴書に書いた内容と混同しないために、面接前に送った履歴書を事前に確認しておきましょう。
手書きで履歴書を送付する場合は控えを取っておいたり、写真を撮ったりして中身をいつでも確認できるようにすることをおすすめします。
まとめ
履歴書を提出させる企業は年々減少していますが、書類選考における重要な手段として位置付ける企業も多くあります。
書類選考を通過しないと面接に進めないケースがほとんどなので、書類選考を突破するにはまず履歴書作成のマナーを確認し、注意深く作成することが重要です。
履歴書を作成する前には、企業のサイトなどで掲載されている応募概要を必ず確認してください。
企業によっては、履歴書作成時の注意事項や記載すべき内容、利用すべきひな形が提示されていることがあります。
応募概要に明記された内容を無視して履歴書を提出すると、企業からの印象が損なわれるだけでなく、選考対象外になってしまう恐れがあります。
履歴書を作成する際は見直しを怠らず、慎重に取り組んでください。
