【就活における封筒の書き方完全版】マナーや、準備から郵送まで解説
2024/8/27更新
はじめに
就活で履歴書やエントリーシートを提出するとき、郵送で送ることがあると思いますが、そんなときに悩むのが、封筒の書き方ですよね。
簡単なように見えて、封筒の書き方には、押さえておくべきポイントやマナーがいくつもあります。
そこでこの記事では、以下のような点を知りたい学生に向けて、就活における封筒の書き方やマナーを徹底解説します。
- 就活の封筒を書く時に準備するものが気になる
- 就活の封筒には添え状がないといけないの？
この記事を参考にして実践すれば、企業に好印象を与えることができるようになりますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
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封筒を書く前の準備
まずは封筒を書く前に、必要なものを揃えましょう。
必要なものは以下の5つです。
- 封筒
- ペン
- クリアファイル
- 切手
- スティックのり
それぞれ詳しく解説していきます。
封筒
封筒を選ぶうえで押さえるポイントは以下の点です。
- 色は白でシンプルなものを選ぶ
- 大きさは角形A4号または角2号
封筒の色は白がベターです。
茶封筒でも問題は無いですが、企業によっては、簡単なやり取りや事務作業に、茶封筒を使っているところもあり、あまり適さないことがあります。
もしエントリーシートを茶封筒で郵送してしまうと、企業に届いているその他の書類に紛れてしまうかもしれません。
そうならないためにも、無難に白の封筒を選んだ方がよいでしょう。
封筒の大きさは、A4用紙を折らずに入れることのできる、角A4（横228mm×縦312mm）か、角2号（横240mm×縦332mm）が一般的です。
数枚程度の用紙なら角A4封筒、枚数が多めなら角2封筒を選ぶとピッタリ入ってオススメです。
ペン
封筒に書くペンにも気を配りましょう。
黒の油性サインペンかボールペンがオススメです。
細すぎると見づらくなり、太すぎると文字がつぶれてしまうリスクがあるので、太さは1mmが丁度良いでしょう。
フリクションや水性ペンは、文字が消えたり、にじんだりして、読みにくくなる可能性があるので、避けておいた方がベターです。
また、封筒の裏面で「履歴書在中」と記載する必要があるため、赤色の油性ペンも用意してください。
クリアファイル
履歴書やエントリーシートをそのまま封筒に入れると、折れたり、雨で濡れてしまったりするリスクがあるので、クリアファイルに入れた後に封筒に入れましょう。
クリアファイルに入れておいた方が、封筒からも取り出しやすく、人事の印象も良くなります。
使用するクリアファイルは、A4サイズで透明のものがオススメです。
切手
切手は記念切手などの派手なものは避け、シンプルなものにしておくのが無難です。
また何枚も貼っていたら、雑な印象を与えてしまいますので、必要な料金の切手を一枚用意するようにしましょう。
封筒のサイズや重さによって切手の値段は異なりますが、多くの場合140円程度で輸送できます。
正しい料金か不安な場合には、直接郵便局へ持ち込むことが最も確実です。
封筒の書き方
封筒の書き方のポイントは以下のとおりです。
- 住所
- 宛名
- 履歴書在中表記
- 封筒の左側に自分の情報
- 封をしたら真ん中に「〆」
一つずつ解説していきます。
住所
封筒表面に郵便番号を書いたあと、封筒の右側2～3cmのところに、志望企業の採用担当の宛先住所を書きます。
住所は〇〇ー〇〇ー〇〇のように書かず、〇〇丁目〇〇番〇〇号と、正式な住所を書くようにしましょう。
建物名もあれば、略さず書いてください。
宛名
封筒表面の真ん中に大きく宛名を書きましょう。
そうすることで誰に送った書類なのか明確になります。
企業には毎日のようにさまざまな書類が届けられるので、宛先が分かりやすい方が丁寧な印象を与えられます。
会社名を書くときは、（株）のように略さず、株式会社と正式名称で書かなければなりません。
また御中と様の使い分けに注意です。
これを間違えると非常識な印象を与えてしまうので、以下の使い分けをよく読んでみてください。
- 御中：ある組織や団体全体に対して使う
(例:人事部宛て→人事部 御中・株式会社○○宛て→株式会社○○ 御中) - 様：ある特定の個人に対して使う
(例:個人宛→○○ △△様・人事部採用担当宛て→人事部採用後担当者 様)
このように、宛先が人事部という部署全体であれば「御中」を使い、人事部の中の特定の個人であれば、「様」を使うことになります。
担当者が分からない場合は、「ご担当者様」という表現でも大丈夫です。
なお、御中と様は併用してはいけません。
「人事部御中 〇〇様」 というような表現はNGなので、注意しましょう。
履歴書在中表記
住所、宛先を書き終えたら、封筒表面の左下に赤いペンで「履歴書在中」と書きましょう。
履歴書以外の選考書類である場合は「応募書類在中」と記入します。
履歴書在中を書いたら、文字を同じく赤いペンを使用し、定規で四角く囲んでください。
フリーハンドで線を引くと、だらしない印象を与えてしまうので、きちんと定規を使用することをオススメします。
また、手書きすることが不安な学生はスタンプも発売されているので、それを活用してみるとよいですよ。
スタンプであれば文字や線に気を配ることなく、安心して押せるでしょう。
【裏面】封筒の左側に自分の情報
封筒の裏面の左側には自分の情報を記入します。
具体的には、封筒の中心から左側に住所、自分の名前と大学名・学部・学科名、提出日を書きます。
住所は省略することなく正式に書いてください。
裏面でのポイントは、表面よりも少し小さめにすることです。
そして、自分の名前のみやや大きめに記入します。
【裏面】封をしたら真ん中に「〆」
必要書類をすべて封筒に入れたら糊付けをし封を閉じます。
糊付けする際には、スティックのりを使うとよいでしょう。
液体のりを使用してしまうと、封筒がよれてしまったりふやけてしまったりするかもしれません。
糊付けできたら中央に「〆」と書いてください。
「〆」は封じと呼ばれ、その郵便物が未開封であることを表します。
必須事項ではありませんが、書いておいた方がより丁寧なので好印象に繋がりますよ。
封筒を郵送するステップ＆ポイント
エントリーシートや履歴書を入れる封筒が準備できたら、次は企業に提出するだけですね。
しかしただ郵送するだけでもいくつかポイントを押さえなければならないのです。
ということでここでは、封筒を郵送するステップを紹介します。
ステップごとでポイントもお伝えしていくので、ぜひ参考にしてください。
まず封筒は以下のステップで郵送するようにしましょう。
- 添え状をつくる
- 「添え状→応募書類」の順でクリアファイルにまとめる
- 切手を貼り、糊付けして封字を書く
- 簡易書留で郵送する
それでは各ステップについて順番に解説していきます。
添え状をつくる
一般的に企業に履歴書やエントリーシートを送付するときに、書類だけ送るのは失礼にあたるので、添え状を同封するのがマナーです。
添え状の作成方法については、次の章で解説しますので、そちらを参考にしてください。
ただし、募集条件欄に、「送り状不要」と書いている企業もあるので、その場合には不要です。
「添え状→応募書類」の順でクリアファイルにまとめる
添え状がつくれたら、「添え状→応募書類」の順でクリアファイルにまとめてください。
添え状を上に入れる理由としましては、封筒にどんな書類が入っているか分かりやすくするためです。
履歴書の向きは氏名や顔写真が上側にくるようにしましょう。
また、クリアファイルにまとめることで雨で濡れてしまったり折れ曲がったりしてしまうことを防げます。
一見そのままでもいいのでは？と考えてしまうかもしれませんが、こうした細かいマナーは、社会人になれば当然のことです。
学生のうちから覚えておきましょう。
切手を貼り、糊付けして封字を書く
封筒の中に書類が入れられたら、切手を貼り、糊付けして封をします。
最後に、封をした境目かつ封筒の中心に「〆」あるいは「封」の字を書きます。
これは第3者からの開封を防ぎ、未開封であることを示すので重要です。
普通郵便で郵送する
ここまでできたら、最後は企業に提出します。
このときのポイントは「普通郵便で郵送」という点です。
中には企業にきちんと届いているか不安だから「簡易書留で送りたい」と考える方もいるかもしれません。
しかしながら、就活において「簡易書留」は基本的にNGです。
というのも、簡易書留で送ってしまうと、手渡しでの受け取りが必須であり、受け取り印を貰わなければならないので企業側に余計な手間がかかってしまいます。
相手の住所のミスや、切手料金の不足がなければ、問題なく届きますので、安心して「普通郵便」で郵送するようにしましょう。
添え状のつくり方
前章で少し出てきた「添え状」について解説します。
添え状なしに、応募書類のみ送付するのは、マナー違反とみなされるので、添え状はしっかりとつくりましょう。
つくり方の手順は以下の通りです。
- 日付
- 送り先の宛名
- 自分の情報
- タイトル
- 本文
- 記書き
- 以上
これらの内容をA4用紙に盛り込みましょう。
横書きで書くのが一般的です。
エントリーシートは手書きが一般的ですが、添え状はパソコンでの作成で問題ありません。
ただし、同じファイルを使いまわすときは、宛先や日付などが、前の情報に残らないよう注意してください。
ポイントについて、一つずつ解説していきます。
日付
はじめに、添え状の右上に、日付を書きましょう。
日付は作成日ではなく、投函日にするのが一般的です。
西暦か和暦かはどちらでも良いので、履歴書やエントリーシートに合わせてください。
送り先の宛名
添え状の左上には、送り先の宛名を書きます。
人事部などの部署に対して送付する場合は「御中」、担当者個人に送る場合は「様」の敬称を使うようにしましょう。
自分の情報
日付の下に以下の情報を記載しましょう。
- 大学と学部、学科名
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
ここでも住所は郵便番号から書き、住所も〇〇ー〇〇ー〇〇のように略さず、正式名称で書くとより丁寧な表現になります。
タイトル
タイトルは要件が分かるように「選考応募書類の送付につきまして」などと端的に書きましょう。
本文
ビジネスレターでは、基本的に「拝啓」ではじまり、「敬具」で終わるのがマナーです。
「拝啓」のような手紙の書き出しの言葉を「頭語」、「敬具」のような最後の言葉を「結語」といいます。
そして頭語のあとに、時候のあいさつを書きましょう。
時候のあいさつとは、手紙を送る季節にちなんだ、頭語のあとに添える文章のことです。
頭語と結語のみでも問題はありませんが、時候のあいさつを添えるとより丁寧な印象を与えることができます。
ライバルと差をつけるためにも時候のあいさつは書くことをオススメします。
時候のあいさつの一覧を下記に紹介しますので、添え状を送る季節に合わせて、記載しましょう。
記書き
本文の下に、記書きで、同封されている書類について説明します。
記書きとは、同封されている書類を箇条書きで説明することで、相手に確認してほしいことをわかりやすく示す方法です。
以下の手順で書きます。
- 要件を書いた本文の下に中央揃えで、「記」と書く。
- 説明事項を箇条書きする。
- 最後に右揃えで「以上」と書く。
最後に書き方の例を下記しますので、参考にして作成してみてください。
＜書き方の例＞
20〇〇年 〇〇月 〇〇日
〇〇株式会社
人事部御中
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
封筒 太郎（ふうとう たろう）
〒〇〇〇ー〇〇〇〇
東京都 〇〇区 〇〇丁目〇〇番地〇〇
電話：〇〇〇ー〇〇〇〇ー〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇
応募書類の送付につきまして
拝啓、春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用において、選考の機会をいただきたく、下記応募書類を送付させていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
- 履歴書 1葉
- エントリーシート 1葉
以上
封筒を書くときの心得
次に封筒を書くときに、押さえるべき4つの心得を記します。
- 基本は手書き
- 時間に余裕を持っておく
- 郵便局で出そう
- 下手でも良いので丁寧に書こう
- 省略しない
- 書類の向きや順番に気をつける
順番に解説します。
基本は手書き
封筒は基本的に手書きで作成しましょう。
なぜなら手書きの方がより丁寧な印象を与えることができるからです。
しかし、最近は効率を重視し、パソコンで作成も可としている企業もあるので、募集要項をよく読んで判断しましょう。
時間に余裕を持っておく
締め切りギリギリに出すと、住所や切手金額が間違っていた場合に対応できなくなってしまいます。
また早めに応募書類を提出することで、企業に対して、熱意や志望度の高さをアピールすることもできるので、早めに送るに越したことはありません。
郵便局で出そう
切手金額や送付方法などの間違いを防ぐために、封筒は郵便局で送った方が確実です。
内容とは関係のないところで、選考に落ちてしまうのは、非常にもったいないので、郵便局での送付をオススメします。
下手でも良いので丁寧に書こう
字があまり上手ではない人は、手書きで書くことに抵抗があるかもしれませんが、字が下手でも丁寧に書けば、それは相手に伝わります。
評価されているのは「字の綺麗さ」ではなく、「気持ち」です。
下手だから適当に書くのではなく、心を込めて書いて熱意をアピールしましょう。
省略しない
ビジネスの場において、正式な書類ではすぜて省略せずに記入します。
就活の封筒や送付状では、住所や宛名など省略することなく書くようにしましょう。
よくあるパターンでは、都道府県から書いていなかったり、番地を「ー」としていたり、株式会社を(株)と略していたりなどがあります。
慣れてしまうと省略してしまいがちなので、必ず正しく使うようにしましょう。
応募書類のコピーをとっておく
郵送した応募書類に、なにを記載していたかわからない、ということがないようにコピーしておきましょう。
就活では多数企業の書類を出していることから、書いた内容が混在してしまう可能性があります。
コピーしておくことで、面接前に確認できるので、安心して選考を受けられるようになりますよ。
直接応募書類を渡す場合のマナー
履歴書やエントリーシートを面接のときに直接渡すパターンもあります。
そのときのマナーをまとめていますので、該当する人は参考にしてみてください。
クリアファイルにまとめて封筒に入れる
就活の応募書類を直接手渡しする際にも、郵送するとき同様にクリアファイルにまとめて封筒に入れて持参しましょう。
書類を持っていく過程で、折れたり、グシャグシャになったりすることを防ぐことができます。
直接渡す場合は、封筒に宛名を書く必要はありませんので、以下の項目を書きます。
- 表面:履歴書在中または応募書類在中
- 裏面:住所、氏名
手渡しする時は封筒からクリアファイルを出す
書類を渡すときは、封筒に入れたまま出すのではなく、応募書類の入ったクリアファイルをだして、封筒の上に重ねて、封筒と一緒に渡します。
これは採用担当者がすぐに読むことが想定されるからです。
そうすることで相手に手間を取らせずに済みます。
少しの気遣いではありますが、こうした配慮でその他の就活生に差をつけられるようになるのです。
また、渡すときは、より丁寧な印象を与えるため、両手を添えて「こちらが履歴書でございます。よろしくお願いいたします。」と一言添えて渡すようにしましょう。
このとき、書類の向きが採用担当者から正しい向きであるか注意してください。
まとめ
多くの就活生を悩ませる「封筒のマナー」。
近年手紙を出す機会が減っていることから、封筒の書き方やマナーを知らない学生が多くいます。
そこでこの記事では、就活での封筒の書き方について、書く前の準備から郵送するまで、すべてのステップを解説しました。
最後には封筒を書く際の心得まで紹介しました。
最後まで読んだみなさんであれば、もう悩むことなく企業に応募書類を郵送できるでしょう。
せっかくよいエントリーシートを作成できても、マナーがなっていなくて不採用なんて事態はとても悲しいものです。
封筒の書き方は、細かい部分の配慮でライバルに差をつけるチャンスです。
ぜひこの記事を参考にして、志望企業の内定を勝ち取りましょう！
