効率化を図る経験は就活で問われるの？伝え方と自己PR例文・ポイントを解説
2024年3月22日更新
はじめに
就活では、自己PRで自分の強みを企業にアピールすることが、選考通過のための大切なポイントとなります。
課題解決力や状況分析力など、さまざまな自分の強みをアピールする上で、業務の効率化を図る経験を自己PRに盛り込むことはとても効果的です。
業務の効率化を図る経験は、企業にとって生産性の向上や経費の削減といったメリットにつながるため、優秀な人材として企業に認識してもらえるでしょう。
自己PRで業務の効率化を図る経験を盛り込み、自分の強みをアピールするには、どのような点に注意して書けばいいのでしょうか。
この記事では、効率化を図る経験は就活に活かせるのか、自己PRで効率化を図る経験を活かすための書き方と例文4つについて解説しています。業務の効率化を図る経験を、どう就活に活かせばいいか悩んでいる以下のような就活生の方はぜひ参考にしてください。
- 業務の効率化を図る経験は就活に活かせるのか知りたい
- 業務の効率化を図った経験を自己PRに盛り込む際、どのような点に注意すればいいのか把握したい
- 業務の効率化を図る経験を自己PRで伝える際の例文を読んでみたい
- 業務の効率化を図る経験から、自分のどんな強みをアピールできるのか知りたい
- 効率化を図る経験以外で活かせる、強みについて知りたい
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この記事の結論
先にこの記事の結論からお伝えすると、業務の効率化を図る経験は、就活において「自分の強み」として活かすことができます。
自己PRに適した順序で効率化を図る経験を書くことで、企業に優秀な人材として認識してもらい易くなるでしょう。
効率化を図る経験を自己PRで伝える際は、直面した課題や取り組んだ内容・行動した結果どうなったかなど、具体的なエピソードを盛り込むように意識しましょう。
効率化を図る経験で得たことで、企業にどのように貢献できるのかも伝えられると、より良い印象を与えることが可能です。
また、効率化を図る経験以外にも、協調性や適応力など、自己PRに活かせる強みはさまざまあります。
自己分析を丁寧に行い、自分の強みを客観的に理解した上で、どのような経験談を自己PRに盛り込むかよく検討しましょう。
次の章からは、各内容をそれぞれ詳しく解説していますので、ぜひ最後までお読みください。
そもそも「効率化を図る」経験は就活に活かせる？自己PRで伝える際のポイント
そもそも、業務の効率化を図る経験は就活に活かせるのでしょうか。
就活に活かす際は、どのような点に注意して伝えると良いのでしょうか。
ここでは、効率化を図る経験が就活に活かせるのか、自己PRで伝える際に抑えておくべきポイントを紹介します。
効率化を図る経験は就活に活かせる！自分の強みとしてアピールしよう
業務の効率化を図る経験は、就活に活かすことが可能です。
「業務の効率化を図る」こと自体が、自分の強みになるわけではなく、どのようなことに取り組み解決できたのか、課題解決までの過程が自分の強みとしてアピールできるポイントになります。
次の章で紹介する、自己PRに適した書き方に沿って、順序を守って効率化を図った経験を自己PRに盛り込むことで、より分かり易く自分の強みを企業にアピールできます。
また業務の効率化を図る経験で、自分のどのような長所が役に立ったのか、自己PRを書き始める前に自己分析もしっかり行っておくことがおすすめです。
自分の強みが何か、客観的に理解できるだけでなく、自己PRをスムーズに書き進められるでしょう。
効率化を図った際の工夫や具体的なエピソードを話そう
業務の効率化を図った経験を自己PRに盛り込む際は、実際のエピソードを具体的に伝えることが大切です。
「業務時間を短縮できた」「業務に取り組む人数を削減できた」と単に伝えるだけでは、エピソードに現実味や客観性がなく、イメージしにくい印象を持たれてしまいます。
エピソードに客観性を持たせるために、「40分かかっていた作業を15分に短縮できた」などのように、具体的な数値を盛り込むことを意識しましょう。
数値を入れ込むだけでエピソードに現実味が帯び、客観性が生まれ、企業側もイメージしやすくなります。
また、どうして業務の効率化を図ることができたのか、自分の考え方や物事を見る視点なども併せて盛り込むこともおすすめです。
他の就活生との差をつけるためにも、効率化を図る経験に客観性と独自の視点を盛り込み、独創性のある自己PRにしましょう。
効率化を図る上で取り組んだ内容を具体的に説明しよう
課題解決のためにどのように取り組んだのか、内容についても詳しく説明しましょう。
実際に起きた課題や状況を伝えた後に、解決するためにどのように動いたのか、取り組んだ内容と実際に行動した結果も具体的に伝えると、企業側もイメージがしやすくなります。
また、行動した結果どうなったか、効率化を図る経験をしたことでどのようなことを学べたのかも説明すると、一連の経験が自分の強みになっていると具体的に証明できます。
業務の効率化を図る経験で伝えられる強みとして、課題を解決する力・状況を分析する力のほかに、常に改善を志す向上心・周囲を巻き込む力が挙げられます。
このような強みが、課題解決のためにどのように役に立ったのかもアピールできると良いでしょう。
自己PR文で「効率化を図る」経験を活かすための書き方を解説！
効率化を図る経験を就職に活かすためには、自己PRに適した書き方で伝えることが必要です。
より良い印象を企業に持ってもらうためにも、自己PRに適した順序で効率化を図る経験を書くように心がけましょう。
自己PRでは、
- 直面した課題や状況の詳細→
- 課題を解決するために掲げた目標→
- 取り組んだ課題→
- 目標を達成するためにどのように行動したのか→
- 行動した結果・得られたことの順序で伝えるのがおすすめです。
最後には、効率化を図る経験で得られたことを、会社にどのように活かして貢献できるのかもしっかり伝えると、企業により良い印象を与えることができます。
①直面した課題や状況の詳細（状況）
業務の効率化を図る経験で使用するエピソードは、何らかの課題や状況に直面し、それを解決するためにどのようなことに取り組んだのか・実際に解決できたエピソードであることが前提となります。
どのような課題や状況に直面したのか、具体的かつ簡潔に説明しましょう。
②課題を解決するために掲げた目標と取り組んだ課題（目標）
直面した課題や状況を解決するために、何を目標として掲げ、どのようなことに取り組んだのか、あ具体的に分かり易く説明しましょう。
③目標を達成するためにどう行動したか（行動）
目標を達成するために、実際に取り組んだ課題について、実際どう行動したのかをより具体的に説明しましょう。
④行動した結果・得たこと（結果）
行動した結果どうなったのかを具体的に伝えましょう。
伝える際には、具体的な数値を盛り込み客観性のあるエピソードにしましょう。
数値を盛り込んだ自己PRは、説得力が増し、企業側もイメージしやすくなります。
⑤効率化を図る経験で得たことをどのように会社へ貢献できるか
自己PRの最後には必ず、経験して学んだこと・得たことをどのように企業へ貢献できるのか、自分の強みを入社後にどのように活かせるのかも伝えましょう。
自分が実際に経験して得たことが、企業の役に立つとアピールすることはとても大切です。
「効率化を図る」経験をアピールするための自己PR例文を紹介！
ここからは、業務の効率化を図る経験をアピールするための例文を4つ紹介します。
紹介する例文を参考に、自分の状況に置き換えて、より魅力的な自己PRを作成しましょう。
例文①課題解決力と状況分析力をアピール
私は学生時代、カフェスタッフとしてアルバイトをしていました。
従来はカウンタースタッフ2名でレジとドリンク・フードの提供を行っていましたが、ランチの時間帯は近くの会社から昼ご飯を買いにくる会社員や、大学生・ベビーカー連れの若いお母さん方で混雑し、ドリンクとフードを提供できるまでにかなりの時間を要してしまっていました。
お客様をお待たせする時間を短縮できないか考え、レジは1人で対応し、ドリンク1名・フード1名と計3名でランチの時間帯を対応できないか店長に打診し、実際に11時〜13時の時間帯は3名のスタッフで対応するようになりました。
今まではレジ対応のスタッフがドリンクまでを提供、フード対応のスタッフが手が空いた時に洗い物も担当しており、お客様への提供時間が長いと8分程度かかり、洗い物も溜まっていく一方でした。
11時〜13時までの繁忙時間帯を3名で対応することにより、お客様へのフード提供時間を4分に短縮することができました。
レジ・ドリンク・フードそれぞれにスタッフが集中できるため、慌てて作り間違えることもなくなり、作業の効率化を図ることができました。
3名のうち手が空いたスタッフが洗い物に回るなど、余裕を持って業務に取り組むことができ、スタッフの精神面にもよかったと店長から感謝され、店舗の運営基本として、11時〜13時は3名のスタッフで回す決まりになりました。
この経験を活かして、御社でも常に改善できないか状況を分析し、課題の解決に向かって積極的に業務に取り組んでいきたいと考えています。
例文②周囲を巻き込む力をアピール
私はIT・ソフトウェア関連の企業で、総務補助のアルバイトをしていました。
顧客へ提出する見積書や契約書の確認作業や、ハードウェアの在庫管理・部材の発注管理を社員の方の補助として行っていました。
毎月末には、次月のための棚卸しと部材発注票を作成するのですが、棚卸し・各部材の発注数の確認・発注票の作成全てを総務の1人が行っていたため、必ず残業をする体制になってしまっていました。
総務は他に2人いるのですが、計3人で毎月ローテーションを組んで棚卸しと発注処理を行っていたため、自分がその担当ではない月だと、担当業務が終わったら定時で帰るような不平等さも生まれていました。
毎月末、全員が定時で帰れる状況を作るべきだと考え、棚卸し・部材発注数の発注票の作成を3人で行うのはどうかと、社員に提案しました。
棚卸し担当を1人、部材の発注数確認を1人、発注票の作成を1人と、各作業に1人ずつ配置するやり方に変え、棚卸し→部材の発注数確認→発注票の作成の順に、なるべく早い時間から取り組むよう意識をしました。
作業に対する人数は3人に増えましたが、月末の在庫管理・発注管理に係る残業時間が大幅に削減でき、会社からはコストの削減につながったと、アルバイトですが社内で表彰されました。
この経験を活かし、御社でも業務負担を特定の人にかけすぎず、周囲を巻き込みスムーズな業務環境を作れるよう意識していきたいです。
③業務の分担を促し常に改善を志す向上心をアピール
私は学生時代、学業以外の活動として陸上部の活動に力を注いでいました。
陸上部では部長として活動していましたが、副部長2人と私の3人は、大会に向けた練習スケジュールの計画や、大会に関わる仕事を全てこなしていたため、業務が滞ってしまうことが多々ありました。
業務負担を促すために、部内を部門別に分ける仕組みを考え、実際に部門別に分けて活動することになりました。
今までは大会への申し込みや会計・連絡も部長・副部長のみで行っていましたが、総括部門・会計部門・広報部門に部内を分けたことで、部長・副部長が集中して練習スケジュールの計画やメンバーをまとめられるようになりました。
陸上部の大会に関するお知らせも、従来は口頭で部関係者に宣伝していましたが、宣伝写真や動画・ポスターを作成してSNSで発信できるようになり、より多くの人に大会に来てもらえるようになりました。
この経験を活かし、御社では業務の進捗状況などを分析し、自分がどのように動いたらいいのか・より効率的に業務を進められるのかを常に考えて行動していきたいと思っています。
④状況を分析し業務の効率化を図る・課題解決力をアピール
私は学生時代、人材派遣会社で現場監督者の補助としてアルバイトに従事していました。
主に現場監督者が行う点呼や前日確認のサポートを業務として取り組んでいました。
1つの案件が始まる前日に、勤労予定の人材に対して電話かメールで「予定通り明日勤務できるか」の前日確認を行っているのですが、メールの場合返答がないまま翌日の就業日になったり、電話の場合は呼び出しに応じない・応じるのが夜19時頃で現場監督者の残業が当たり前になったり、とても非効率なやり方を続けていました。
派遣登録者も、電話やメールでのやり取りにストレスを感じている場合が多く、会社と派遣の両者がよりストレスフリーになるやり方に変えていけないか考えました。
社員に「SNSやチャットを活用した前日確認・点呼に変えるのはどうか」と打診し、実際にチャット機能があるアプリを導入することになりした。
派遣一人ひとりへのアプリの導入には時間を要しましたが、スマホ操作が苦手な派遣登録者には、用事のついでに事業所に出向いてもらい、社員がアプリの導入と操作説明を行うことでサポートしました。
結果的に作業内容は一時期増えましたが、アプリの導入と運用が順調に進み始めると、前日確認に係る作業時間が大幅に削減でき、会社の継続的なコストを削減することにつながりました。
現場監督者の前日確認に対し、チャット機能の既読やリアクション機能を使用して、ワンアクションで返答ができることにより、派遣登録者のストレスも軽減でき、結果的に人気の人材派遣会社として、より多くの登録者を獲得することにもつながりました。
この経験を活かし、御社でも現状の業務状況を分析し、会社と顧客両方の効率性アップにつながる解決策を常に考えながら、行動していきたいと思います。
「効率化を図る」以外で就活に活かせる強みは5つ！上手に組み合わせてアピールしよう
業務の効率化を図る経験以外にも、就活に活かせる強みはさまざまあります。
効率化を図る経験では、状況分析力や課題解決力・周囲を巻き込む力などをアピールできますが、その際に以下の5つの強みも併せてアピールできると、企業に対してより好印象な自己PRとなるでしょう。
①協調性
社会人になる上で「協調性」はとても重要な能力の1つです。
企業に就職すると、上司や同僚・部下と一緒に協力しながら業務に取り組むことになります。
1人でこなす業務があったとしても、上司のダブルチェックや部下が作成した資料の確認・作業員の管理など、必ず他の人と協力しながら仕事を進めていく必要があります。
「協調性」をアピールすることで、他の人とも問題なく良好なコミュニケーションを取れる能力があると企業に認識してもらえるようになるでしょう。
②適応力
「適応力」は、置かれた環境に合わせて、自分の考えや行動を柔軟に変えていける力のことを指します。
新しい環境に柔軟に対応することができ、目上の人や部下ともすぐに上手にコミュニケーションができることは、環境変化が多い社会人にとって大切な能力です。
企業にとっても、固定概念にとらわれずに、柔軟に対応できる人材は貴重で優秀であると判断され易いでしょう。
③思いやり・気配り力
社会人に限らず、思いやりや気配りができる力を持っている人は、周囲とのコミュニケーションも円滑にできる人が多いです。
常に相手を思いやり、気配りできる人は、営業事務や秘書など誰かをサポートする職種や、営業など顧客を第一に考えて実行に移す職種に向いているでしょう。
自分の希望する職種に合わせて、自分の強みを自己PRで多く伝えることも選考通過のための大切なポイントです。
④サポート力
自分以外の誰かをサポートする経験を持っている人は、「サポート力」を自己PRで伝えるのがおすすめです。
学生時代に部活動のマネージャーとして選手の活動をサポートをしていた・塾講師や保育園の保育補助のアルバイトをしていた等、誰かのサポートに徹していた経験は、「サポート力」として自分の強みになっているでしょう。
企業にとって「サポート力」はあらゆる職種に活かせる能力の1つです。
まとめ
効率化を図る経験は、就活に活かせることが分かりました。
自己PRに効率化を図る経験を盛り込む際は、伝える順序に気をつけて、具体的に分かりやすく伝えることを意識しましょう。
数値を用いて客観的なデータも入れ込むと、より説得力のある自己PRとなり、企業に印象を残し易くなります。
効率化を図る経験を活用して、自分の強みを企業にアピールしましょう。
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