就活における問い合わせフォームの書き方とは？選考に役立つ内容を徹底解説！

はじめに

就活での企業への問い合わせは、選考に影響する重要な要素です。

本記事では、問い合わせフォームの基本的な書き方から、企業が評価するポイント、よくある質問と例文、さらには企業側の視点まで、詳しく解説します。

以上の就活生を対象とした記事です。

問い合わせフォームは就活生にとって、企業との貴重な接点となります。

マナーを守り、効果的な問い合わせをすることで、就活を成功に導きましょう。

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問い合わせフォームの基本

問い合わせフォームは、相手に配慮しながら必要な情報を的確に伝えることが重要です。

ビジネスメールと同様に、丁寧な言葉遣いと明確な情報提供を心がけましょう。

問い合わせ内容がすぐに理解できるよう、件名には具体的な要件や質問内容を簡潔に記述してください。

本文は、冗長な表現を避け、簡潔で分かりやすい文章を作成し、製品のモデル番号、購入日、具体的な問題点など、必要な情報を漏れなく記載しましょう。

そうすることで、迅速かつ的確な回答を得られます。

連絡先情報（メールアドレス、電話番号など）を必ず記載し、必要に応じて返信先の優先順位や連絡可能な時間帯も伝えましょう。

最後に、入力内容を再確認し、誤字脱字や不備がないかチェックしてから送信してください。

これらのポイントを押さえることで、スムーズなコミュニケーションを実現し、求める回答を得られます。

問い合わせフォームの基本構成

問い合わせフォームの基本構成は以下の通りです。

それぞれ詳しく解説します。

件名の書き方

件名は、メールの内容を端的に表す重要な部分です。

開封率や返信率にも影響を与えるため、一目で内容が分かるように、簡潔かつ具体的に記述しましょう。

具体的には、「（質問）説明会の服装について」のように、冒頭に「質問」などのキーワードを入れ、具体的な用件を続ける形式がおすすめです。

返信の場合は、件名を変更せず、そのまま使用するのがマナーです。

本文の構成

本文は、相手がすぐに理解できるように、結論を最初に書き、その後で詳細を補足する構成にしましょう。

例えば「会社説明会の服装について、お伺いしたくご連絡いたしました。」のように、最初に要件を明確に伝えます。

その後で「参加要件に服装は自由と記載がありましたが、スーツでお伺いしてもよろしいでしょうか。」といった具体的な質問を続ける形式が効果的です。

署名の書き方

署名は、採用担当者が就活生の情報を確認するための重要な要素です。

署名には「名前」「大学・学部・学科名」「連絡先（メールアドレス、電話番号）」を必ず含めましょう。

以下に一般的な署名の例を示します。

署名は、相手との円滑なコミュニケーションを促進する役割も果たします。

上記の基本構成に加え、状況に応じて適切な表現を用いると、好印象を与えられます。

よくある問い合わせ内容と例文

よくある問い合わせ内容と例文について紹介します。

いずれもポイントとなるのは以下の内容です。

企業側に好印象を与えるような問い合わせを心がけましょう。

説明会・セミナーに関する問い合わせ

説明会やセミナーに関する問い合わせは、就活生にとって特に頻度の高いものです。

服装や持ち物、開催場所など、疑問点を解消し、安心して参加するための重要な情報を得るために、適切なメールを作成しましょう。

本文の例は以下の通りです。

説明会やセミナーに関する問い合わせは、企業との最初の接点となる場合もあります。

マナーを守り、丁寧なメールを作成して、好印象を与え、安心して説明会・セミナーに参加できるよう準備を進めましょう。

選考プロセスに関する問い合わせ

選考プロセスに関する問い合わせは、企業の採用活動への理解を深め、今後の準備を進める上で非常に重要です。

具体的な質問をすれば、企業への熱意を示すこともできます。

本文の例は以下の通りです。

選考プロセスに関する問い合わせは、企業への理解を深めると同時に、自分の積極性や熱意を伝える機会にもなります。

疑問点を解消し、自信を持って選考に臨めるよう、積極的に質問してみましょう。

インターンシップに関する問い合わせ

インターンシップに関する問い合わせは、企業の具体的な業務内容や社風を知る貴重な機会です。

また、企業への関心を示す良い手段でもあります。

疑問点を解消し、有意義なインターンシップ体験につなげるためにも、丁寧かつ具体的な問い合わせを心がけましょう。

本文の例は以下の通りです。

インターンシップに関する問い合わせは、企業への理解を深め、自身のキャリアプランを明確にする良い機会です。

積極的に質問し、充実したインターンシップ体験につなげましょう。

提出書類に関する問い合わせ

提出書類に関する問い合わせは、選考への準備を進める上で重要な確認事項です。

不明点を解消することで、安心して書類作成に取り組めます。

本文の例は以下の通りです。

提出書類に関する問い合わせは、企業の求める人物像や選考基準を理解する手がかりにもなります。

疑問点を解消し、自信を持って書類を作成し、選考に臨みましょう。

問い合わせ後のフォローアップ

問い合わせへの回答を受け取った後、適切なフォローアップをおこなうのも重要です。

感謝の気持ちを伝えるだけでなく、今後のアクションにつなげるための丁寧な対応を心がけましょう。

フォローアップメールの例文は以下の通りです。

問い合わせ後のフォローアップは、企業との良好な関係を維持し、選考をスムーズに進める上で重要なステップです。

感謝の気持ちを伝え、今後のアクションを明確にすることで、積極性や熱意をアピールできます。

問い合わせフォームでのNG表現

問い合わせフォームでのNG表現は、相手に不快感を与えたり、失礼な印象を与えたりする可能性があります。

このような表現は避け、丁寧で分かりやすい文章を作成することが重要です。

問い合わせフォームでのNG表現を避けると、企業に対して好印象を与え、スムーズなコミュニケーションを図れます。

丁寧で分かりやすい文章を作成し、選考を有利に進めましょう。

命令口調

「〜してください」「〜してくれないと困ります」など、命令口調の表現は避けましょう。

代わりに「〜していただけますでしょうか」「〜いただけると幸いです」など、依頼の気持ちを込めた丁寧な表現を使用しましょう。

高圧的な態度

「なぜ〜なのか説明してください」「〜するべきではないでしょうか」など、高圧的な態度は避けましょう。

相手に敬意を払い、謙虚な姿勢で質問や要望を伝えることが大切です。

感情的な表現

「〜にがっかりしました」「〜に腹が立ちます」など、感情的な表現は避けてください。

冷静に事実を伝え、建設的な意見を述べるように心がけましょう。

曖昧な表現

「〜のような気がします」「〜かもしれません」など、曖昧な表現は避けましょう。

具体的な情報や事実を基に、明確な質問や要望を伝えることが大切です。

略語やスラング

「w」「草」など、友人同士の会話で使うような略語やスラングは使わないでください。

ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いを心がけましょう。

長文

ダラダラと長い文章は避け、簡潔に要点をまとめましょう。

相手に負担をかけず、読みやすい文章を作成することが大切です。

企業側の視点から見た効果的な問い合わせ

企業の採用担当者は、問い合わせを通して就活生の意欲や能力、企業への理解度を測っています。

ここでは、採用担当者が評価するポイントと、印象に残る問い合わせの特徴をまとめました。

これらのポイントを意識することで、企業の採用担当者へ好印象を与え、選考を有利に進めることができます。

具体的な質問

漠然とした質問ではなく、具体的な質問をすることで、企業研究をしっかりおこない、深く理解しようとしている姿勢が伝わります。

具体的な質問をする際は、企業研究を徹底的におこない、深い理解に基づいた質問は、企業への熱意や本気度を示せます。

丁寧な言葉遣い

敬語や丁寧な言葉遣いは、社会人としての基本的なマナーです。

丁寧な言葉遣いは、相手への敬意を示し、好印象を与えるだけでなく、コミュニケーション能力の高さをアピールすることにもつながります。

論理的な文章構成

結論を最初に述べ、その後に具体的な質問や要望を記載するなど、論理的な文章構成を心がけましょう。

読みやすく、理解しやすい文章は、採用担当者の業務効率を高め、好印象を与えます。

熱意や意欲の伝わる内容

企業への関心や入社意欲を具体的に伝えることで、採用担当者の心を動かすことができます。

なぜその企業に興味を持ったのか、どのような貢献をしたいのかなど、自身の思いを積極的に伝えましょう。

自己PR

質問と合わせて、自身の強みやスキル、経験をさりげなくアピールすることで、企業への適性をアピールできます。

ただし、長文にならないよう注意し、簡潔にまとめてください。

返信への配慮

回答に対して、感謝の気持ちやお礼を伝えることは、企業への配慮を示すだけでなく、今後のコミュニケーションを円滑に進める上でも重要です。

特に、回答内容に基づいて、今後の具体的なアクションや意欲を示すことで、積極性や熱意をアピールできます。

独自性

他の応募者と差別化を図るためには、独自の視点や質問を盛り込むのも効果的です。

企業の事業や業界に関する深い知識、またはユニークな発想力を示すと、採用担当者の印象に残る問い合わせとなるでしょう。

さいごに

本記事では、就活における問い合わせフォームの書き方や例文、企業側の視点などを解説しました。

問い合わせフォームは企業と直接やり取りをする貴重な機会であり、就活生のマナーやコミュニケーション能力が選考に影響する可能性もあります。

失礼な印象を与えないよう、正しい書き方を心がけ、好印象を与える文章を作成することが大切です。

具体的には、件名や本文の書き方、署名の記載方法など、基本的なマナーを守りつつ、企業への熱意や意欲を具体的に伝えることが重要です。

企業側の視点に立ち、疑問点を明確にした上で、丁寧かつ効果的な問い合わせをおこなえば、選考を有利に進められるでしょう。

本記事を参考に、自信を持って企業に問い合わせをおこない、納得のいく就職活動を進めていってください。

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