企業に質問する際の正しいメールの書き方！例文付きで解説

はじめに

就職活動していくにあたり、企業に質問する機会があります。

疑問点があるまま就職活動を進めるのは、不安材料が増えてしまいかえって選択肢で迷ってしまうこともなくはないはずです。

そのような事を避けるためにも、企業には質問のメールを送りましょう。

ただ、あまりにひどい文章では評価が左右されてしまいます。

というのも、企業の担当採用者は、就活生のあらゆる観点から総合的な評価をして、該当する企業に見合う能力やこれからの見込みがあるのか、それから今後一緒に働いていきたいのかという面に着目していると考えられるからです。

正しく丁寧な文章にて質問することに対して悪いことは何ひとつとしてありません。

よって、企業に質問する際には、正しい文章にすることを心がけてください。

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質問メールを送る際の7つの手順

企業へメールをする際に、最も気を付けるポイントとして、相手側に失礼のないようにすることが大事になります。

文章では、あなたの表情などが見えないため、文字で判断されてしまいます。

そこで身勝手な内容でメールすることにより、評価に影響を及ぼし、就職活動が不利になってしまう危険性があるため、気を付ける必要があります。

そうならないためにも、この章にて紹介するポイントに気を付けながら、メールの文章を組み立てることがおすすめです。

順を追って紹介していくため、1つずつ確実にポイントを押さえてください。

件名を簡潔に書く

質問内容は数多くありますが、主な事例として、企業の説明会に参加する際にどのような服装で参加したら良いのか、面談・面接の時間について詳しく聞きたい、などシチュエーションによって企業に質問しないとあなたで判断ができないなどの場合が挙げられます。

その際には、受け取った企業の担当者が、何の要件で質問してきているのかすぐに分かるように、件名で簡潔に記載してください。

また、自分が送ったメールにて、だれから送られてきているのかということも、しっかりと記載する必要があります。

誰から送られてきたメールか分かるようにするためには、文尾に所属している学校名と氏名を入れます。

このように、件名に要件を簡潔に記載すること、文尾に学校名と氏名を記載することを忘れないようにしてください。

分からないことがある場合に、企業に問い合わせてみないと分からないことがあるため、分からない状態を放置せずに、しっかりと確認をするように心がける必要があります。

冒頭に宛名を書く

件名に要件をまとめることと、文尾に所属している学校名と氏名を記載することを確認しました。

そちらで、最初と最後のフォーマットは完成です。

これからは、本文の内容についても確認していきます。

本文の冒頭には宛名を記載します。

宛名には相手企業の名前、所属事務所、それから担当してくれている方の名前を記入します。

日常生活で活用しているLINEやInstagramなどのダイレクトメッセージとは異なり、企業に対して送るメールなどはビジネスメールに該当します。

よって、フォーマルな文章について気を付ける必要があり、そのようなビジネスメールでは宛名がないメール内容について抵抗感を持ってしまう社会人が少なくないことが事実です。

さらに、同放送信にて複数人に送ることもあるため、メールの受け取り側の人が、自分に送られてきたメールと一目で判断できるように宛名を入れるようにします。

企業にメールにて質問したいときに、企業の担当者の名前が不明な場合があるかもしれません。

そちらの場合には、「新卒採用ご担当者様」など、新卒採用の担当者宛てである旨をメール中にて明記するように心掛けてください。

挨拶文を入れて名乗る

質問したい企業に対しては、クッション言葉などを活用してください。

はじめてメールを送信する場合には、「はじめまして。突然のメールにて失礼いたします」などの言葉を入れて、何度かやり取りしている場合でしたら「お世話になっております」といった挨拶を忘れずにメールに記載してください。

あいさつ文を送ってから、あなたのことが相手側に伝わるように、所属している学校、学部、学科と氏名についても記載する必要があります。

件名にも氏名を記載していることで重複してしまうのではないかと考えるかもしれませんが、件名では、そちらの要件にしか目を通さない企業の担当者がいる可能性があります。

また、本文中でも、あいさつ文の後に名前を入れることも当たり前とされています。

以上の理由から、件名と本文に、あなたの氏名を入れることが分かります。

あいさつ文と名前などを記載したのちに、本題の質問内容についてもまとめるようにしてください。

こちらも、簡潔な文章で相手に伝えます。

文章が長すぎる場合や、事情なども内容に入れてしまうと、メールの受け取り側は情報量が多くなってしまいます。

それによって、何を伝えたいメールなのか分かりにくくなってしまいます。

件名にて旨を伝えているため、ここの本文では質問内容に焦点を当て、簡潔にまとめるように心がけてください。

文章が長いと、話を簡潔にまとめられない印象と捉えられてしまう恐れもあるため、簡潔にまとめることを心掛けましょう。

質問内容は簡潔にまとめる

質問内容は簡潔にまとめることが大切です。

自力で調べることができるような情報を質問するのは控えましょう。

相手の時間を奪ってしまうことになり、悪い印象を与えます。

ある程度自分でリサーチしても分からなかった質問のみをするようにしましょう。

自分の事情や背景などを書くと長くなってしまうため、質問のみを記載する形で問題ありません。

質問の背景を記載する場合は、「貴社の選考について公式サイトを拝見しましたが、詳細がわからなかったため質問させていただきます」など、できるだけ簡潔な説明を心がけましょう。

締めの挨拶文を入れる

ここまでの本文の内容で気を付けるべきポイントを解説してきました。

質問内容のあとに、締めのあいさつもします。

企業の担当者は、日々の業務をしている中で、あなたが送ったメールについて対応してくれているわけです。

時間を割いて対応してくれていることに対して、少なからずの感謝の気持ちを持って、感謝の気持ちをメールの内容に入れるべきです。

「お忙しいところ恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」などの締めのあいさつ文が顕著な例です。

締めのあいさつ文などは、インターネットで検索するとテンプレートがあります。

調べていき、そのフレーズを使っていくと、いくつかのテンプレート文を知れることで、活用幅も広がります。

あいさつ文に決まりきったフレーズはありませんが、感謝の気持ちを相手に伝えられることは、人としても大事な要素になります。

クッション言葉など上手に活用しながら、締めのあいさつ文もしっかりと入れるように心がけてください。

連絡先を明記した署名を入れる

上述した4つの内容は、本文中についての解説でした。

ここからは、メールの文末についても確認していきます。

途中まで良くても最後で失礼な内容になってしまうと、良くない印象と捉えられてしまう可能性があります。

そうならないために、文末の内容についても理解しておきましょう。

メールの文末には、あなたの名前、所属している学校、学部、学科、学年、電話番号、メールアドレスなど、基本的な情報を入れるようにしてください。

本文と、この文末の区切りを分かりやすくするために、ハイフンなどの記号を使ってテンプレートを作成する方法があります。

これまでに説明してきた手順を確認しながらメール内容を作成してみてください。

件名や本文中にて、メールの読み手側の立場を考慮して、いかに簡潔に伝えメールの差出人が誰なのかを明確にするべき重要性を解説しました。

誤字・脱字のチェックをする

質問メールを送信する前に、一度内容をチェックし、宛先の間違いや誤字・脱字がないか確認しましょう。

メールの返信文を考えることに一生懸命になり、作成できた安堵から、すぐにメールを送ってしまう人もいます。

そのメール内容に誤字や脱字があった場合、相手にもいい印象を与えません。

そこまで、時間はかからないはずなので、必ずチェックするようにしましょう。

質問メールの例文と解説

今回は、会社説明会に参加するにあたって服装と面接日程についての質問に対しての2パターンの事例を紹介していきます。

まず、面接日程についての質問メールについて紹介します。

面接日程に関するメール

上記の内容がフォーマットになります。

件名から内容まで簡潔になっています。

文字だけのポイントでは氏名を記入することが多いと感じられたかもしれませんが、フォーマットで確認してみると想像以上に多くはないです。

名前を記入することでメールと受け取り側も、把握しやすいはずです。

クッション言葉を併せながら、相手の都合を考慮して、候補日を挙げるように心がけてください。

日時以外にも時間帯も指定する際には、具体的な時間帯も提示することは大事です。

何時から何時までなのか、終日時間が空いているのか、何時まで空いているのか、何時から空いているのかなどを、明確にしてメールを送ります。

そうすることで、企業側も時間を割きやすくなるはずです。

また、面接の日程調整メールを送る際に色々なシチュエーションについてもポイントを紹介していきます。

指定された日が厳しい場合

こちらのシチュエーションでは、上表のフォーマットのように謝罪と、別日程で面接をしてもらえるか確認します。

謝罪に加えて、指定された日にちについて都合が良くない理由などを添えると、より相手に伝わる可能性は高くなります。

しかし、前述してあるように、その理由などの情報量が多くなってしまうと、かえって何を伝えたいのか分かりにくくなるため、そちらについても気を付けてください。

日程が指定されていない場合

日程が特に指定されていない場合に関しても、上述しているように日程と時間の候補をいくつか用意してメールを送るようにしてください。

そのような考慮することによって、担当者がスケジューリングしやすくなります。

面接を辞退したい場合

面接などの変更以外にも、内定を辞退したい際に企業にメールする機会が訪れる可能性があります。

そのような場合でしたら、辞退すると決めた段階にて速やかに断りの連絡を入れてください。

辞退する内容を、こと細やかに明記する必要はないです。

面接辞退するにあたり、連絡をせずに無断で辞退するといった失礼な行動を採らないようにしてください。

会社説明会参時の服装に関するメール

つぎに、会社説明会に参加する際に服装について質問したいケースについても紹介していきます。

質問メールであることが分かりやすくなるように、件名に<ご質問>を入れます。

いつ行われる会社説明なのか、という内容を入れることによって、メールを受け取った企業の担当者は、要件を把握しやすくなります。

また、あなたの都合上、スーツを着用して良いのか否かについて具体的な質問にすることで、相手も答えやすくなります。

以上のように、企業に質問する内容が異なると、本文の内容も同様に異なりますが、基本的には同じ構成になっています。

くれぐれも、相手に対して失礼の内容な言葉選びをするように心がけてください。

質問の回答に対するお礼メール

企業から質問への回答がきたら、お礼のメールを送るようにしましょう。

お礼メールは、間を空けずにできるだけ早く送るのがポイントです。

メールで質問する時に注意すること

ここまでは、質問メールを作成する手順や具体的な例文を紹介してきました。

それらの内容を踏まえた上で、注意点についても把握しておきましょう。

就業時間内にメールする

質問内容は、緊急性のないものがほとんどです。

そのため、できるだけ10：00〜16：00などの就業時間内に連絡するようにしましょう。

それでも緊急で連絡したい場合は、「夜分遅くに失礼いたします」「早朝から申し訳ありません」といった具合に

ひとこと前置きを入れると相手への配慮を示すことができます。

会社のメールが担当者のスマホや携帯に転送される可能性もあるので、深夜から早朝までの時間帯はメールの送信を避けましょう。

また、深夜や早朝にメールを送ると企業の担当者からは

「常識がない」と思われ、印象が悪くなることも考えられますので、注意してください。

読みやすく改行と段落分けをする

ビジネスメールでは、適度に改行や段落分けをして見やすく整える必要があります。

改行や段落分けがされておらず、長い文章が続いているメールは、非常に読みにくく、内容も把握しにくいものです。

特にスマホでメールを作成する場合は、パソコンの画面で開いても読みやすいよう、メールの本文を意識的に改行しましょう。

例えば、1行の長さを35文字以内に収めておくと読みやすいとされています。

適度に改行し、読みやすいメールの作成を心がけましょう。

作成後に一度通しで読み直してみて、読みやすい文面になっているかどうか確認することをおすすめします。

プライベートなメールアドレスを使用しない

就活に関する質問メールを送る際は、プライベートのメールアドレスを使わないようにしましょう。

就活用にフリーメールのアドレスを取得すれば、その後も就活メールを一括管理できるのでおすすめです。

また、ビジネスで使われるメールアドレスの特徴として、

本人の名前などの文字を使うシンプルなものが多くみられます。

そのため、奇抜なメールアドレスを使うと悪目立ちしてしまう可能性がありますので、注意しましょう。

相手に違和感を与えず、フラットなやりとりをするためにも、奇抜なアドレスは避け、シンプルなものを使用することを心がけましょう。

就活用にメールアドレスを準備しようとしている方は、まずは以下の記事も見てみましょう。

実例を用いたメールアドレスの作り方や注意点などをまとめています。

【就活メールアドレス】無難で好印象なアドレスの作り方＆注意点まとめ

適切な敬語を使用する

メールの文章には「です・ます」調を使用し、尊敬語や謙譲語を正しく使うなど、丁寧な言葉遣いを意識することが大切です。

どんな敬語表現を使用するかで迷った場合は、より丁寧なものを選ぶ方が無難といえます。

例えば、「お願いいたします」より、「お願い申し上げます」の方がより丁寧な表現とされています。

丁寧さを重視するあまり、日常生活で使われないあまりにも過剰な敬語表現は、逆に違和感を与えてしまう可能性もあるのでやめておきましょう。

敬語の使用について、自信がない方は以下の記事も併せてチェックしてみましょう。

就活でよく使われている敬語も紹介しています

敬語を正しく使おう！就活で頻出される間違いやすい言葉を確認！

絵文字や装飾文字を使用しない

社会人にとってメールはビジネスツールとなるため、

友人間で使われるような絵文字や装飾文字は、使わないようにしましょう。

信頼関係ができている場合を除いては、用件を把握しやすいシンプルな内容とすることが大事です。

また、囲み数字や省略文字などの機種依存文字は正しく表示されなかったり、文字化けの原因になるため、使用を避けるのが無難といえます。

相手に違和感を与え、マイナスな印象を持たれないためにも、装飾的な文字の使用には注意しておきましょう。

避けるべき質問内容について

就職活動していくうえで、企業に対して直接聞かないと分からないことが訪れる可能性はあります。

不安な気持ちを解消させるためにも、確認を怠らないようにするべきではありますが、企業に質問メールする際に、避けた方がいい質問内容があります。

これから挙げていく事例について該当してしまわないように、本記事を参考にしておくことをおすすめします。

調べれば簡単に得られる情報を質問してしまう場合

企業のホームページで公開されている情報あるいは、企業からいただいた案内メールで既に記載されている情報などは避けるべきです。

こちらに関しては自分で調べることで解消できます。

それ以外に、まだ公開されていない情報でも、別のページにアクセスすると掲載されていることがあるため、そちらの場合でもすぐに企業に質問するのではなく、一度調べることが大事です。

社会に出てからは、自らの頭で考えて、行動できる能力が求められてきます。

自分で調べることをせずに、何もかも人に聞けばよいというスタンスでは、企業からの評価が低下してしまうことがあります。

企業からの評価が下がってしまうマイナス要素だけでなく、あなたの成長にも繋がらないデメリットがあります。

分からないことは、そのままにしておかないことが大切です。

自主的に責任感を持って、自ら調べて行動に移せるように心がけてください。

要求するメールを送ってしまう場合

会社の説明会の案内や面接の候補日などの件について、いただいたメールに対して自分勝手な都合に予定を変更できるかどうか要求する就活生は少なくないです。

企業側は、忙しい中でスケジュールを組んでいるため、就活生一人ひとりに合わせて説明会や面接などの日程を変更させることはなかなか難しいです。

自分勝手な理由で、その旨をメールで伝えてしまうと協調性がない人間なのではないかと判断されてしまう可能性が生じてしまいます。

しかしどうしても都合がつかない場合などがあります。

そのような際には、理由を正直に言って日程の再調整ができるのかメールしてください。

どうしようもない理由はあると思いますが、できるだけ企業が提示している日時に都合を合わせるように心がけてください。

以上の内容が、企業に対して避けた方がいいメール内容です。

さいごに

就職活動において質問メールで気を付けるポイント、質問メールの例文と解説について解説してきました。

分からないことがあるときには、正直に企業の担当者に聞くことがベストです。

会話と同様に、相手にどのような内容で、何を伝えたいのかということを意識してください。

ビジネスメールでは、差出人なども相手が分かるように最初と最後に伝えることも忘れないでください。

正しい言葉遣いや誤字脱字、話言葉にならないことも積極的に意識して、メールするにあたって文章や構成を組み立てるようにしてみてください。

また、以下の記事でもメールに関する内容を紹介していますので、併せてチェックしてみてください。

【就活】メールで日程調整するマナーと例文を徹底解説

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