はじめに

インターンシップのエントリーや選考が進むと企業とメールでやり取りをする機会が増えます。「件名はどうすればいい？」「どんな言葉遣いが正解？」と、ビジネスマナーへの不安を感じる就活生も多いでしょう。

メールは、あなたと企業の担当者をつなぐ最初のコミュニケーションツールです。

正しいマナーで迅速に対応できれば、社会人基礎力がある学生として好印象を与えられます。

この記事では、インターンのメール返信で押さえておくべき基本マナーや、状況別ですぐに使える例文を紹介します。自信を持ってスムーズにやり取りを進められるようにメール返信の基本をマスターしましょう。

インターンのメール返信で必ず守るべき「3つの基本マナー」

インターンのメール返信で必ず守るべき「3つの基本マナー」は以下の通りです。

• 原則としてメール受信後24時間以内に返信すること
• 件名は変更せず「Re:」を付けたまま引用返信すること
• 企業の営業時間内に送信し深夜や休日は避けること

インターンのメール返信において、内容はもとより「形式」や「タイミング」が評価を左右します。ここでは、就活生がまず押さえておくべき3つの基本マナーについて解説します。

原則としてメール受信後24時間以内に返信すること

ビジネスの現場では、スピードが信頼につながります。企業からメールを受信したら、原則として24時間以内に返信することを心がけましょう。返信が早い学生は、それだけで「志望度が高い」「仕事ができそう」というポジティブな印象を持たれやすくなります。

もし学業やアルバイトで確認が遅れ、24時間を過ぎてしまった場合は、返信文の冒頭に「ご返信が遅くなり申し訳ございません」とお詫びの一文を添えると良いでしょう。

件名は変更せず「Re:」を付けたまま引用返信すること

返信ボタンを押すと、件名の冒頭に「Re:」が自動的に付きますが、これは削除せずにそのまま送信しましょう。採用担当者は日々膨大な数のメールを処理しているため、「Re:」がついていることで、どの用件に対する返信なのかを一目で判断できます。

また、本文も過去のやり取りを残したままにする「引用返信」の形式を用いるのが一般的です。これまでの経緯がメール下部に残っていると、担当者が会話の流れをさかのぼって確認する手間が省けます。

件名を書き換えたり、引用を削除したりすることは、相手の業務効率を下げる原因になるため避けてください。

企業の営業時間内に送信し深夜や休日は避けること

メールを送る時間帯にも配慮が必要です。基本的には企業の営業時間内（平日9:00〜18:00ごろ）に送信しましょう。スマートフォンで通知を受け取っている担当者もいるため、深夜や早朝の送信は「生活リズムが不規則」「配慮が足りない」と受け取られるリスクがあります。

もし、夜間にメールを作成した場合は、翌朝の始業時間に合わせて送信するか、メールソフトの「予約送信機能」を活用することをおすすめします。緊急の用件でない限り、土日祝日の送信も避けたほうが無難です。相手の働く環境を想像し、気遣いを見せることがマナーの第一歩となります。

失礼のないメールを作成するための「本文の構成要素」

ビジネスメールには、型（フォーマット）があります。独創的な表現は必要ありません。決められた構成要素を漏れなく記載することで、誰が読んでもわかりやすく、失礼のないメールになります。ここでは本文を作成する際の具体的なポイントを解説します。

会社名・部署名・氏名を省略せずに記載する

本文の冒頭には、必ず宛名を記載します。この際、会社名は「（株）」などと略さず、「株式会社」と正式名称で書くことが鉄則です。名刺や署名欄を確認し、部署名や役職名も正確に記載しましょう。

もし担当者の氏名がわからない場合は、「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。

宛名の漢字間違いは大変失礼にあたるため、送信前には一字一句間違いがないか、入念に確認してください。

大学名・氏名を名乗り要件を簡潔に伝える

宛名の次は、自分がどこの誰なのかを名乗ります。「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の（氏名）です。」という挨拶を定型句として使いましょう。

初めて連絡する場合のみ、「お世話になります。〇〇大学の（氏名）と申します。」とします。名乗った後は、「インターンシップの日程調整の件でご連絡いたしました」のように、メールの目的を簡潔に伝えてください。

結論から述べることで、相手はメールの優先順位や対応内容をすぐに把握できます。長々とした前置きは避け、要件をシンプルにまとめることを意識しましょう。

自身の連絡先情報をまとめて記載する

メールの最後には、必ず「署名」を入れます。署名とは、自分の所属や連絡先をまとめた情報のことで、ビジネスメールにおける名刺のような役割を果たします。

具体的には、以下の項目を記載します。

• 氏名
• 大学・学部・学科・学年
• 電話番号
• メールアドレス

これらを罫線で区切り、テンプレートとしてメールソフトに登録しておくと便利です。万が一、本文中で名乗り忘れた場合や、担当者が電話で連絡を取りたい場合に、署名の情報が役立ちます。最後まで気を抜かず、丁寧な印象を残しましょう。

【コピペOK】状況別ですぐに使える「インターンメール返信の例文」

ここでは、インターンの選考や参加準備でよくあるシチュエーションごとに、そのまま使える例文を紹介します。（ ）の部分を自分の状況に合わせて書き換え、活用してください。

インターンの日程調整や参加日を確定する場合の例文

企業から提示された日程で参加できる場合の返信例です。

書類選考通過や面接通過のお礼を伝える場合の例文

選考通過の連絡をもらった際は、感謝の気持ちと次への意気込みを素早く伝えます。

やむを得ない事情で辞退や欠席を申し出る場合の例文

他社のインターンと重なった場合や、急な体調不良などで辞退・欠席する場合の例文です。

インターン詳細についての質問や確認をする場合の例文

持ち物や服装などについて確認したい場合の例文です。まずは自分で募集要項などを確認した上で質問しましょう。

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インターンのメール返信に関する「よくある疑問とトラブル対処法」

メールのやり取りをしていると、「この場合はどうすればいい？」という疑問が出てくることがあります。ここでは、就活生が迷いやすいポイントと対処法をまとめました。

企業とのメールのやり取りはどこまで続けるべきか

メールの往復は、基本的に「自分（学生側）で終わる」のが理想です。企業から日程確定などの連絡が来たら「承知いたしました。当日はよろしくお願いいたします。」といった返信をして、やり取りを締めくくります。

もし、自分が送った返信に対して、企業から「当日はお気をつけてお越しください」といった形式的な返信が来た場合は、それに対してさらに返信する必要はありません。

終わりの見極めが難しいですが、用件が完了し、相手からの結びの言葉があれば終了と考えて差し支えありません。

返信が遅れてしまった場合はどのようにお詫びするか

何らかの事情で返信が数日遅れてしまった場合でも、無視をせずに必ず返信しましょう。その際、冒頭で「返信が遅くなり、大変申し訳ございません。」と素直に謝罪します。

「忙しかった」「メールを見ていなかった」といった言い訳を書くのは逆効果です。遅れた事実は変えられませんが、その後の誠実な対応で挽回することは可能です。気づいた時点ですぐに作成し、送信することが誠意を示す最善の方法です。

「返信不要」と記載があった場合は本当に返信しなくてよいか

企業からのメールに「返信不要」と書かれている場合は、その指示に従いましょう。これは担当者が大量のメールを処理する負担を減らすための配慮であり、業務効率化の一環です。

ここで律儀に返信してしまうと、かえって相手の手間を増やしてしまうことになります。「返信しないと失礼ではないか」と不安になる必要はありません。指示を守ることも、相手への気遣いの一つと捉えてください。どうしても感謝を伝えたい場合は、次の機会に対面で伝えるとよいでしょう。

オンラインや対面での印象を良くする「プラスアルファの気遣い」とは

基本的なマナーに加えて、相手への配慮が感じられる表現や細かなチェックを取り入れることで、さらに印象を良くすることができます。メールという文字だけのコミュニケーションだからこそ、言葉選びやミスのない記述が重要です。

クッション言葉を活用して柔らかい表現にすること

依頼や質問、あるいは断りの連絡をする際は、「クッション言葉」を活用しましょう。要件の前に「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」「差し支えなければ」といった言葉を添えるだけで、文章全体の印象が柔らかくなります。

例えば「教えてください」と書くよりも、「お手数をおかけしますが、ご教示いただけますでしょうか」と書く方が、相手に丁寧で謙虚な印象を与えます。ビジネスシーンでは頻繁に使用されるテクニックですので、自然に使えるようにしておくと役立ちます。

誤字脱字や敬語の誤り

送信ボタンを押す前に、必ず読み返しチェックを実施しましょう。特に多いのが、企業名の漢字間違いや、「様」の付け忘れ、そして二重敬語などの敬語ミスです。

「拝見させていただきました」のような回りくどい表現よりも、「拝見しました」の方がすっきりとして知的です。

また、誤字脱字が多いメールは「仕事が雑そう」という印象を与えかねません。声に出して読むなどして、細部まで注意を払いましょう。

まとめ

インターンのメール返信は、単なる連絡手段ではなく、あなたの社会人としての基礎力をアピールする絶好の機会です。

最初は緊張するかもしれませんが、今回ご紹介した「24時間以内の返信」「件名・引用の維持」「正確な宛名と署名」といった基本マナーを守るだけで、採用担当者に「誠実で信頼できる学生」という好印象を与えられます。

もし文章作成に迷ったら、記事内のテンプレートを活用し、自分の言葉で微調整して送信してください。多少の不慣れさはあっても、丁寧に対応しようとする姿勢は必ず相手に伝わります。メールへの不安を解消し、自信を持ってインターンシップへの第一歩を踏み出しましょう。