インターンの辞退連絡は電話とメールどっち？マナーや例文を紹介
2024/3/24更新
はじめに
インターンシップに参加することは学生にとって多くのメリットがあります。
しかし、やむを得ない事情でインターンシップを欠席しなければならなくなったということも時にはあるでしょう。
そんな時、辞退の連絡のマナーを知らないと失礼な印象を与えてしまうかもしれません。
そうならないために、インターンシップを辞退するときのマナーをきちんと覚えておきましょう。
この記事では、インターンシップを辞退するときのマナーを例文を挙げて解説していきます。
ぜひ参考にしてください。
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インターンは辞退してもいいのか
結論から言うと、参加予定だったインターンシップを辞退することはできます。
ただし、連絡なしに欠席することはやめましょう。
常識的に考えて、無断で欠席することは失礼に当たります。
企業の方も時間とコストを割いてインターンシップを行なっているわけです。
辞退する際は必ず連絡して事情を説明しましょう。
また、辞退の連絡をする際に非常識な態度だったり、マナーがなっていないと企業からの印象が悪くなる可能性があります。
これは、あなた自身だけではなく、大学全体の印象も悪くなる可能性があり、今後その企業の選考に参加する後輩にも悪影響を与えてしまうかもしれません。
そのため、辞退の連絡をする際は、欠席することに対してお詫びの気持ちを示しましょう。
辞退することで選考に影響はある？
インターンシップの辞退を考えている方の中には、「本選考に悪影響があるのでは」と不安になっている方もいるでしょう。
「インターンシップを辞退することで本選考で評価が落ちる」「本選考で不採用になる」といったことはありません。
しかし、インターンシップを辞退することで、他の学生にリードされてしまうことはあります。
インターンシップは業界や仕事への理解を深める大事な機会です。
また、社員や他の学生と交流する機会でもありますし、インターンシップに参加することで早期選考を受けられることもあります。
さらに企業によっては、インターンシップが内定に直結するところもあります。
そのため、企業や仕事を知ることができる機会、また、人脈ができる機会を逃してしまうのです。
そのため、辞退の連絡をする前に他の日程を確認し、参加できそうなら日程に変更できないか相談してみましょう。
メールと電話、失礼じゃないのはどっち？
インターンシップを辞退しようと考えている方の中には、「電話とメールどっちがいいの？」「連絡するタイミングは？」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
ここでは、インターンシップを辞退するときのマナーを紹介します。
- 電話で伝える
- 辞退を決めたら早めに連絡する
- 当日の体調不良はメールと電話で
電話で伝える
インターンシップを辞退するときの連絡は、なるべく電話を選んだ方が良いでしょう。
もちろん、メールでの連絡には、担当者の方が時間に関わらず確認することができるというメリットもあります。
しかし、メールで連絡してしまうと見落としてしまう可能性があり、確実に担当者の方が見てくれたかがわからないですよね。
そうなると、当日に無断で欠席するという事態にもなりかねません。
無断欠席は、参加するはずだった企業に対して失礼に当たりますし、印象が悪くなってしまう可能性もあります。
電話で連絡すれば、担当者の方に確実に伝えることができますから、連絡の行き違いや無断欠席という事態は避けられるでしょう。
辞退を決めたら早めに連絡する
インターンシップを辞退しなければいけないことがわかったら、早いうちに連絡しましょう。
インターンシップを行っている企業は、学生のために準備を進めてくれているためです。
資料の作成や、インターンシップを運営する人員の確保、スケジュール調整や学生のグループ分けなど、その業務は広範囲にわたります。
直前の人数の変更はインターンシップ担当者の負担になってしまうため、辞退することを決めた時点で連絡するようにしましょう。
当日の体調不良はメールと電話で
当日の体調不良での辞退であっても、必ず連絡を入れる必要があります。
その場合、時間が早すぎると営業時間外で担当者が電話を取れないため、先にメールで辞退の連絡をします。
その後、電話で直接担当者に辞退する旨を伝えると良いです。
メールでの辞退の連絡の仕方は後ほど解説しますので、ぜひ参考にしてください。
インターンを辞退するときの電話の掛け方
では、実際にインターンシップを辞退するとき、どのように電話をかけたら良いでしょうか。
インターンシップを辞退する時の電話の掛け方は次の通りです。
- 企業の方が出やすい時間帯にかける
- 所属と名前を名乗る
- インターンシップの参加者であることを伝える
- 担当者に所属と名前、インターンシップ参加者であることを名乗る
- インターンを辞退する意向を伝える
- お詫びの気持ちを示す
- 挨拶をして先に電話を切る
企業の方が出やすい時間帯にかける
インターンシップ辞退の連絡を電話でする際は、企業の方が出やすい時間帯にかけることを心がけましょう。
朝やお昼の時間はなるべく避け、午後の時間にかけると安心でしょう。
朝は会社によっては朝礼やメールの確認や連絡などで忙しい場合が多く、お昼は休憩で業務時間外の場合が多いためです。
そのため、電話をかける場合はお昼前の11時〜12時、またはお昼休憩後の午後の時間帯にかけると良いでしょう。
ただし、終業時間ギリギリにかけることは避けましょう。
終業時間ギリギリだと業務に追われている可能性が高いためです。
企業によって営業時間帯は違うため、ホームページなどで確認し、忙しい時間帯を避けて電話をかけるようにしましょう。
所属と名前を名乗る
電話で言いがちな挨拶である「もしもし」はビジネスマナー的によくありません。
「もしもし」の代わりに、「お世話になっております」「お忙しいところ失礼します」などを使うようにしましょう。
その後、所属と名前を名乗ります。
学生の場合は、「〇〇大学□□学部の△△と申します」のように言うのがマナーです。
インターンシップの参加者であることを伝える
その次は、どんな用件で電話をかけたのかを伝えます。
インターンシップを辞退する際は、参加する予定の日付も併せて伝えましょう。
また、電話に出るのはインターンシップの担当者の方とは限りません。
そのため、電話に出た相手に「インターンシップの担当者の方に繋いでほしい」という旨を伝えます。
例えば、以下のように言います。
「〇月〇日のインターンシップに参加予定なのですが、その件でお伝えしたいことがあり、ご連絡いたしました。ご担当者の方におつなぎいただけますか？」
担当者に所属と名前、インターンシップ参加者であることを名乗る
電話口が担当者の方に代わったら、改めて所属と名前、インターンシップ参加者であることを伝えましょう。
そして、担当者の方が今電話をできる状態か、以下のように確認します。
「ただいまお時間をいただいてもよろしいでしょうか？」
もし「今忙しいから掛け直して」というように言われたら、何時頃電話をかけていいか確認し、その時間帯に再度電話を掛け直しましょう。
「忙しい」と言われた場合以下のように言って、電話を切ります。
「何時ごろでしたらご都合よろしいでしょうか？」「では、本日の⚪︎時頃に改めてご連絡差し上げます。よろしくお願いいたします。失礼いたします。」
もし相手の都合のいい時間に電話をかけられない場合は、次のように言って時間を相談します。
「大変申し訳ないのですが、本日の⚪︎時はご連絡差し上げることが難しいです。⚪︎時頃はいかがでしょうか。」
また、担当者の方が不在の場合は、担当者の方が何時頃に会社に戻っているかを尋ね、その時間に電話をかけ直すことを伝えましょう。
「ご担当者の方は何時頃お戻りになられますか？」「ではその時間に改めてご連絡差し上げます。よろしくお願いいたします。」
インターンを辞退する意向を伝える
担当者の方にインターンシップを辞退する意向を伝えます。
辞退の理由はなるべく正直に伝えた方が真面目さが伝わるでしょう。
「（理由）のため、⚪︎月⚪︎日のインターンシップに参加することが難しくなってしまいました。そのためインターンシップを辞退したいと思い、ご連絡差し上げました。」
お詫びの気持ちを示す
インターンシップを辞退する際はお詫びの気持ちを示しましょう。
やむを得ず参加できないこと、また、インターンシップへの意欲があることを伝えると良いです。
「このような貴重な機会をいただいたにも関わらず辞退という結果になってしまい大変申し訳ございません。またインターンシップ開催の機会がありましたら、ぜひ参加させていただきたいです。」
挨拶をして先に電話を切る
インターンシップを辞退することに関して担当者の方の了承を得たら、先に電話を切りましょう。
切る前には、「お忙しいところ失礼いたしました」のように挨拶を述べます。
突然電話を切ると、相手がまだ話をしようとしている途中で切ってしまう可能性もあるため、3秒くらい待ってから切るようにしましょう。
インターンを電話で辞退するときの例文
インターンを電話で辞退する際の具体的な例文を以下の場面別に紹介します。
- 何か事情があって辞退する時
- 体調不良で辞退する時
何か事情があって辞退する時
この場合は、先述したような順序で話すようにしましょう。
学生：お忙しいところお電話失礼いたします。
〇〇大学□□学部の△△と申します。
〇月〇日にインターンシップに参加予定なのですが、お伝えしたいことがありご連絡差し上げました。
ご担当者の方におつなぎいただけますか？
担当者：お電話代わりました。（部署名）の〇〇です。
学生：〇〇大学□□学部の△△と申します。
ただいまお時間いただいてもよろしいでしょうか。
担当者：はい、大丈夫です。
学生：〇月〇日のインターンシップに参加予定なのですが、大学のゼミが入ってしまったため、参加が難しくなってしまいました。
そのため、インターンシップを辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
担当者：そうなんですね、わかりました。では、インターンシップは欠席として処理しますね。
学生：このような貴重な機会をいただいたにも関わらず、辞退という結果になってしまい大変申し訳ございません。
また開催の機会がありましたら、ぜひ参加させていただきたいと思います。
お忙しい中失礼いたしました。
では、失礼します。
体調不良で辞退する時
当日の体調不良で辞退する場合は、営業時間内で早めに連絡しましょう。
また、直前での欠席連絡になってしまうことに関してお詫びの言葉を述べます。
学生：お忙しいところお電話失礼いたします。
〇〇大学□□学部の△△と申します。
本日のインターンシップに参加予定なのですが、お伝えしたいことがありご連絡差し上げました。
担当者の方におつなぎいただけますか？
担当者：お電話代わりました。（部署名）の〇〇です。
学生：〇〇大学□□学部の△△と申します。
本日開催のインターンシップに参加予定なのですが、お伝えしたいことがありましてご連絡差し上げました。
ただいまお時間頂戴してもよろしいでしょうか。
担当者：はい、構いません。
学生：大変申し訳ないのですが、体調不良のため本日のインターンシップへの参加が難しくなってしまいました。
そのため、インターンシップを辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
担当者：そうなんですね。わかりました。お大事にしてください。
学生：直前のご連絡となってしまい大変申し訳ございません。
今後またインターンシップに参加できる機会がありましたら、ぜひ参加させていただきたく思います。
お忙しいところ失礼いたしました。
では、失礼します。
インターンを辞退するときのメールの書き方
企業によっては、インターンシップの辞退の連絡をメールでするように書いてある場合もあるでしょう。
やむを得ずインターンシップの辞退の連絡をメールでする時も、ビジネスマナーを守って書く必要があります。
メールの書き方は次の通りです。
- 件名で辞退の件であることを示す
- 本文を書く
- 送信する
件名で辞退の件であることを示す
メールを書く時は、必ず件名を書くようにしましょう。
件名を書くことで、相手が一目見てメールの内容がわかるためです。
また、無題のメールは迷惑メールと捉えられてしまう可能性もあります。
そのため、「インターンシップ辞退のご連絡」のように、わかりやすく書くようにしましょう。
日程が複数あった場合は、日付も入れるとなお良いです。
本文を書く
本文は次のような順序で書きます。
- 挨拶
- 所属と名前を名乗る
- 連絡した目的を述べる
- 辞退する旨と理由を述べる
- 謝罪の言葉を述べる
- 締めの挨拶
- 署名
このような順序で書くと読みやすいメールになります。
インターンシップの辞退することに関してはもちろんですが、辞退の連絡がメールでの連絡になってしまったことについてもお詫びの言葉を述べましょう。
直接電話で連絡を入れるよりも、メールで辞退の連絡を入れることに対して誠実でないと思う人は少なくありません。
そのため、インターンシップに参加できないこと自体はもちろん、電話での連絡ができなかったことに関して謝罪をするのがマナーです。
署名欄には、名前と所属、連絡先などを記載します。
連絡先はメールアドレスか電話のどちらかでも構いませんが、万が一確認の連絡がくる場合のために両方記載しておけば安心でしょう。
送信する
送信する前に、誤字や脱字がないかをチェックしましょう。
誤字や脱字があると適当にメールを打ったと思われる可能性もあります。
特に、会社名や相手の名前などは間違えないように気をつけましょう。
これらを間違えてしまうことは相手や相手の会社に対して失礼です。
必ず一通り読んでから送信するようにしましょう。
インターンをメールで辞退するときの例文
ここからは、インターンシップの辞退の連絡をメールでする場合の例文を以下の2つの場面に分けて紹介していきます。
- インターンの辞退はメールで連絡するよう指示されている時
- 電話が繋がらずメールで連絡をする時
インターンの辞退はメールで連絡するよう指示されているとき
インターンの辞退をメールで連絡するように言われていた場合は、電話で連絡できなかったことを謝罪する必要はありません。
それ以外は、先ほど解説した通りの順番で書く必要があります。
件名：〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡
株式会社〇〇
採用担当者様
お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△△と申します。
〇月〇日に参加予定のインターンシップに関してお伝えしたいことがありご連絡差し上げました。
〇月〇日に御社のインターンシップに参加予定でしたが、一身上の都合により辞退したいと考えております。
貴重な機会であるにも関わらず、このような結果となってしまい大変申し訳ございません。
今後またインターンシップに参加できる機会がありましたら、ぜひ参加させていただきたく思います。
お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
（名前）
〇〇大学□□学部
電話：123-4567-8901
メール：abcde@fg.co.jp
電話が繋がらずメールで連絡をするとき
電話が繋がらなかったためメールで連絡をするときは、電話を入れた旨も伝えるようにしましょう。
また、本来電話で伝えるところをメールでの連絡になってしまったことに関してもお詫びを述べると印象が良くなります。
件名：〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡
株式会社〇〇
採用担当者様
お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△△と申します。
先ほどお電話にてご連絡差し上げましたが、ご不在であったためメールを差し上げた次第です。
〇月〇日に参加予定のインターンシップに関してお伝えしたいことがあり、ご連絡差し上げました。
〇月〇日に御社のインターンシップに参加予定でしたが、一身上の都合により辞退したいと考えております。
貴重な機会であるにも関わらず、このような結果となってしまい大変申し訳ございません。
また、本来直接お伝えすべきところ、文面でのご連絡となってしまったことを重ねてお詫び申し上げます。
今後またインターンシップに参加できる機会がありましたら、ぜひ参加させていただきたく思います。
お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
（名前）
〇〇大学□□学部
電話：123-4567-8901
メール：abcde@fg.co.jp
まとめ
今回は、インターンシップを辞退するときの連絡のしかたや、気をつけるべきポイントなどに関して紹介してきました。
インターンシップは、参加するのも欠席するのも、あなた自身の事情や意思です。
そのため、元々参加する意思があった人が辞退するのであれば、連絡を入れて理由をしっかり述べるという真摯な対応が求められます。
やむを得ずインターンシップを辞退するのは悪いことではありません。
しかし、マナーに沿った対応ができないと、あなた自身やあなたの大学の印象を下げてしまう可能性があります。
インターンシップを辞退する連絡を入れる際は、今回紹介した電話の仕方やメールの書き方を参考にして、適切な方法での連絡を心がけてくださいね。
