就活における「お礼メール」の必要性とマナー

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就活における「お礼メール」の必要性とマナー

はじめに

就職活動においては、メールを利用する場面が少なくありません。

最終面接が終了した後にも、メールやお礼状を出すべきなのか悩んでいる学生は多いのではないでしょうか?

 

転職活動ではお礼状やメールを出すことが一般的でしょうが、新卒採用ではその限りではありません。

 

この記事では、新卒の就職活動の最終面接後のお礼メールを出すべきなのか、出す際のマナーや書き方について解説していきます。

 

1.お礼メールは必要?

 

結論から言うと、出しておいても無駄ではないという程度です。

 

なぜなら、お礼メールを出したか出していないかという事実が、採用・不採用の決断に大きな影響を与えないからです。最終面接が終了した時点で、だいたいの合否は決まっています。とはいえ、最終面接の後にお礼メールを出すこと自体が悪いことではありません。その理由は、

 

「少なくとも悪い印象を与えない」

 

からです。大きなプラスポイントにはなりませんが、マイナスにもなりません。お礼を受け取って悪い気はしないからです。ただし、お礼メールを書く際にはマナーに注意することが重要です。

 

2.お礼メールのポイント

 

ここからは、お礼メールの書き方のマナーについて見ていきます。

まずはメールを出す際のポイントについて、3つに分けて解説していきます。

 

 

2-1.メールを出すタイミング

 

まずは、お礼メールを出すタイミングです。

お礼メールは、最終面接が終了したらすぐ、もしくは翌日の早い時間帯までが良いタイミングです。

お礼メールが合否に対して大きな影響は与えることはありませんが、日が空いてからの送付だとかえってだらしない印象を与えかねません。

 

送る場合は最終面接が終了したらすぐに、面接の機会をもらったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

 

 

2-2.メールでも手紙・ハガキでOK

 

お礼を伝えるといっても、メールが良いのか、手紙・ハガキが良いのかも迷うポイントでしょう。

感謝の意気持ちを伝えるという意味では、どちらの方法であってもかまいません。

 

よりスピードを重視するのであれば、メールの方が良いでしょう。

 

手紙・ハガキの場合だと丁寧な印象を与えますが、企業に到着するのが遅くなることも考えられます。

 

先ほど書いたように、即日もしくは翌日までにはお礼メールを出すことを考えると、メールの方がオススメではあります。

 

 

2-3.お礼メールの送付先

いざ最終面接のお礼メールを送ろうと思っても、宛先をどこにしたら良いのかわからない場合が多いのではないかと思います。

 

面接官のメールアドレスを知っていたらそちらに送れば良いですが、ほとんどの場合そのようなことはないでしょう。

 

お礼メールの宛先は、基本的には採用担当のメールアドレスに送るようにしてください。

採用担当のメールアドレスとは、企業が用意している学生との窓口を果たしているもので、企業から送られてくるメールに記載されていることが多いです。

企業の新卒採用ホームページに載っていることもあるので探してみましょう。

 

3.お礼メールの書き方

 

お礼メールを送る際のポイントについてはおわかりいただけたでしょうか?

次は実際の書き方について、5つのポイントを解説していきます。

 

 

3-1.件名をわかりやすく

まずは、メールの内容が一目で把握できるような件名をつけることです。

 

社会人は1日に何百通のメールのやりとりをしています。

 

新卒採用担当の方となれば、なおさらたくさんのメールに対応しなければなりません。送ったメールの件名がよくわからないものであれば、見落とされて他のメールに埋もれてしまう可能性があります。

せっかくお礼メールを書いても、読んでもらえなければ意味がありません。

 

件名を読んだだけで「誰から」の「どんな内容」のメールなのかがわかるような件名をつけるようにしましょう。

 

 

3-2.署名を忘れずに書く

就活中に企業の採用担当者からメールをもらう時、メールの下部に署名が載っているのをみたことがあるのではないでしょうか?

 

これはメールを受け取った後に、連絡をとりやすくするためのものであり、ビジネスメールの基本的なマナーになります。

皆さんが採用担当の方にメールを送る時も、文の最後に署名をつけるようにしましょう。

メールの署名には、わかりやすく「所属大学・学部学科」「名前」「住所」「メールアドレス」「電話番号」を書くようにしましょう。

 

 

3-3.誤字・脱字に注意する

誤字・脱字には、くれぐれも注意しましょう。

誤字・脱字に気づかないままメールを送ってしまったら、粗雑な人というマイナスの印象を与えかねません。

 

面接のお礼にメールを送っているのに、マイナスイメージをもたれてしまっては本末転倒です。メールを送る前にしっかりと確認するようにしましょう。

 

 

3-4.逆質問で学んだことを書く

多くの面接では、最後に聞きたいことを質問するように促されます。

いわゆる逆質問です。この逆質問で得た情報をお礼メールの内容に盛り込むようにしましょう。この目的は、志望度の高さを伝えることです。

 

面接官の逆質問を通して志望度が高まったことをアピールすれば、面接官の心象が良くなります。お礼メールに質問の内容を盛り込むためにも、質の高い逆質問をしましょう。

 

 

3-5.返信不要の旨を書く

採用担当の方にとって、お礼のメールは嬉しいものでもありますが、同時に返信の負担がかかるものと捉えられる可能性もあります。

このような精神的な負担をかけないためにも、メールへの返信は不要であることを伝えるようにしましょう。

 

返信不要の旨を書くことで、返信がないことに対する皆さん自身のストレスも無くすことができます。

メールで返信不要の旨を伝える場合には「ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。」といった表現を使うと、柔らかい印象になるでしょう。

 

まとめ

 

いかがだったでしょうか?

最終面接のお礼メールを出しておくと、面接官の心象が良くなることもあります。

 

しかしながら、冒頭にも書いたように、お礼メールを出したからといって採用の合否が大きく変わることはありません。

 

合否に関わるかもしれない、という過度な期待はせずに感謝の気持ちを伝えるものとしてお礼メールを出すようにしましょう。

お礼メールを出す際には、今回の記事で書いたようなマナーを守るように心がけてください。

 

 

 

その他マナー、メールに関しての記事はこちら

知らないとまずい?就活の基本的なマナーとは?

企業に再面接を依頼するのはマナー違反?

お祈りメールに返信する必要はあるのか?

 

 

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