採用担当者とのメールで注意すべきことと例文
2024年8月15日更新
はじめに
採用担当者とメールのやり取りが必要になった場合、どうして良いか分からなくなる人は少なくありません。
場合によっては、採用担当者との初めてのコミュニケーションとなるメールは、その体裁やマナーなど注意しておくべき点が多くあります。
ここでは、採用担当者とのメールで注意すべきことと実際のメール例文についてご紹介しています。
予習をして臨むことで相手の心象を損なわないやり取りができるようになります。
また、採用担当者の評価を上げることにもつながるかもしれません。
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採用担当者とのメールで注意すべきこと
採用担当者とのメールで注意すべきことは、ビジネスメールの体裁とマナーです。
具体的にはどんなことなのでしょうか？以下、順番にご説明していきます。
メールアドレス
1点目は、メールアドレスです。
相手のメールアドレスが間違っていないかはもちろんのこと、こちらのメールアドレスが適切なものであるかどうか再確認しましょう。
なぜなら、あまりにくだけた私用のメールアドレスだと、無作法なイメージを持たれてしまう恐れがあるからです。
新卒就活においては、大学のメールアドレスを使用するのが安心です。
送信の時間
2点目は、送信の時間です。
相手のメールへの返信の場合、遅くとも24時間以内に返すのがマナーです。
できるだけ早く返すのが良いでしょう。
また、返信する時間帯にも気を配る必要があります。
営業時間内に返信するようにしましょう。
深夜や早朝などは、相手に迷惑だと思われるリスクがあります。
一般的に企業勤めの場合、メールを確認するのは朝出勤してきた時と昼食終わりが多いようです。
この知識も頭に入れておくと良いでしょう。
もし返信が遅れて深夜に差し掛かってしまう場合は、メール送信の予約機能を使って、朝に送るようにするのも1つの手です。
その場合は必ず、「ご返信が遅れて申し訳ありません」などの謝罪文を入れるようにしてください。
宛先の確認
3点目は、宛先の確認です。
送るメールの宛先が間違っていないか必ず確認しましょう。
同姓同名や似た名前の人に送ってしまうなどのミスが、社会人でも多いからです。
また、複数の人からメールが来た場合の返信先についても、よく確認するようにしてください。
もし複数人にメールを送る場合、全員の宛先が間違えていないかどうか確認しましょう。
CCに入れるべき人を入れ忘れていないかの確認も重要です。
CCとは、メールを共有したい相手がいる場合に、受信者のメールアドレスが全員に表示される形式で送る際に使う機能です。
BCCを使うと、メールを送信したことを誰にも知られずに送ることができます。
（引用：メールの「CC」・「BCC」って何ですか？）
CCを使う場合にはたとえば、採用担当者の上司にあたる人などが挙げられます。
BCCはメール送信者には宛先が伏せられるため、あまり使いません。
新卒就活では基本的に、採用担当者1人に向けてメールを送ることが多いでしょう。
件名
4点目は、件名です。
こちらからメールを送る場合、企業によってはフォームが決まっていることがあるので注意してください。
指定がない場合は、「用件・名前」で送るのが良いでしょう。
たとえば、「面接のお礼（大学名 名前）」とするのが挙げられます。
なぜなら、他のあまたあるメールの中に埋もれてしまってはいけないからです。
件名は、担当者が見た時に分かりやすいものでなければなりません。
返信を送る場合は、Reがついた件名を変えずにそのままにするようにします。
そうすることで、どのやり取りのメールだったかを確認することができるからです。
もし何度か行き来してReが増えてきてしまった場合、いくつか消して見栄えを良くしても良いでしょう。
添付ファイルがある時は、その題名を分かりやすいものにしましょう。
たとえば「フルネーム履歴書」などが挙げられます。
宛名と署名
5点目は、宛名と署名です。
本文の最初には相手の会社名、部署名、担当者名様の順番で宛名を記載しましょう。
注意すべきは、正式名称を書くことです。
たとえば、株式会社を省略したり、略称で書いたりしてしまう失敗が挙げられます。
もし担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載するようにしてください。
署名は、本文の最後に必ず載せるようにしてください。
項目は、「学校名・氏名・住所・電話番号・携帯番号・メールアドレス」が揃っていれば良いでしょう。
罫線はシンプルなものが推奨されています。例を下に挙げておきます。
―――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科４年
フルネーム（ふりがな）
〒123-4567
○○県○○市○○1-11-1
TEL：090-1111-1111
e-mail：○○○
―――――――――――――――
本文の体裁
6点目は、本文の体裁です。
「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」の順番で書きましょう。
ここでは、あいさつ、内容、締めに関してご説明していきます。
あいさつは「お世話になっております」が基本です。
初回は「お世話になります」もしくは「初めてメールをさせて頂きます」にしておきましょう。
続けて自己紹介を入れるようにしてください。
順番は、大学名、学部、名前です。
続いて、内容に入ります。
重要なのは、用件を先に簡潔に書くことです。
なぜなら、読みにくいメールは相手の負担となってしまうからです。
たとえば「この度は面接を行っていただきありがとうございました」など、用件を手短に切り出し、その後の文もなるべく短くまとめるようにしてください。
締めも忘れるべきではありません。
たとえば「ご多用の所恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、相手を気遣う一文を添えるようにしてください。
また、何度かやり取りをする場合、これまでのメール本文も下につけたままで送信します。
そうすることで、過去のやり取りを見直せるからです。決して削除してしまってはなりません。
言葉遣い
メールでは、言葉遣いも重要な観点として評価されます。
敬語や謙譲語が正しく遣えているか、不躾な印象を受ける文面になっていないかが見られています。
「恐縮ですが」や「申し訳ありませんが」などの枕ことばも使いこなすようにしてください。
加えて、書き言葉では「貴社」を使うことを忘れないようにしましょう。
文の読みやすさ
先方は日々大量のメールを処理しています。
そのため、文の読みやすさは重要な要素です。
読みやすいメールは、相手のことを気遣ったものとして評価されます。
たとえば、改行や空白、句読点を適宜使うことが挙げられます。
特に日程など重要な情報を記載する場合は、曜日まで明示したうえで改行を使って見やすくしておきます。
また、メールはできる限りPCで作って送信しましょう。
スマートフォンだと書式が変わってしまったり、見た目がイメージと違ってしまったりする恐れがあるからです。
採用担当者は基本的にPCでメールを見るため、それに合わせた形式で送る必要があります。
採用担当者とのメール例文
ここまで採用担当者とのメールやり取りにおいて注意すべきことをご説明してきました。
ここからは、実際のやり取りを想定した例文をご紹介していきます。
これらのテンプレートを使ってより良いメールが送れるようにしてください。
くれぐれも、名前やメールアドレスなどの自分の情報を適切に入れ込めているか最後にきちんと確認するようにしましょう。
あらかじめメールの文章を考えて下書きをもっておくことが重要です。
なぜなら、メールの返信はできるだけ早くすべきだからです。
特に慣れないうちは、メールの入力に時間がかかりがちです。ここでライバルに差をつけるようにしましょう。
面接日程を調整するメール
面接日程を調整する時は以下のように返信します。
いくつか面接予定日を挙げてもらった後に送り返すメールです。
件名：メール件名は変えない
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
（大学名 フルネーム）と申します。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
頂戴した日程の中から、下記でお伺いしたく存じます。
○月○日（○）○時〜○時
お忙しい所恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科４年
フルネーム（ふりがな）
〒123-4567
○○県○○市○○1-11-1
TEL：090-1111-1111
e-mail：○○○
―――――――――――――――
ポイントは、候補日を挙げていただいたお礼を述べること、こちらの希望日時を詳しく書くことの2点です。
日時を挙げる時は行を変えて空白を作り、特に見やすくするのが良いでしょう。
面接日程の変更や再調整をお願いするメール
どうしてもの時に、こちらから候補日を挙げて提案するメールです。
件名：メール件名は変えない
株式会社◯◯
人事部 ○○様
お世話になっております。
（大学名 フルネーム）と申します。
○月○日○時よりお約束しておりました面接につきまして、
貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。
先ほどお電話にてご連絡をさせていただきましたが、
ご不在とのことでした。そのため取り急ぎ
メールにてご連絡をさせていただきました。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
もし可能であれば、以下の日程の中で
面接を再調整していただけませんでしょうか。
① ○月○日（○）○時〜○時
② ○月○日（○）○時〜○時
③ ○月○日（○）○時〜○時
後ほど改めてお電話させていただきます。
ご多用の折、お手数をおかけして申し訳ありませんが、
ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科４年
フルネーム（ふりがな）
〒123-4567
○○県○○市○○1-11-1
TEL：090-1111-1111
e-mail：○○○
―――――――――――――――
ポイントは、なるべく電話をすること、希望日程を複数明示することの2点です。
面接の日程変更をお願いする場合、相手のスケジュールを変えてしまう恐れがあります。重要なことなので、メールよりも電話が推奨されます。
また、メールにおいては日程を分かりやすく示すことに重点を置いてください。
もともとの日程の都合が悪くなった理由を詳しく書く必要はありません。
面接後にお礼するメール
お礼メールは必ずしも必要ではありません。
しかしながら面接をしてもらったら、日を開けずにメールでお礼すると印象が良くなる場合があります。
件名：本日の面接のお礼
株式会社◯◯
人事部 ○○様
お世話になっております。
本日○時より面接をしていただきました、（大学名 フルネーム）と申します。
本日はお忙しい中、貴重な機会をいただきまして
誠にありがとうございました。
○○様のお話を伺って、貴社の風通しが良い社風、
活躍するための必要なスキルについて理解を深めることができ、
貴社でぜひ仕事をしたいという思いが強くなりました。
まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科４年
フルネーム（ふりがな）
〒123-4567
○○県○○市○○1-11-1
TEL：090-1111-1111
e-mail：○○○
―――――――――――――――
ポイントは、なるべく早く送信すること、面接で話した内容を具体的に語ることの2点です。
間隔をあけてしまうと忘れられてしまうリスクや、連絡が先にきてしまう恐れがあります。
また、気持ちのこもった文章にすることでより相手の気持ちを引き寄せることができるでしょう。
書類を添付して提出するメール
就活では、書類をメールで添付するように依頼を受ける場合があります。
間違いやすいので注意が必要です。
件名：応募書類のご提出について／履歴書添付（フルネーム）
株式会社◯◯
人事部 ○○様
お世話になっております。
（大学名 フルネーム）と申します。
先日ご依頼いただきました履歴書をお送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルをご確認いただければ幸いです。
お忙しい所恐縮ですが、ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科４年
フルネーム（ふりがな）
〒123-4567
○○県○○市○○1-11-1
TEL：090-1111-1111
e-mail：○○○
―――――――――――――――
ポイントは、添付ファイルの形式と名前です。
指定の形式のファイルを間違いなく添付できているか確認するようにしてください。
メール本文に気を取られ、肝心なファイルの添付を忘れてしまうこともあるので注意しましょう。
相手の迷惑にならないよう、ファイルサイズを大きくしすぎないことも重要です。
目安は１MB以下です。
また、添付ファイルの名前は「フルネーム履歴書」など、一目見て分かるようにしてください。
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質問と回答例は、全部で100種類あります。
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採用担当者とのメールは重要
就活において、採用担当者とのメール内容は重要です。
それだけで、合否が決定してしまうこともあるでしょう。
なぜならメールはビジネスにおいて必要不可欠なコミュニケーションツールであるからです。
ここまでご紹介してきた、注意点や例文を活用しながら、適切なメールを送れるように準備しておきましょう。
そうすることで、いち早く返信の対応が取れるからです。
ぜひこの記事を参考に、就活をより有利に進めていきましょう。
