エントリーシートのダウンロード方法や、書き方のコツを徹底解説
2024年2月16更新
はじめに
就職活動では、エントリーシートの提出が採用選考の最初に求められることがよくあります。
多くの企業では、これらのエントリーシートがオンラインでダウンロード可能です。
本記事は、以下のような悩みや疑問を解決したい就活生を対象にしています。
- エントリーシートのダウンロード手順が理解できない
- パソコンを持っていない、パソコン操作が苦手
- ダウンロードした後の、管理が苦手
エントリーシートの正しいダウンロード手順や、ダウンロード前後に留意すべきポイントについて説明していくので、ぜひ最後までお読みください。
スムーズなエントリーシートの入手と管理に役立つでしょう。
【期間限定公開！】就活のプロが
自己分析のやり方を徹底解説！
今回、期間限定で就活のプロフェッショナルであるキャリアアドバイザーが、エントリーシートや面接に悩んでる学生に向けて、だれでも簡単に自己分析が出来る方法を3つ紹介しました！
すぐに実行に移せるものばかりなので、ぜひ読んでみてください！
エントリーシート ダウンロードの概要
多くの企業では、エントリーシートがネットでダウンロード可能です。
ダウンロード時期は、大学3年生の3月1日からが一般的です。
この時期になると、プレエントリーが解禁され、会社説明会に参加するとエントリーシートの入手方法が説明されます。
通常、会社のマイページにダウンロードボタンが表示されるか、リクナビやマイナビに入力ページが用意されます。
この超短期間で、エントリーシートをダウンロードして提出しなければいけません。
すべての企業がネットでダウンロード可能なわけではなく、一部の企業では手渡しの場合や、メールでPDFやエクセルで提供することがあります。
エントリーシートを最速でダウンロードして提出する手順
エントリーシートを最速かつスムーズにダウンロードして提出する手順を解説します。
エントリーシートをダウンロードできる環境を整える
エントリー前に、エントリーシートをスムーズにダウンロードし、効果的に管理できる環境を整えましょう。
おすすめの3つのスタイルは、以下の通りです。
自分に合った方法で準備を進めてください。
PCや必要なソフトを用意する
エントリーシートをスムーズに扱うためには、パソコンと必要なソフトを整えるだけでなく、インターネット接続も確認してください。
Wi-Fiやイーサネットなど、ネットに簡単に接続できるようにしておくことが大切です。
また、AdobeやExcelが利用できるように設定してください。
スマートフォンとコンビニのネットプリントサービスを活用する
エントリーシートがPDF形式で提供されている場合、スマートフォンやタブレットでもダウンロードは可能です。
印刷が必要な場合は、コンビニのネットプリントアプリを利用して手軽に印刷できます。
スマホのスペックが高い方や、文章に画像を挿入する編集に慣れた方には特におすすめです。
この方法を活用すると、外出先のスキマ時間でもエントリーシートのダウンロードと提出がスムーズにできます。
学校のパソコンを利用する
パソコンに不慣れな場合やトラブルが発生した際には、学校のコンピューターラボや、図書館のパソコンを積極的に活用しましょう。
大学でサポートを利用しましょう。
必要に応じて相談しやすいはずです。
遠慮せずに学校の資源を有効活用してください。
エントリーシートをダウンロードした後にやるべきこと
エントリーシートをダウンロードした後に行うべき手順は、入力内容の見直しです。
誤字脱字や変換ミスに気をつけ、写真の画質や文字数制限も確認しましょう。
これにより、エントリーシートの品質を向上させることが可能です。
入力内容を見直す
入力内容を確認しましょう。
誤字脱字や変換ミスに気をつけ、写真の画質や文字数制限も確認してください。
これにより、エントリーシートの品質が向上します。
個人情報をテンプレ化しておく
エントリーシートには氏名や住所など、個人情報を入力する欄があります。
これらの正確な情報をWordやメモ帳に事前に控えてください。
必要な箇所にコピー＆ペーストすれば手間がなくなるでしょう。
エントリーシート全体で表記を統一し、注意書きに基づいて書き方を合わせてください（例：フリガナはカタカナ、ふりがなは平仮名など）。
フォルダごとに保存する
エントリーシートをダウンロード後、業界ごとにフォルダを作成して保存しておくと、管理しやすくなります。
エントリーシートをダウンロードした後には、入力内容の見直しや管理方法にも注意が必要です。
誤字脱字や変換ミスに気をつけつつ、写真の画質や文字数制限も確認して品質向上に努めましょう。
個人情報をテンプレート化しておくと、手間を軽減できるはずです。
最後に、ダウンロードしたエントリーシートを業界ごとにフォルダ分けし、効率的な管理を心がけてください。
これらの手順を踏むことで、スムーズなエントリーシート提出が可能となります。
エントリーシートをダウンロードするときの注意点
エントリーシートをダウンロードする際、スムーズで確実な手順を踏むことは内定への第一歩です。
注意深く進めるためのポイントを見ていきましょう。
パソコンに必要なソフトを設定しておく
PDFファイルを開く場合はAdobe Readerなどのソフトを、エクセル形式を扱う場合はマイクロソフトのエクセルを事前に用意しましょう。
それぞれのファイル形式に対応したソフトがないと、データを開けず、正しく表示されないことがあります。
適切なソフトの設定を行うことで、スムーズにファイルを閲覧できるでしょう。
有効期限内にダウンロードする
エントリーシートの入手期限は、「マイページ上で何月何日よりダウンロードが可能です」という案内が届くことがあります。
企業からエントリーシートの専用URLが送られることもあります。
ダウンロード形式のエントリーシートは素早く手に入るので便利ですが、うっかり提出期限を逃してしまう可能性があります。
メールの確認は注意深く行い、提出締切りを逃さないようにしましょう。
ダウンロード形式を間違えない
PDFやエクセル形式、zip形式など、ダウンロード後に開けるかどうか環境を事前に確認してください。
その上でファイルをダウンロードしましょう。
誤った形式で開こうとすると、データが損なわれる危険があります。
あらゆる形式に対応できるように、事前に適切なソフトや環境を整えておくことが重要です。
印刷のサイズを確認する
多くの企業は、ダウンロード時にページ内で注意事項を掲載しています。
A4やB5など異なるサイズが提示されるため、適切な大きさで印刷するよう留意しましょう。
サイズを誤って印刷すると規定を守れていないと見なされ、不利な印象を与えてしまいます。
万が一の書き間違えや紛失などに備えて、予備も忘れずに印刷しておきましょう。
指定の記入方法を守る
企業によってはデータのまま提出を求める場合もあれば、印刷して郵送での提出を求める場合もあります。
提出方法を間違えると選考に不利な影響を及ぼす可能性があるので、間違えないようにしましょう。
指定された方法を確認し、細心の注意をもって確認してください。
エントリーシートのダウンロードでは、適切なソフトの設定、有効期限内での迅速な対応、正確なダウンロード形式、印刷サイズの確認、指定の記入方法に従うことが不可欠です。
これらの注意点に留意すればエントリーシート提出がスムーズに進み、選考プロセスで良い印象を残せるでしょう。
エントリーシートのダウンロードにトラブルがでた場合
エントリーシートの閲覧、出力、または記入に問題が発生した場合、「ファイルを再ダウンロードする」「ブラウザや閲覧ソフト、解凍ソフトを最新版にアップデートする」「パソコンを再起動する」「別のパソコンを利用する」などの手順を試しましょう。
パソコンスキルは、企業が「大学生なら持っていてほしい」と期待しているスキルでもあります。
問題が解決しない場合、企業に問い合わせる前にまずはこれらの手順を試してみることが重要です。
場合によっては、大学の友達やキャリアセンターに相談することも検討してください。
エントリーシートに何を書くか
エントリーシートをダウンロードした後は、このセクションで紹介する企業が重視する3つのポイントを考慮し、適切な手順で執筆しましょう。
就活生のスキルや価値観
エントリーシートでは、自己PRを通じてあなたのスキルや価値観が評価の対象です。
企業はあなたがどのような人物で、どれほどの価値を提供できるか理解したいのです。
企業の求める要素とアピールポイントを明確に結びつけ、しっかり伝えましょう。
働くモチベーション
志望動機を通じて、企業はあなたの働くモチベーションを確認します。
仕事においては単なる能力だけでなく、モチベーションも重要なポイントです。
難しい状況にも負けずに成果を出そうとする強い意志を示しましょう。
なぜその企業に魅力を感じたか
企業に対し、なぜその企業を選んだのか、どうしてその企業に魅力を感じるのかをしっかり伝えることが大切です。
企業はあなたがどのような理由でその企業を選んだのか、その背後にある真摯な思いを知りたがっています。
きちんと伝えられれば、企業はあなたの考えや大切にしていることを理解しやすくなります。
これらのポイントをしっかり押さえ、強みや意欲をアピールし、より良いエントリーシートを作成してください。
エントリーシートを効果的に書くためのポイント
エントリーシートを効果的に書くためには、いくつかの重要なポイントがあります。
ポイントを押さえることで自己アピールをより明確にし、魅力的なエントリーシートが書けるでしょう。
伝えたいポイントを絞る
伝えたいポイントを絞ることは、自己アピールにおいて大事です。
多岐にわたる経験や活動から主要なエピソードを選び出し、焦点を当ててクリアに伝えましょう。
エピソードは具体的に
アピールしたいポイントを裏付けるために、具体的なエピソードを提示してください。
特定の出来事や行動を詳細に挙げることで、メッセージをリアルに伝えられます。
働く人の立場で考える
自分の得意なことや個性が、志望する企業の仕事にどれくらい役立つかを考えて言葉で伝えましょう。
アピールすべきことは、入社後にどれだけ貢献できるかです。
簡潔に、わかりやすく
文章をシンプルでわかりやすくまとめましょう。
結論を最初に述べ、その後に理由やエピソードを追加することで読み手は理解しやすくなります。
これらのポイントを頭に入れてエントリーシートを書くことで、自分の魅力や意欲を明確に伝え、好印象を与えられるでしょう。
エントリーシートのダウンロードに関するよくある質問
就活生から、エントリーシートのダウンロードに関する質問がよく寄せられます。
そこでここでは、よくある質問に対する的確なアドバイスを紹介します。
ダウンロードしたエントリーシートはどの紙で印刷するべきか
エントリーシートの紙のサイズについては、企業からの指定がない場合、A4サイズを選ぶことをおすすめします。
一般的に、ビジネスで使用される書類の標準サイズはA4だからです。
指定がなくてもA4サイズを選択することで、人事担当者に違和感を持たれる心配はありません。
適切な紙サイズの選択により、一般常識や応募書類の印象を向上させることができます。
エントリーシートはどこでダウンロードできるか
エントリーシートのダウンロード方法は、企業によって異なります。
よくある入手方法は、以下の通りです。
- 採用ページからダウンロード
企業の公式採用ページからエントリーシートをダウンロードします。 - 就活のナビサイトからダウンロード
専門の就職情報サイトからエントリーシートを入手します。 - メールでデータとしてもらう
企業からメールでエントリーシートのデータを受け取ります。 - 説明会・インターンシップで直接もらう
説明会やインターンシップ参加時に、直接エントリーシートを受け取ります。 - エントリー後に郵送でもらう
エントリー後、企業からエントリーシートが郵送される場合があります。
エントリーシートは手書きとパソコンどちらが良いか
エントリーシートを作る時、企業が特に指定していないならどちらでも構いません。
企業によっては手書きかパソコンか、指定されている場合があります。
しかし、指定がないなら快適で得意な方法で作成していいでしょう。
手書きのいいところは、文字や筆跡が自分らしさを出せることや、アナログ感があるところです。
一方で、パソコンは簡単に修正できるし、文字も一定なので読みやすくなります。
どちらを選ぶかは好みによりますが、どちらを選ぶにしても、大事なのは注意深く書くことです。
企業が求める情報や指定に気を付けましょう。
最終的には自分の得意な方法でエントリーシートを作ってくださいね。
エントリーシートは両面印刷したほうがいいか
エントリーシートの印刷に関しては、一般的には片面印刷がおすすめです。
両面印刷を避けるべき理由は、採用担当者がエントリーシートを読む際に内容が見づらくなるからです。
エントリーシートは原則として片面印刷で提出し、クリアで分かりやすい印象を与えましょう。
エントリーシートは白黒印刷でもいいか
エントリーシートの印刷において、白黒印刷でも問題ありません。
ただし、両面印刷は避けたほうが良いでしょう。
採用担当者がエントリーシートを読む際に両面印刷だと内容が見づらくなるからです。
エントリーシートを提出する際は原則的に片面印刷を心がけ、印刷物全体がクリアでわかりやすくなるように努めましょう。
これによって情報が明確に伝わり、採用担当者に良い印象を与えられます。
エントリーシートに「！」などのマークを使ってもいいのか
エントリーシートは、就活において極めて重要な応募書類です。
そのため、記号や顔文字の使用は避けるべきです。
やる気をアピールしたい気持ちはわかりますが、「！」などの記号ではなく、言葉やエピソードで真摯な意欲を表現しましょう。
エントリーシートのダウンロードや提出に関する注意点は、正しい紙の選択からダウンロード手段、作成方法、印刷形式まで多岐にわたります。
各項目で企業の指定や一般的なルールを守りながら、クリアでプロフェッショナルな印象を残しましょう。
まとめ
エントリーシートは就職活動の初めに提出される重要な書類です。
本記事では、エントリーシートのダウンロード手順や提出におけるコツについて解説しました。
多くの企業では、エントリーシートがオンラインでダウンロード可能です。
通常、大学3年生の3月1日からダウンロードができるようになります。
プレエントリー解禁後に入手方法が説明されるでしょう。
企業のマイページや求人情報サイトを利用してダウンロードをすることになりますが、全ての企業でオンラインダウンロードができるわけではありません。
一部では手渡しやメールでの提供の場合もあります。
エントリーシートを最速でダウンロードし、提出するためにも、ダウンロードできる環境を整えておきましょう。
パソコンやネット環境が準備できないなら、コンビニのネットプリントや大学のパソコンを活用するのもいいです。
エントリーシートをダウンロードした後にやるべきことも、忘れずに行ってください。
誤字脱字や変換ミス、写真の画質や文字数制限をチェックし、入力内容を見直しましょう。
氏名や住所などの個人情報は事前に控え、必要な箇所にコピー＆ペーストすることで手間を軽減してください。
ダウンロード後は業界ごとにフォルダを作成して保存し、効率的に管理しましょう。
これらの手順を踏むことで、スムーズにエントリーシートを提出できます。
ぜひご参考にして、良い成果を得てください。
【期間限定公開！】就活のプロが
自己分析のやり方を徹底解説！
今回、期間限定で就活のプロフェッショナルであるキャリアアドバイザーが、エントリーシートや面接に悩んでる学生に向けて、だれでも簡単に自己分析が出来る方法を3つ紹介しました！
すぐに実行に移せるものばかりなので、ぜひ読んでみてください！
