自己PRを事務職向けにしたい書き方を紹介！企業が見ているポイントや例文を紹介
2024年6月21日更新
はじめに
事務職は、一般的にも多く知られている職業で、就活生の中でも人気のある職種です。
しかし、近年はIT化などが進み、事務職の求人は減少傾向にあります。
しかし、人気のある職種だからこそ、就活生からの応募数も多く、採用倍率は高くなってしまっていると考えられるのです。
また、事務職における自己PRには、似たような内容が多くなってしまう傾向があり、数多くの就活生のなかに埋もれてしまうことが懸念されます。
せっかく応募した自己PRが埋もれてしまわないためにも、他の就活生と差別化を図った自己PRを作成することが重要です。
この記事では、企業が自己PRに対しどのようなポイントを見て評価しているのかを詳しく解説しています。
また、アピールするポイントや、例文を使った事務職向けの自己PRなどにも触れて紹介します。
事務職を志望し、自己PRに迷っている就活生は、ぜひ最後まで目を通し、自己PR作成の参考にしてください。
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企業が見ているポイント
就活生に人気のある職種の1つである事務職の種類は、1つだけではありません。
事務職には、複数の種類があり以下のような事務があります。
| 事務の種類 | 仕事内容 |
| 一般事務 | 書類の管理 パソコンで資料作成やデータ管理 |
| 営業事務 | 営業職のサポート 見積書や請求書の作成など |
| 経理事務 | 日々における現金の出納管理 伝票の仕訳や処理、帳簿作成 経理の精算 |
| 人事事務 | 社員の労務管理 人事管理や手続き |
| 総務事務 | 会社の経営に必要な備品などの準備や管理 防犯対策の実施 |
| 法務事務 | 契約書の確認や管理 顧問弁護士への取り次ぎ 知的財産権や特許申請や管理 |
| 貿易事務 | 輸出入に必要な手続きや処理 |
種類の多い事務職ですが、そもそも志望する就活生の規模が多いため、採用難易度はもちろん上がってしまいます。
エントリーシートや面接を突破するためには、企業が見ているポイントを抑えながら自己PRを作成することが大切です。
以下では、事務職を志望するにあたり、企業に伝える自己PRでは、採用担当者がどのようなことに注目しているのかを詳しく解説します。
このポイントを押さえられていなければ、エントリーシートや面接の選考で落とされてしまう可能性が高くなってしまいます。
事務職を志望する就活生は、必ず押さえておきたいポイントであると意識しておきましょう。
すぐ辞めずに長く務めてくれるか
企業が人を採用することは、コストも時間もかかることを意味しています。
そのため、採用した社員がすぐに辞めてしまうと、全て無駄となってしまうということです。
企業は早期退職を防ぐため、「すぐに辞めることなく、長く勤めてくれるか」について、自己PRをもとに見極めています。
そのため、自己PRを作成するときは、アルバイトやサークル活動、部活動など1つでも良いので、長く続けたことをアピールできる内容を記載するようにしましょう。
長く勤められることをアピールするには、責任感や粘り強い意思を持っていることをアピールできるよう、ガクチカなど経験を含めると効果的です。
採用担当者から、「すぐに物事を投げ出さない人」と評価してもらえるような自己アピールを意識しておいてください。
求める人物像にマッチしているか
志望する企業によって、企業理念や社風は異なります。
企業とマッチする人物かどうかも、採用担当者は注目しています。
社風と合わない人材を採用すると、たとえ優秀な人材であっても、早期退職してしまう恐れがあるからです。
また、企業理念などに加え、職種に対しても「求めている人物像にマッチしているか」という点を重視しています。
どのような人材を求めているかは、企業によって大きく異なるケースが多々あります。
とはいえ、事務職で求められるのは、「多くの業務を効率良くおこなう力を備えているか」という点に注視している企業は多いと言えるでしょう。
自己PRを作成する際は、企業分析からわかる「自身の強みや能力」が志望する企業の求める人材に当てはまっているか確認するようにしましょう。
スキルや資質
前述したとおり、事務職には一般事務や人事事務、経理事務などさまざまな種類があります。
同じ事務職であっても、求められるスキルや資質は分野によって異なるのです。
たとえば、事務職のスキルによって、以下のような例があります。
- 営業事務：コミュニケーションスキル
- 経理事務：簿記や会計、法律に関する専門スキル
- 人事事務：スケジュール管理スキル
- 総務事務：臨機応変に対応できるスキル
- 法務事務：法律に関するスキル
- 貿易事務：英語スキル
営業事務では、営業の代わりに顧客対応が求められるケースがあります。
電話や来社対応などでは、コミュニケーション能力が必須です。
また、総務事務では、様々な部署から多種多様な業務が仕事が入ってきます。
しかし、必ずしも社内ルールが存在するとは言えず、自分なりの基準を持って、臨機応変に対応することが求められるでしょう。
貿易事務では、英語スキルが必ず必要だとは言えません。
しかし、海外との接点が多い業界であることから、英会話や英文などのスキルを持っている方が有利になると考えられるのです。
なお、事務職としてどの種類の事務職であってもPCスキルは必須です。
事務職は、数多くの業務を任せられることもあり、複数のスキルが必要であると考えられます。
ここでは、一般事務で必要とされるスキルや資質について、詳しく解説します。
複数のスキルを持っていて損をすることはないので、ぜひ参考にしてみてください。
PCスキルと正確な作業
事務職の主要業務は、データ入力やメール対応、書類作成など、パソコンを使用して業務をおこなうことが多くあります。
これらの業務をスムーズにおこなうには、PCスキルが必須です。
専門的なスキルを求められる事務職もありますが、WordやExcelなどのソフトを一定レベル使えることが、事務職としての前提となります。
どのレベルまで求められるかは、業務や企業によって異なりますが、Excelの基本の関数レベルは、使えるようにしておくと良いでしょう。
また、PCスキルだけではなく、作業の正確さも重要です。
事務が正確に仕事をこなせなければ、安心して仕事を任せられなくなってしまいます。
PCスキルには、スピードと正確さが重要であることを重視しておきましょう。
タイムスケジュールなど管理能力
企業の規模によって異なりますが、一般的に事務職はさまざまな仕事を任されることが多くあります。
そのため、効率良く仕事をこなすための、管理能力が採用ポイントとなるでしょう。
また、事務職は自分の業務だけをおこなうわけではありません。
他部署への確認や、必要書類の受け取りなども業務に含まれます。
そのため、円滑に仕事をこなすためには、自分だけの業務を把握するだけでなく、社員のスケジュールを把握する必要があるのです。
事務職への就職を目指すなら、自分自身のスケジュール管理能力だけでなく、周囲に目を配れるかということも重要ポイントとなります。
たとえば、アルバイトなどでシフト管理をおこなっていた経験があるなら、ガクチカとして大きなアピールポイントとなるでしょう。
リーダーシップが発揮できる立場にいたのなら、ぜひ自己アピールに取り入れてみてください。
コミュニケーション能力
事務職の業務は、書類作成やデータ入力だけではありません。
電話対応はもちろん、来客対応や他部署との連絡、取引先などの外部との連絡も、事務職の業務に含まれています。
そのため、人と接する機会は一段と多くなります。
他部署がスムーズに業務をおこなえるように、社内外の人とコミュニケーションを取ることが必要です。
また、苦情対応も事務職の業務となることもあります。
ここで誤った対応をしてしまうと、企業に大きな損害を与えてしまう可能性が高いため、コミュニケーション能力は必要となってきます。
黙々と業務をこなせば良いと思われがちの事務職ですが、意外と人と関わる機会は多くなります。
そのため、事務職であっても、コミュニケーション能力は大きなアピールポイントとなるでしょう。
事務職向けの自己アピールをするポイント
事務職はたくさんの就活生に馴染みがあり、人気の高い職種となっています。
そのため、他の職種に比べると、比較的倍率が高い職種であると考えられます。
エントリーシートの選考対策では、ライバルたちに差をつけられる自己PRなどを作成することが重要です。
しかし、事務職の自己PRは、よくある内容となってしまいがちで、他の就活生と差をつけることが困難だと言えるでしょう。
前述したとおり、事務職には「正確さ」や「コミュニケーション能力」が求められます。
つまり、「事務職に活かすための強み」をアピールする就活生が、非常に多い傾向があるのです。
他の就活生とおなじ内容をアピールをしても、採用担当者から印象は残らず、その他大勢の中に埋もれてしまう可能性が高まります。
自己PRは、ありきたりな強みを述べるのではなく、自分にしかない自己PRを作成し、他の就活生との差別化を図ることが、内定獲得に重要なカギとなるでしょう。
以下では、他の就活生と差をつけることができるアピールポイントを紹介します。
ぜひ、自己アピールを作成するときの参考にしてみてください。
志望する企業で発揮できるスキルをアピール
自己PRを作成するときは、企業で発揮できる自分の能力をアピールしましょう。
事務職の業務内容は、主にデータ入力や書類作成、電話・メール対応です。
また、求められる人材は企業によって異なるので、企業分析は必要不可欠だと考えておきましょう。
企業分析では、どのようなスキルが求められているのか知ることが大切です。
求められている人材と自身の強みがマッチすることで、採用担当者の目にも止まりやすくなる可能性が高くなります。
自分が持っている強みやスキルを、「これまでどのように発揮してきたか」「企業でどのように発揮できるか」をアピールすることを心掛けましょう。
「PC操作ではExcelなら人には負けないスキルがある」などではなく、経験をもとにした納得性の高い内容を意識しておいてください。
具体的なエピソードをアピール
自己PRでは、具体的なエピソードを伝えることが大切です。
ただ結果だけを述べるのではなく、エピソードは過程が重要となります。
「なぜ強みが発揮されたのか」や「どのように出来事に取り組んでいたのか」などの過程を述べることで、強みの信憑性も高まり、しっかりと採用担当者にアピールポイントが伝わります。
自己PRでは、結果はもちろん大事ですが、その強みが発揮された過程を採用担当者は評価しているのです。
たとえば、「25％の売り上げアップに貢献した」ではなく、どのような経緯で貢献に繋がったのか、何がきっかけで提案に繋がったのかなど、経験を掘り下げていくことが重要です。
「他の飲食店を研究し、勤務する店に足りないところを見つけた」など、結果に対して自分がどのように意識し、動くことができたのかが自己アピールには必要となります。
入社後のビジョンをアピール
就職が決まったときは、どのように企業へ貢献したいか、入社後のビジョンを伝えましょう。
企業は、エントリーシートや面接で、どれくらい企業へ貢献してくれるかをみています。
つまり、入社後の具体的なビジョンを持っていると、高評価へとつながります。
たとえば、「営業職が効率良く働けるようにサポートする」「仕事の効率を上げ、売上につなげる」などの、自分の強みにマッチしたビジョンがあると良いでしょう。
そのためには、企業理念や社風など、入念な企業分析が必要です。
企業分析をしっかりおこなうと、どのような人材が求められているかが見えるようになります。
求められる人物像が理解できれば、自分の強みや経験がマッチする部分を見つけ、自己PRに繋げると、採用担当者の目に止まる期待が高まることでしょう。
自己PRで他の就活生との差別化を必要とする理由は？
事務職は、就活生にとって非常に人気の高い職務です。
これから事務職への就職を目指すなら、採用を獲得するための対策は、一筋縄ではいかないと認識しておきましょう。
また、事務職に求められる強みは、「正確さ」や「コミュニケーション能力」などが代表的です。
しかし、これらは応募している就活生も同じことを考え、同じようにアピールしてくる可能性が非常に高くなります。
同様の自己PRでは、採用担当者の目に止まらない可能性が高いと言えるでしょう。
選考を突破するためには、周りの就活生と差別化を図った自己PRが重要です。
以下では、事務職を希望するにあたり、差別化を必要とする理由について詳しく解説していきます。
事務職は採用倍率が高い
事務職は、人気の高い職務ですが、現在事務職の求人は減っており、高い採用倍率となっている現状があります。
背景には、IT化や機械が急成長し、労働代替が進められていることがあります。
しかし、事務職の求人は減少している傾向であるにもかかわらず、就活生からの人気が高いのです。
求人も減ってしまっている現状では、事務職の採用倍率が高くなることは避けられず、内定を獲得することは困難を極めると考えられるのです。
少しでも採用確率を上げるためには、他の就活生との差別化が重要であると言わざるを得ません。
事務職向けの自己PRは差別化が困難
事務職の自己PRは、どの業界・企業を見ても、類似している点が多くあります。
求められるスキルや人材は、事務職として必要不可欠なスキルばかりです。
また、事務職は多くの企業に存在している職業でもあるため、志望企業でなければならないという気持ちが、伝わりにくくなってしまう傾向があります。
しかし、事務職として同じ職務内容であっても、企業を志望する動機や目的を就活生は持っているはずです。
志望動機を明確にしつつ、他の就活生との差別化をはかることが重要となります。
志望する企業の事務職という立場や特徴をよく理解し、企業分析をしっかりとおこなうことで自己PRに繋げられるポイントを見つけることが大切です。
事務職を目指す就活生におすすめの自己PR例文を紹介
事務職の自己PRでは、他の就活生と内容が被らないように、差別化を図ることが大切です。
とはいえ、初めての就活で「どのように自己PRを作成すれば良いのかわからない」という就活生は多くいることでしょう。
ここでは、事務職を希望している就活生におすすめの自己PRを例文付きで紹介します。
どのようなことを書けばいいかわからなく、困っている就活生はぜひ参考にしてください。
スキルを活かした自己PRの書き方
身につけたスキルを活かし、将来像を明確にした自己PRを紹介します。
≪自己PRの例文≫
大学時代は、社会人になったあと役立つスキルをつけたいと考え、MOS合格に向けて勉強をこなしてきました。
私はMOSの勉強を始めるまで、とにかくスポーツ一筋な生活を送っていたため、パソコンではWordで簡単な文書を作成することしかできませんでした。
そこで私は学んだことを毎日コツコツ復習しながら、確実に理解できるように、自分でレポートやプレゼン資料を作成するなどの実践も欠かしませんでした。
結果、試験には一度で合格でき、Excelの関数は友人に教えられるほど習熟度が高まりました。
御社に入社した際も、まめな性格と取得したPCスキルを活かし、ミスのない作業を徹底していきたいと考えています。
自分の苦手分野を意識して克服し、克服する方法や目指したスキルを取得できた内容が、しっかりと記載されています。将来像も含めた内容となっているので、採用担当者は「先を見据えた仕事ができる」と捉えて高い評価が得られると考えられるでしょう。
特性や強みを活かした自己PRの書き方
ガクチカから培った経験をもとにした自己PRを紹介します。
≪自己PRの例≫
大学時代に大型量販店でお客様対応のアルバイトをしていた経験があります。
商品の種類だけお客様の要望も異なり、毎日たくさんのお客様対応をしていました。その中で、お客様は自分の求める商品がどこにあるかわからないという問題点が非常に多いことに気づきました。
そこで、店長に掛け合い、店の導線をわかりやすく記したマップや案内を店内に設置することにしました。
その結果、商品を探すお客様が減り、その分商品そのものの説明を詳しくできる環境が整い、月の売り上げが10％向上する実績にもつながりました。この経験から培った問題解決能力を活かし、常に状況に応じた最適解を判断し、効率的に業務遂行できる職場環境を提供できる事務職員になりたいと考えております。
広い視野を持って問題点を特定し、解決に導いた経緯が明確に記載されています。
自分自身で考える努力を怠らない強みを活かしつつ、適切な状況判断ができる人材として評価してもらえる自己PRとなっています。
まとめ
近年、事務職の求人数は、減少しつつある傾向です。
事務職を希望する就活生は多く、採用倍率はどの企業も高くなっています。
採用難易度が高い事務職で、内定を獲得するためには他の就活生と異なる自己PRが重要です。
自己PRを作成するときは、企業が注目しているポイントを、しっかり意識しておくことが大切です。
採用担当者の目に止まる自己PRを作成するためには、業界分析や企業分析をしっかりおこなっておきましょう。
「企業が求めている人材」と「自分のスキルや強み」がマッチしていないと、企業からは魅力的な人材だと感じてもらえません。
スキルや強みとともに、企業へ貢献できることや、入社後のビジョンを明確に伝えると、選考を突破できる可能性が高くなると言えます。
ぜひこの記事を参考にして、自分のスキルや、強みなどを伝えられる自己PRを作成してください。
志望する企業の事務職で、内定を獲得できるように願っています。
