【採用担当者必見！】面接官目線のWeb面接の事前準備や注意点を徹底解説
2024/9/25更新
はじめに
現在の社会情勢の影響から、Web面接を導入する企業が増えてきました。
オンラインでの就活に戸惑うのは、就活生だけではありません。
今回はまだわからない部分が多いWeb面接において、企業側や面接官が流れや事前準備で気をつけるべきことを解説します。
- Web面接での注意点を押さえたい
- Web面接を成功させるポイントを知りたい
Web面接を控える企業の採用担当者に役立つ情報をまとめました。
Web面接を導入する企業はぜひ参考にしてみてください。
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Web面接の基本的な流れ
新しくＷeb面接を導入するという場合、どんな流れで進めるべきかわからないという方もいるのではないでしょうか。
ここではＷeb面接の基本的な流れとステップごとのポイントを紹介していきます。
流れは以下の通りです。
- アイスブレイク
- 自己紹介
- 企業説明
- 質問
- 応募者からの逆質問
- クロージング
それぞれ見ていきましょう。
アイスブレイク
面接では本題に入る前に、まずはアイスブレイクから始めるのが一般的です。
アイスブレイクとは、応募者の緊張感をほぐすためのコミュニケーションのことです。
いきなり本題に入るのではなく、アイスブレイクを取り入れることで、その場の雰囲気が和らぎ、応募者がより積極的に話せるようになります。
緊張してしまって本領発揮できなかったという就活生がよくいるため、企業側では就活生の素をいかにして引き出せるかということが求められるのです。
例えば天気の話や交通手段、出身地についてなど、選考に影響しない話題を出すと良い雰囲気が作れます。
自己紹介
アイスブレイクを済ませたら、いよいよ本題に入っていきます。
まずは面接官から自己紹介をし、その後応募者にも自己紹介をしてもらいましょう。
面接官の自己紹介では、所属部署や業務内容、入社歴などを中心として簡潔に述べます。
応募者の自己紹介では、エントリーシートや履歴書に記載している内容と異なる点はないか、確認してください。
質問
自己紹介が終わったら、エントリーシートや履歴書だけではわからなかった情報や、より深く聞きたい部分について質問します。
例えば、入社してからのビジョンや学生時代に力を入れていたことの深掘りなどを質問しましょう。
エントリーシートや履歴書という限られた文字数では、応募者の本質を見抜くことは難しいです。
そこでさまざまな質問を投げて本音や真意を引き出し、採用のミスマッチを減らすようにしていきましょう。
応募者からの逆質問
面接官からの質問が一通り終わったら、次は応募者からの逆質問がないかを尋ねます。
就活生の多くは入念に業界・企業研究をしてきますが、公式サイトやパンフレット、説明会では理解しきれないところもあるでしょう。
疑問や入社に対して不安を抱えている学生は少なくありません。
そこで質問しやすい雰囲気を作り、社風や社内の人間関係、働きやすさなど、応募者が不安に感じる部分を引き出すようにすることを心がけてください。
クロージング
応募者からの質問がなくなったら、面接の最後にクロージングを行います。
具体的には、面接に来てくれたことに感謝の言葉をかけ、最後に疑問点はないか再確認します。
複数の企業の選考を受けている就活生にとって気になるのは、選考結果が届く日程です。
そのため、選考結果の連絡のスケジュールや連絡方法を伝えておくとよいでしょう。
Ｗeb面接を実施するのに必要な事前準備
Web面接を実施する前には、面接中だけでなく事前準備をしなければなりません。
ここでは具体的に何を準備しなければならないのかを解説します。
インターネットの通信環境やPCのスペックをチェックする
Ｗeb面接を実施するツールによって、求められるPCのスペックが異なります。
最悪のケースでは、動作しないということもあり得ます。
当日にそんなトラブルが起きないよう、使用するツールの公式ページで動作環境や推奨スペックを確認しましょう。
スマートフォンを使ってもよいか悩んでいる方もいるかもしれませんが、基準を満たしていれば基本的には問題ありません。
しかし、PCに比べ音質が劣ったり、画面が小さく相手の表情が見にくかったりとスムーズでない印象を与える可能性があります。
Wi-Fiやモバイルデータの状況次第では、接続が不安定になってしまうことが多いです。
このようなことから、Ｗeb面接をする際に面接官がスマートフォンを使用することは可能ですが、PCを使用することをオススメします。
PCを使用する際にも、安定したインターネットの通信環境を整えることは必須事項です。
必ず回線速度を確認して、スムーズにやり取りできるようにしましょう。
Ｗeb面接を実施するツールを選ぶ
次にＷeb面接を実施するツールを選びましょう。
Ｗeb面接を実施するツールは多種多様あり、無料で利用できるものもあれば、有料で利用できるものもあります。
有料のＷeb面接ツールには、スケジュール管理や応募者管理といった面接の効率化に役立つ機能を搭載しています。
そのため、これから実施するWeb面接はどのように行うのか、どのようなスキルが必要なのかを考えたうえで、適切なツールを選ぶようにしましょう。
もしWeb面接のために新しく導入するのであれば、できるだけ知名度の高いものを選んでおくのが安心です。
Ｗeb面接に適した環境を作る
Ｗeb面接をする際には、それに適した環境づくりが重要です。
例えば、面接中の声が届きやすくするようにマイクを使用したり、明るい印象を与えるためにも照明に配慮したりしなければなりません。
面接官の表情が見えなかったり、声が聞こえなかったりすると応募者が不安に感じてしまうこともあります。
安心して面接を受けられるような環境を作るようにしましょう。
面接ツール内に面接専用のミーティングルームを作成する
面接でWebツールを使用する場合には、面接専用のミーティングルームを作成しなければなりません。
もし面接のためだけに導入しているのであれば問題ないのですが、会議のためにも使用している場合には新たに作成するようにしてください。
応募者にWeb面接のURLを共有する
面接の日程が決まったら、応募者に対してＷeb面接ツールで作成したミーティングルームのURLをメールなどで共有します。
ただURLだけを送るだけでなく、基本的な使用方法や当日の流れについても伝えるようにしましょう。
そうすることでWeb面接本番がスムーズに進められるようになります。
当日の朝に、面接時間や接続URLのリマインドメールを送ることをお勧めします。
就職活動中の応募者はさまざまな企業の面接を控えており、多くのメールを受け取っています。
その中から接続URLが記載されているメールを探せないというケースもあるかもしれません。
最近では、予約した日時に自動で送信してくれる機能も備わっています。
面接当日の朝は業務が多忙となることが予想されますので、そういった機能を活用するといいでしょう。
面接官同士で事前に打ち合わせをする
Ｗeb面接に複数の採用担当者が在籍する場合には、必ず事前に打ち合わせをしておきましょう。
具体的には、それぞれの担当や当日の流れを確認します。
評価基準についてもすり合わせておけば、採用のミスマッチを減らせるでしょう。
できればシミュレーションもしておくことをオススメします。
そうすれば、より本番のミスを減らせますしトラブルも回避しやすくなるでしょう。
必ず面接開始前に接続テストを行う
前日までに接続テストをしておくことはもちろんですが、面接開始直前にもチェックしておく必要があります。
それまで問題なく使用できていたとしても、当日急に接続できなくなるケースも十分にあり得ます。
そのため、必ず面接をする前には事前に接続して確認しましょう。
ただ繋がるかだけでなく、カメラにきちんときれいに映っているか、音は小さくないか、通信状況にタイムラグはないかなどを確認します。
Web面接で面接官が注意すべきこと
面接ツールの使い方がよくわからなかったり、面接している相手にしっかり内容が伝わっているのか不安になったりなど、慣れないWeb面接では多くの不安が考えられます。
面接が途切れてしまうなど最悪のケースを考えておくのも大切ですが、注意するべきことを押さえておいて、そういったトラブルを最小限に減らしたいものです。
Ｗeb面接で面接官が気をつけるべきことは大きく以下の2つにグルーピングできます。
- インターネット環境や準備の段階での注意点
- 面接中の注意点
それでは順番に見ていきましょう。
インターネット環境や準備段階での注意点
まず、Web面接前の準備段階で気をつけるべきことをまとめます。
意外に注意が向かないこともあるため、一つひとつ入念にチェックし、万全の状態で就活生とのWeb面接に臨みましょう。
周囲の音には要注意
マイクが思っているより周囲の音を拾ってしまうため、就活生側がこちらの言った内容を聞き取りにくい可能性があります。
就活生は自宅やできるだけ静かな環境で面接を受ける場合がほとんどですので、こちらもできるだけ静かで雑音の少ない環境を用意することが望ましいです。
意外とPCのタイピング音やクリック音に気を配れないというケースが見受けられます。
面接中にPCのタイピング音やクリック音が聞こえる場合には、就活生の集中力を妨げてしまうかもしれません。
社内であると機密情報や業務に関わる会話が就活生に漏れ聞こえてしまう可能性も考えられます。
会社のコンプライアンス意識に対する疑念に繋がってしまうこともあるので執務室などではなく、極力個室や会議室での実施が良いでしょう。
映像と音声の事前確認
映像や音声に異常がないかを事前に接続して確認しましょう。
面接中に音声が乱れたり、映像が映らなくなったりするトラブルが起きると、コミュニケーションに支障が出て相手の集中力を途切らせてしまうなどさまざまな弊害が生じます。
最悪の場合、Web面接が続行不可能になって就活生と日程再調整になってしまう可能性があります。
微小なトラブルも起きないように、特に音声や映像は入念にチェックしましょう。
背景も意識
執務室だと、周囲を人が横切ったり、雑多な視覚情報が入り込んでしまうために就活生が集中できません。
場所によっては会社自体に散らかった印象を就活生に与えてしまうため、壁や周囲が整って綺麗な印象を与える個室や会議室が望ましいです。
インターネット環境の事前確認
インターネットの環境が整っていること、トラブルの心配がないことは快適なWeb面接を行う生命線となります。
インターネットの環境が劣悪だと、面接官にとっても就活生にとってもかなりのストレスとなり、面接どころではなくなってしまいます。
良好なインターネット環境は言うまでもなくウェブ面接の大前提となるので、不備がないか、面接を行う前に必ずチェックしておきましょう。
緊急連絡先の確認
先述したとおり、予想できないトラブルやすぐには解決不能なアクシデントが起こることも頭に入れておきましょう。
万が一、通信が途切れて面接が続行不可能になったとき、すぐに次のアクションの指示を就活生に出せるよう相手の緊急連絡先を控えておくことが大切です。
予期せぬ問題にこちらが迅速な対応を見せれば就活生も不安が軽減し、むしろ面接している会社の良い印象が強くなるかもしれません。
会社の信頼や印象に関わることも考慮して、しっかりと準備しておきましょう。
照明にも注意
Web面接では対面の面接とは違って、雰囲気や細かいテンションが伝わりにくいです。
そのため面接官の印象を決める大きな要因は表情であり、その表情を明るく見せる照明の強さや明るさは非常に大切になってきます。
画面越しに見る相手の表情は特に暗く見えることが多いため、Web面接を始める前に今一度照明の角度や強さを確かめ、面接官の顔が最も明るく見えるようにしましょう。
面接中の注意点
ここまで、Web面接の準備段階での注意点を述べてきましたが、万全の準備が整ったら次はいよいよ面接本番です。
前提となる最低限の環境整備やリスクヘッジを済ませたら、今度は面接中のコミュニケーションの部分での注意点を確認しながら面接を進めていくようにしましょう。
「遠慮は不要である」と伝えておく
初めに、「対面よりやりにくいですよね。」と言うことを面接官と就活生でお互いに確認し、その上で、「音声の乱れがあって聞き取りにくい部分があったら、遠慮なくお伝えください。」と念押しで伝えておきましょう。
「聞き取れなかったけど、まあいいか。」というコミュニケーションの放棄が重なるとどうしても精度の高い面接をすることができなくなり、就活生に適切な評価を下せなくなります。
丁寧に自己紹介を行う
Web面接は対面して行う面接よりも肌で感じられる情報が少なく、就活生は面接官の人となりを想像しづらいです。
オンラインで面接を始める前はいつもより詳しく、フランクに自己紹介を行って就活生との信頼関係を築く土台づくりを行いましょう。
「Web面接でもしっかりと信頼しながらコミュニケーションが取れる」と言うだけで就活生にとってはかなりの安心感につながります。
いつもよりハキハキと話す
こちらもWeb面接ならではの注意点になります。
万が一音声が乱れることがあったとしても、できるだけ相手が聞き取りやすいように、あらかじめ大きな声で、はっきり、ゆっくりと話すことを心掛けておきましょう。
矢継ぎ早に話すような面接官が相手だと、就活生も「今聞き取れなかったけど、面接官が話しているから遮るのは申し訳ない…。」と感じてしまうので、コミュニケーションに不調が生じます。
Web面接の特徴として、通信環境によっては映像が遅れてしまったり、音声が遅れて聞こえたり、「タイムラグ」が発生することがあります。
しっかりと間をとって話すことによって、そういった際にも声かぶりを防げて、話しやすいというメリットもあるのです。
心掛けているつもりでも、ついつい通常通りの話し方になってしまいがちです。
「いつも以上に」ということを必ず頭に入れておきましょう。
適宜確認を入れる
面接官の話している内容が聞き取れていなかったり、聞き間違いで誤解が生じていたりという可能性も考慮しましょう。
具体的には「ここまで聞き取れなかった部分はありますか？」と聞くのが親切です。
「ここまで大丈夫ですか？」などのぼんやりとした確認だと、就活生は「大丈夫です」と条件反射で答えてしまうケースが多いので、YES or NOの確認ではなく、5W1H（Who, What, When, Where, Why, How）で質問することでWeb面接中のコミュニケーションの誤差を是正していきましょう。
面接内容をさかのぼった内容の確認もすることで、質問しやすい流れを作ってあげることもとても大切になります。
目線に注意
Web面接は画面越しに面接をしますが、実際に自分のPCの画面に映っている自分が相手の画面に映っているわけではありません。
特に画面内の相手を見ながら面接をしてしまうケースが多いですが、それだと相手は「見下ろされている」と感じてしまうでしょう。
単に机上にPCを置くと、必然的に「上から目線」になってしまいます。
相手の画面に映る自分を撮っているのは、PC画面の上部についている内蔵カメラですので、相手とアイコンタクトをとるためにはカメラを見て話すことが必要になります。
カメラと目線を近づけるためには、スタンドや台、本・資料を積むなど工夫しておくといいでしょう。
また画面を見て下向きになってしまうと照明の光が顔に当たりにくく、表情も暗くなってしまうので注意が必要です。
やや大きなリアクションをとる
直接の面接よりも場の雰囲気や空気感が伝わりにくいWeb面接では、就活生に対する配慮として、いつもよりも大きなリアクションをとることを心掛けてください。
リアクションがしっかり見えることで、就活生も自分の言ったことが相手にちゃんと伝わっていることを確認できるので、安心します。
一方、就活生の発言が聞き取りにくく、ちゃんとリアクションが取れないときには、面接官からもしっかりと聞き直し、話の理解度などに誤差が生じないように注意しましょう。
さいごに
今回は、面接官や企業側からしてのＷeb面接での気を付けるべきことについて解説しました。
Ｗeb面接を成功させるためには、面接中の注意点も多くありますが、事前準備も大事になります。
以前よりもＷeb面接を行う機会は増えているので、慣れてきているかもしれませんが、それでも意外に気づかない盲点なども多くあるでしょう。
ポイントは、いつもよりも少しオーバーに、就活生とのコミュニケーションに誤差が極力生じないような進め方を心がけることです。
就活生も不慣れなオンライン就活に不安を抱いているのは変わりません。
まずは採用者側から就活生を安心させてあげられるようなコミュニケーションをしてあげることで応募者の素を引き出しましょう。
